Eventmanager voor de alliantie TU/e, WUR, UU, UMC Utrecht (0,8 fte)

Wij zoeken een eventmanager die voor de alliantie TU/e, WUR, UU, UMC Utrecht evenementen en andere bijeenkomsten voor interne en externe doelgroepen organiseert. Het gaat om meerdere bijeenkomsten en evenementen per jaar van 30 tot 400 man. Het doel van de evenementen is om het netwerk en de community van ons samenwerkingsverband te versterken en de bekendheid van de alliantie te vergroten. De bijeenkomsten zijn zowel online, hybride als volledig fysiek en vinden plaats in Utrecht, Eindhoven of Wageningen. Je werkt zowel alliantiebreed als ook voor het Centre for Unusual Collaborations, onderdeel van het samenwerkingsverband.

Als eventmanager ben je het eerste aanspreekpunt van en verantwoordelijk voor het volledige evenement. Je begeleidt de projecten van begin tot eind: van advies en conceptontwikkeling tot en met realisatie, afrekening en eindevaluatie. Van logistieke, administratieve tot organisatorische en inhoudelijke taken.

De werkzaamheden zijn zeer divers, ze bestaan onder andere uit:

• verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie van het evenement of bijeenkomst;
• advisering over programma, werkvormen, sprekers, entertainment, etc.;
• nauwe afstemming met de alliantie-coördinator, communicatieadviseur en de collega’s van de instelling waar de bijeenkomst plaats vindt;
• opdrachtgever voor fysieke locatie, of hybride/online platform, inclusief opstelling, inrichting en aankleding, techniek, beveiliging, catering, entertainment;
• maken van draaiboeken, checklists en planningen;
• communicatie en werving van deelnemers en sprekers;
• het schrijven van scripts voor sprekers;
• het laten vervaardigen van ondersteunend beeldmateriaal (video’s/ foto’s);
• aansturen en onderhouden van contacten met locaties, AV partijen, cateraar, online platformaanbieders en overige leveranciers;
• aansturing team tijdens de organisatie en de uitvoering;
• daarnaast denk je mee in de ontwikkeling van nieuwe evenementen en over het verbeteren van de huidige activiteiten.

Wie ben jij? Je:

• bent een stevige adviseur en gesprekspartner voor collega's, projectleiders, programmamanagers in de alliantie;
• hebt een duidelijke visie op eventmanagement en de rol die een event kan vervullen voor de zichtbaarheid en positionering van ons samenwerkingsverband;
• bent een creatief persoon die organisatiedoelstellingen weet te vertalen in events met impact;
• kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken;
• bent een aanpakker die niet alleen denkt maar ook doet;
• bent een organisatietalent die tevens beschikt over improvisatievermogen en om weet te gaan met verschillende belangen, mensen, middelen en deadlines;
• bent stressbesteding en oplossingsgericht. Je kunt onder tijdsdruk met harde deadlines goed functioneren en presteren;
• bent organisatiesensitief. Jij kunt in een complex bestuurlijke organisatie, draagvlak creëren bij medewerkers en betrokkenen om bij te dragen aan (de doelstellingen van) het event.

Wij vragen:

• een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau;
• ruime (minimaal 4 jaar) ervaring in het organiseren van evenementen;
• ervaring in het dragen van eindverantwoordelijkheid voor een volledig evenement;
• dat je ondernemend bent en goed in netwerken;
• sterk in organisatie van congressen, zowel fysiek, online als hybride, met aantoonbare ervaring;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• dat je stressbestendig bent en kan ‘pieken’ op belangrijke momenten;
• dat je het geen probleem vindt om van werkdag te wisselen of soms in de avonduren te werken als een bijeenkomst dit vraagt;
• affiniteit met wetenschap en hoger onderwijs is een pré;
• een proactieve en flexibele houding;
• ervaring met projectmatig werken;
• een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Het betreft een dienstverband voor de duur van 1 jaar (0,8 fte). Het salaris bedraagt minimaal € 2.960,- en maximaal € 4.670,- (schaal 10 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 
De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De alliantie Eindhoven University of Technology, Wageningen University & Research, Universiteit Utrecht en Universitair Medisch Centrum Utrecht daagt nieuwe generaties onderzoekers en studenten uit om samen te werken dwars door disciplines heen, zonder hier vooraf grenzen aan te stellen. De samenwerking tussen deze vier instellingen is in 2020 officieel gelanceerd, maar kent al een langere historie. De samenwerking bruist van de energie, jonge wetenschappers, docenten en studenten zijn enthousiast om samen voorbij de grenzen van hun eigen discipline te kijken en zo nieuwe oplossingen voor maatschappelijke problemen op het gebied van gezondheid, energie, voedsel, en circulariteit te zoeken.

Het bureau van de alliantie is ondergebracht bij de Universiteit Utrecht. In geval van een nieuwe aanstelling kom je daarom in dienst van de UU. Mocht je al in dienst zijn bij één van de instellingen binnen de alliantie dan betreft het een dienstverband bij deze instelling. Binnen de UU ga je werken bij de Universitaire Bestuursdienst van de Universiteit Utrecht, onder leiding van de coördinator van de alliantie en in nauwe samenwerking met de communicatieadviseur en de projectondersteuner. Je standplaats is Utrecht Science Park. Regelmatige aanwezigheid op kantoor is gewenst.