Coördinator/projectleider frontoffice FSC (meerdere functies voor minimaal 0,6 fte)

Lijkt het jou een uitdaging om samen met de teamleider frontoffice aanspreekpunt te zijn voor een team van facilitair medewerkers en receptiemedewerkers én bouw je graag mee aan professionele zelfstandige serviceteams? Vind je daarnaast leuk om facilitaire projecten te begeleiden met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren? Lees dan snel verder en solliciteer!

De frontoffice van de regio is verantwoordelijk voor alle dienstverlening die wordt geleverd op het gebied van facilitaire zaken. Dit wordt uitgevoerd door eigen medewerkers en door externe partijen. Als coördinator ben je aanspreekpunt voor de dagelijkse werkzaamheden en de planning hiervan en ben je medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening in de regio. Je komt te werken in een team van teamleider(s) en projectleiders/coördinatoren. Je valt hiërarchisch onder de facilitymanager van de regio. Het team van de regio bestaat verder uit facilitair medewerkers en servicemedewerkers in dienst van het Facilitair Service Centrum (FSC), aangevuld met receptiemedewerkers en surveillanten van de externe partij.

De functie bestaat uit de volgende werkzaamheden:

• Je coördineert de multidisciplinaire werkzaamheden en medewerkers binnen de regio.
• Je bent aanspreekpunt voor (complexe) dienstverleningsverzoeken en zorgt voor de efficiënte en effectieve afhandeling hiervan.
• Je geeft functionele sturing aan het team: door het sturen en coachen van facilitair medewerkers, servicemedewerkers, contractpartijen, het plannen en verdelen van de werkzaamheden, toezien op de voortgang, prioriteiten stellen, oplossen van problemen en het doen van verbetervoorstellen.
• Je coördineert en voert de regie in jouw regio (gebouwencluster) op het gebied van orde, netheid en veiligheid.
• Je neemt deel of initieert gebruikersoverleg in een gebouw of gebouwencluster t.b.v. afstemming van de dienstverlening.
• Je haalt actief de niet reguliere en planmatige gebruikerswensen op.
• Je voert de regie op externe contracten en bent mede de verbindende schakel tussen diverse facilitaire afdelingen.
• Je doet de administratieve afhandeling van de taken in systemen als SAP, Topdesk etc.
• Je voert projectopdrachten zelfstandig uit, waarbij je actief samenwerkt met zowel in- als externen.
• Je neemt deel aan project- en/of werkgroepen die de facilitaire dienstverlening of onderhoudsprojecten betreffen, met als doel de dienstverlening in de regio blijvend te verbeteren.

Je beschikt over het onderstaand profiel:

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding bij voorkeur op het gebied van Facility management, of bent bereid deze te volgen.
• Je bent in staat taken te delegeren aan medewerkers, te monitoren en te sturen waar nodig. Daarnaast ben je in staat medewerkers, indien wenselijk, aan te spreken op houding en gedrag en vind je het een uitdaging om mee te werken aan het vormen van stevige serviceteams.
• Je beschikt over gevoel voor dienstverlening, bent initiatiefrijk en hebt een proactieve houding.
• Je kunt goed samenwerken, hebt de nodige humor en beschikt over een gezonde dosis relativeringsvermogen. Je staat open voor mensen, bent gastvrij en het begrip ‘hospitality’ heeft voor jou geen geheimen.
• Jij maakt het verschil, je hebt je zaken graag goed op orde, je bent zelfstandig, zonder daarbij de gemeenschappelijke doelen uit het oog te verliezen.
• Je vindt het belangrijk een bijdrage aan duurzaamheid te leveren en weet duurzaamheid te integreren in de verschillende aspecten van je werkgebied.

Wij bieden je een afwisselende, zelfstandige functie binnen het Facilitair Service Centrum voor één jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Binnen de universiteit vinden wij eigen ontwikkeling belangrijk en krijg je de mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen door middel van trainingen/cursussen. 
Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 
De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het Facilitair Service Centrum (FSC) is één van de negen directies van de Universitaire Bestuursdienst. Het levert servicegerichte en duurzame facilitaire dienstverlening aan de medewerkers, studenten en bezoekers van de universiteit. De behoeften vanuit het onderwijs, onderzoek en de patiëntenzorg zijn hierbij leidend. Het FSC is dynamisch. Ongeveer driehonderd medewerkers zorgen voor een continu veilige en comfortabele werk-, studie- en onderzoeksomgeving. Het FSC hecht grote waarde aan duurzaamheid in de uitvoering van de diensten en de eigen bedrijfsvoering. Sinds 1 augustus 2020 is het terrein van de universiteit helemaal rookvrij.