Management Assistent

De afdeling Academische Zaken is op zoek naar een management assistent die graag een spin in het web wil zijn in een dynamische omgeving. Heb je een accurate en servicegerichte houding? Vind je het leuk om het kloppend hart van de afdeling te zijn? Reageer dan op de functie van management assistent Academische Zaken bij de Erasmus Universiteit Rotterdam.

Functie-omschrijving
Als management assistent Academische Zaken vervul je samen met je collega management assistent het secretariaat van de afdeling Academische Zaken. We zoeken een management assistent die in teamverband secretariële, administratieve organisatorische ondersteuning geeft aan het team Academische Zaken.

Samen met je collega draag je zorg voor een soepel lopend secretariaat en fungeer je als elkaars achtervang. Als team werk je nauw samen.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Algemeen secretariële werkzaamheden, zoals:
• (Complex) agendabeheer, reserveren van vergaderfaciliteiten en interne en externe informatievoorziening;
• Aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en ontvangst bezoekers;
• Organiseren diverse overleggen w.o. stuurgroepvergaderingen, bila's en afdelingsvergaderingen;
• Zorgdragen en aanspreekpunt voor facilitaire zaken voor de afdeling;
• Ondersteunen bij het regelen/opzetten van de diverse evenementen;
• Administratieve ondersteuning op Human Resources processen zoals werving & selectie, ziek- en betermeldingen en personeelsmutaties;
• Opstellen en afhandelen van correspondentie en archivering daarvan;
• Plaatsen van bestellingen, goedkeuren van facturen en voorraadbeheer;
• Het onderhouden van in- en externe contacten.
• Bovenstaande werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd.

Je hebt minimaal MBO werk- en denkniveau en een administratieve of secretariële opleiding afgerond. Je beschikt over meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie. Een collegiale, service en oplossingsgerichte houding staat centraal in jouw werk. Je werkt zelfstandig en weet overzicht te houden en prioriteiten te stellen bij hoge werkdruk.

Daarnaast beschik je over:

• Goede communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk);
• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal en een goede kennis van de Engelse taal B2 (zowel mondeling als schriftelijk);
• Kennis van MS Office, maakt zich systemen snel eigen;
• Een flinke dosis accuratesse en verantwoordelijksgevoel.

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van deze functie is 01-APR-2023, en de functie heeft als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de Algemene Bestuursdienst (ABD). De functie heeft een omvang van 0,6 fte - 0,8 fte. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen € 2.471 en € 3.336 bruto per maand (Schaal 7), conform de CAO-NU. Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, korting op onze collectieve ziektekostenverzekering, en een persoonlijk carrièrebudget. Ook kan je als medewerker gebruikmaken van EUR-faciliteiten zoals de Universiteitsbibliotheek en krijg je korting op een abonnement bij het Erasmus sportcentrum.

Erasmus Universiteit Rotterdam biedt een Dual Career Program (DCP) aan om de partners van nieuw wetenschappelijk personeel te helpen bij het vinden van werk in Nederland. Het programma wordt aangeboden in nauwe samenwerking met de nabijgelegen universiteiten van Delft en Leiden.

Erasmus Universiteit Rotterdam wil een rechtvaardige en inclusieve gemeenschap zijn. Wij koesteren een open cultuur waarin iedereen wordt ondersteund om het volledige potentieel tot zijn recht te laten komen. Wij beschouwen inclusiviteit van talent als de basis van onze successen en de diversiteit van perspectieven en personen als een uiterst waardevol resultaat hiervan. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt. We hopen je in onze gemeenschap te mogen ontmoeten.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek - onze missie luidt dan ook 'Creating positive societal impact'. Aan de EUR werken ruim 3.700 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau. De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het tijdig tot besluitvorming voorleggen van dit beleid, zorgt er (mede) voor dat het beleid wordt uitgevoerd en voert continue monitoring en evaluatie uit met het oog op verbeteringen.

De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken, het Chief Information Officer Office, Corporate Planning & Control, Bestuurlijke Zaken, Juridische Zaken en Strategy Office. Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

Academische Zaken (AZ) werkt op beleidsniveau aan de (inter)nationale versterking en vernieuwing van onderwijs, onderzoek en impact op de universiteit. AZ voert haar taken uit op basis van sterke beleidskennis en een relevant netwerk op de terreinen onderzoek en onderwijs. Vanuit die positie geeft de afdeling gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur. De afdeling draagt naast onderwijs-, onderzoeks- en impactbeleid bij aan belangrijke beleidsprocessen zoals de strategische planning & control en kwaliteitsmanagement en bewaakt hierbij de integraliteit en de samenhang op de gebieden onderwijs en onderzoek. Naast professionele beleidsadviseurs is de afdeling ook de thuisbasis voor strategisch programmamanagement op het terrein van onderzoek, onderwijs en valorisatie.
Zowel beleidsadviestaken als programma's worden uitgevoerd in nauwe afstemming met faculteiten en relevante uitvoeringsorganisaties. AZ heeft verder een essentiële rol in samenwerkingen zoals die met de gemeente Rotterdam en in de alliantie Leiden-Delft-Erasmus. Daarnaast heeft AZ een actieve en zichtbare rol in de samenwerking met het Ministerie van OC&W, de Vereniging van Universiteiten (VSNU) en de Onderwijsinspectie.