Management and Office Assistant - NIOO-KNAW - Wageningen

Wat ga je doen?

Als management assistent binnen het NIOO-KNAW ondersteun je proactief de directie en de collega’s binnen Bureau Bedrijfsvoering (BB). Het is een uitdagende en afwisselende functie waarin je al je organisatorische en communicatieve talenten kan gebruiken en verder kan ontwikkelen.

Je werkzaamheden zijn:

• Je beheert de agenda van de Instituutsdirecteur en de directeur Bedrijfsvoering. Daaronder valt ook het organiseren en voorbereiden van afspraken en overleggen;
• Je helpt bij de voorbereidingen van en notuleert bij vergaderingen binnen BB en binnen het Management Team, zowel in het Engels als ook in het Nederlands;
• Mooie momenten worden bij het NIOO gevierd, denk aan het binnenhalen van een grote beurs of het begin van het nieuwe jaar. Bij de voorbereidingen van zulke interne evenementen wordt ook regelmatig jouw ondersteuning gevraagd;
• De reguliere secretariële ondersteuning zoals behandeling van e-mails, opstellen van brieven, archiefbeheer en ontvangen en rondleiden van gasten horen vanzelfsprekend ook bij jouw takenpakket;
• Je ondersteunt de directeur bedrijfsvoering en de projectleiders bij het contract management, waarbij je de voortgang van de acties bewaakt;
• Je maakt (concept-)rapportages en managementinformatie op;
• Je werkt samen met de twee management assistenten van de onderzoeksafdelingen.

Wat breng je mee?

Je vindt gemakkelijk je weg in een internationale organisatie, waar elke dag anders kan zijn. Je bent dan ook flexibel en je vindt het prettig om mensen van dienst te zijn. Daarnaast ben je proactief en signaleer je knelpunten in administratieve procedures en systemen. Je bent accuraat, resultaatgericht en weet de juiste prioriteiten te stellen. Je kunt goed communiceren met alle niveaus in de organisatie en het is voor jou vanzelfsprekend om alle stakeholders op de hoogte te houden.

Wat je in elk geval meebrengt:

• twee of meer jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden;
• ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams);
• een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Wat kan je van ons verwachten?

Een baan met verantwoordelijkheid, afwisseling en veel contact met mensen; je leidinggevende is de directeur Bedrijfsvoering en daarnaast schakel je ook veel met de Instituutsdirecteur, de sectiehoofden van BB, collega’s binnen BB en de management assistenten van de onderzoeksafdelingen. Binnen BB komen alle activiteiten op onder andere het gebied van HR, Financiën, ICT, PR & Wetenschapscommunicatie en Wetenschappelijke Informatie samen. Je komt te werken in een bijzondere, energieke en internationale werkomgeving met een plezierige, informele sfeer en met fijne collega’s. We bieden ruimte voor jouw bijdrage en goede ideeën. Ook is er een ruim aanbod aan trainingsmogelijkheden om je verder te ontwikkelen.

Daarnaast kan je rekenen op:

• een aanstelling voor 30 tot 38 uur per week;
• een salaris afhankelijk van relevante werkervaring (maximaal € 3.636,- o.b.v. fulltime, schaal 7 CAO-NU) exclusief 8% vakantiegeld en eindejaarsuitkering;
• een tijdelijk contract dat we na een jaar graag omzetten in een vast dienstverband;
• uitstekende secundaire voorwaarden, zoals de mogelijkheid om de standaard 29 vakantiedagen uit te breiden naar 41 vakantiedagen (bij een fulltime aanstelling);
• een goed geregeld pensioen bij het ABP;
• een flexibele reiskostenregeling;
• genoeg mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen

Het Nederlands Instituut voor Ecologie (NIOO-KNAW) is een onderzoeksinstituut van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen, met als opdracht het verrichten van toonaangevend ecologisch onderzoek. Hier doen ruim 200 wetenschappers onderzoek naar klimaatverandering, biodiversiteit en het duurzaam gebruik van land en water.

Ben je nieuwsgierig naar onze organisatie of onze projecten? Kijk dan op onze website https://nioo.knaw.nl/nl.

Wil je meer weten?
Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Ingeborg Oude Lansink, Directeur Bedrijfsvoering. Tel. 06-23293528.