Management-assistent

De afdeling Mediastudies van de Faculteit der Geesteswetenschappen is op zoek naar een nieuwe collega voor ons afdelingsbureau.

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, initiatiefrijke en leergierige management-assistent voor 24 tot 32 uur per week. Op onze afdeling heerst een informele en internationale sfeer.

Op het afdelingsbureau werken drie managementassistenten, waarvan jij er één bent. Je ondersteunt de bedrijfsvoering, het bestuur en de medewerkers van de afdeling.

Binnen de afdeling wordt nauw samengewerkt en zijn de lijnen kort. We hechten veel waarde aan een open, gezellige en fijne sfeer.

Wat ga je doen

We zoeken iemand die binnen het bureau algemene management en secretariële werkzaamheden zal verrichten. Je bent een proactieve allround managementassistent en het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers en gasten. Met het team werk je continue aan het verbeteren van de eigen dienstverlening en ondersteunende processen. We vinden het belangrijk dat je betrokken bent bij je team om zo gezamenlijk aan de dienstverlening te werken. Hier verwachten we een proactieve inzet van je. Je werkt nauw samen in een leuk en professioneel team, je hebt goede voelsprieten ontwikkeld voor de diverse belangen binnen de afdelingen en ziet zelf wat er in situaties nodig is. Werkdagen worden in overleg vastgesteld.

Taken en verantwoordelijkheden:

• uitvoeren van algemene secretariële, organisatorische en beheersmatige werkzaamheden;
• ondersteunen van de bedrijfsvoering op het gebied van personeelszaken zoals de jaargesprekken, de organisatie van selectierondes bij vacatures (en afhandelen), archiveren en vormen van dossiers;
• notuleren van vergaderingen;
• secretaris van de opleidingscommissie;
• plannen van afspraken van het bestuur en de bedrijfsvoering en plannen van follow-ups.; ondersteunen van het wetenschappelijk personeel;
• behandelen en doorverwijzen van e-mail; mede-beheren van gezamenlijke e-mailbox;
• (incidenteel) kopiëren, printen en scannen;
• ondersteunen en (mede)organiseren van evenementen en activiteiten zoals buluitreikingen;
• ondersteuning bij gebouw- en werkplekbeheer en interne verhuizingen;

Je bent doortastend en proactief in het oppakken van zaken en verplaatst je in de positie en de behoefte van degene die jij ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen. Jouw planning- en organisatiekunst is ijzersterk, maar je kunt ook multitasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en bent goed in staat om samen te werken met collega's met diverse achtergronden en vaardigheden.

Jouw ervaring en profiel:

• een hbo-werk- en denkniveau;
• minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring in een academische omgeving in een soortgelijke functie;
• ruime ervaring met verschillende softwareprogramma's zoals MS Office, Microsoft Teams, met CMS beheer, met online sollicitatietools);
• een proactieve, sociale en dienstverlenende instelling;
• een nauwkeurige manier van werken;
• het vermogen om zelfstandig én in teamverband te werken;
• goede communicatieve en contactuele eigenschappen;
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels.

We bieden een tijdelijk dienstverband voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij voorkeur z.s.m.. Bij gebleken geschiktheid aangetoond in een positieve beoordeling na één jaar is een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd mogelijk.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband,

€ 2.471,- tot € 3.336,- bruto per maand, op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 39.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruime vakantieregeling en ontwikkelmogelijkheden? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.