De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet en -regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering.

Binnen de TU/e loopt een ontwikkeltraject om een kwaliteitsslag te maken tot een toekomstbestendige onderwijsondersteuning. De TU/e heeft de reorganisatie Toekomstgerichte Onderwijsorganisatie en Onderwijsondersteuning (TOO) ingezet met als doel de onderwijsondersteuning zodanig in te richten dat knelpunten zijn opgelost en processen efficiënt zijn ingericht ('operational excellence') en de onderlinge samenwerking soepel verloopt, zodat docenten en studenten goed worden geholpen ('customer intimacy').

In de nieuwe organisatie is alle onderwijsondersteuning ondergebracht in de dienst Education and Student Affairs (ESA) met daarbinnen het Center for Student Administration waar alle administratieve processen voor het onderwijs van de TU/e worden uitgevoerd.

Het Center for Student Administration (CSA) is zodanig ingericht dat een groot deel van de medewerkers hun werkzaamheden uitvoeren op de faculteiten, dicht bij docenten en studenten. Binnen het CSA is een viertal teams werkzaam:

1. in-, door- en uitstroom
2. onderwijsplanning
3. international office
4. studievoortgang

Functieomschrijving Secretaris Examencommissie

De TU/e zoekt een secretaris die de examencommissie van de faculteit Industrial Design (ID) kan ondersteunen.

Taken

Als secretaris examencommissie vervul je de volgende taken:

het inrichten en beheren van het secretariaat, inclusief archivering;

het organiseren van vergaderingen van de examencommissie inclusief de ondersteuning en de verslaglegging;

het voorbereiden en afhandelen van beslissingen van de examencommissie over verzoeken en klachten van studenten en derden (incl. vermoedens van fraude en plagiaat);

het voorbereiden en afhandelen van het bindend studieadviezen aan eerstejaarsstudenten alsmede de studievoortgangsadviezen aan schakelstudenten

het afhandelen van correspondentie;

het afhandelen, in geval van gedocumenteerde standaardbesluiten, van verzoeken van studenten namens de examencommissie;

het toetsen van voorgenomen standpunten en besluiten van de examencommissie aan de relevante besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld OER, WHW);

het afstemmen met de secretarissen van andere examencommissies m.b.t. besluitvorming en inrichting secretariële ondersteuning;

secretariële ondersteuning bij beroepszaken;

Goedkeuren van (aanpassingen aan) examenprogramma's, al dan niet middels de PlanApp.

tenminste een afgeronde MBO+/HBO-opleiding;

heeft aantoonbare werkervaring in het Hoger Onderwijs;

heeft ervaring met het werken met administratieve systemen, bij voorkeur ervaring met het studenteninformatiesysteem OSIRIS;

kan helder en zorgvuldig formuleren in de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

kan goed luisteren en essentiële informatie filteren;

kan snel en adequaat afspraken en besluiten vastleggen;

is accuraat en zorgvuldig;

is in staat zich snel alle relevante informatie eigen te maken m.b.t. tot de opleiding, de betreffende Onderwijs- en Examenregelingen, Algemene Wet Bestuursrecht (AwB) en de Wet Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW).

een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, van minimaal € 2.204,00 en maximaal € 2.975,00 bruto per maand (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten) bij een fulltime aanstelling;

een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar met de intentie om bij goed functioneren en gelijkblijvende omstandigheden het dienstverband om te zetten in een dienstverband voor onbepaalde tijd;

een prettige, stimulerende en uitdagende werkomgeving.

Afhankelijk van CV en werkervaring behoort een aanstelling via EUFLEX (detacheringsbureau van de TU/e) tot de mogelijkheden.