Als Medewerker Servicedesk ben je, samen met de Medewerkers Interne Dienst, het aanspreekpunt voor bezoekers, medewerkers en studenten voor onderwijs, onderzoek en diensten van Universiteit Twente (UT). Bezoekers worden hier gastvrij en oplossingsgericht geholpen naar aanleiding van opmerkingen, klachten, service verzoeken en overige vragen.
Je borgt de klantvraag/-wens en geeft deze door aan de backoffice, onder andere door invoering in het FMIS-systeem Planon. Zo nodig informeer je de klant over voortgang of mogelijkheden betreffende zijn verzoek. Je ressorteert zowel hiërarchisch als functioneel onder de Facilitair Teamleider.
Belangrijkste taken
- Ontvangen en verwijzen van bezoekers.
- Het aannemen en doorverbinden van binnenkomende telefoongesprekken.
- Toezien op in- en uitgaande personen en goederen.
- Informatieverstrekking over CFM en overige diensten van de UT.
- Fungeren als meldpunt van storingen, klachten e.d.
- Het actief volgen van de klacht-/storingsafhandeling i.s.m. de Interne Dienst medewerker(s).
- Verwerken van binnenkomende post en goederen.
- (Digitaal) boeken van vergader- en/of andere ruimten en reserveren van audiovisuele hulpmiddelen.
- Uitvoeren van administratieve werkzaamheden waaronder het maken van roosters.
- Beheren van diverse ruimten en faciliteiten (sleutels, toegangspasjes e.d.).
- Toezien op juist gebruik van gebouw, ruimten, veiligheidsvoorschriften en naleving van (wettelijke) bepalingen.
- Openen en sluiten van het gebouw.
- Signaleren en alarmeren van calamiteiten.
- Registratie van leveranciers: leveranciers dienen zich aan- en af te melden bij de Servicedesk.
- Verkoop van sportabonnementen in het kassasysteem
De meeste werkzaamheden worden uitgevoerd op of rond de sportfaciliteiten ten dienste van meerdere gebruikersgroepen, maar voornamelijk ten dienste van meer dan 30 studentensportverenigingen.