Ben jij een ervaren informatiedeskundige en wil je jouw kennis inzetten om het team Documentbeheer en Archief naar het volgende niveau te brengen? Heb je affiniteit met de beleidsmatige én praktische kant van informatiehuishouding in complexe, bestuurlijke organisaties? En wil je dit doen bij een universiteit die door het geven van wetenschappelijk onderwijs en uitvoeren van onderzoek impact realiseert op de maatschappij? Wie weet ben jij dan de nieuwe teamleider van onze afdeling Documentbeheer en Archief (DB&A). Dit is een klein, hecht team dat verantwoordelijk is voor het beheren, registreren, archiveren en beschikbaar stellen van documenten van de Universiteit
Utrecht – in het bijzonder de Universitaire Bestuursdienst.
Omschrijving van de functie
De afdeling documentbeheer en archief (DB&A) is verantwoordelijk voor de archivering van beleidsdocumenten van de universitaire bestuurlijke organen en de faculteiten en verzorgt postregistratie van de Universitaire Bestuursdienst. DB&A gebruikt een Documentmanagement systeem voor het beheren van de documenten en dossiers. Voor het team DB&A zijn we op zoek naar een teamleider. Als teamleider ben je een ervaren recordmanager die als meewerkend leidinggevende tevens het eerste aanspreekpunt is voor de collega’s in je team en het hoofd
bestuurssecretariaat. Je geeft leiding aan een klein, hecht team documentbeheer en archief (bestaande uit 5 medewerkers) en met hen geef je het informatiebeheer en -gebruik binnen de UU verder vorm. Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden op de afdeling en bent trekker van een afdelingsbeleidsplan, de kwaliteitszorg en de implementatie van het archiefbeheersreglement. Je levert een bijdrage aan de tactische vormgeving en implementatie van de strategische (beleids)kaders en vervult een belangrijke stimulerende rol. Daarnaast overleg je regelmatig met interne stakeholders als de bestuurssecretarissen uit de faculteiten, de directie
ITS (Information & Technology Services) en het CIO-office.
Wat ga je doen?
- vormgeven en implementeren van het informatiebeheer en informatiegebruik;
- coördinatie van de werkzaamheden op de afdeling & het aansturen van de collega’s;
- zorg dragen voor professionalisering en coaching van de medewerkers;
- het optimaliseren van werkwijzen, processen en instrumenten op het gebied van informatiebeheer en gebruik, onder meer door het schrijven van een afdelingsplan en een kwaliteitszorgplan;
- behoeftes binnen de UU op het gebied van informatiehuishouding vertalen naar de inrichting van de informatiehuishouding;
- adviseren over de inrichting en invoering van integratie met bron- en doelsystemen;
- je bent betrokken bij de selectie en implementatie van een nieuw Documentmanagementsysteem.