Management/Office-assistent bij Sociologie, Faculteit GMW (0,5 fte)

Werkzaamheden:

• organisatie van diverse bijeenkomsten, online en/of fysiek (bijv. PhD-trainingsdagen, bestuursvergaderingen, seminars)
• ondersteuning van een jaarlijkse internationale conferentie (incl. regelen reizen buitenlandse deelnemers)
• ondersteuning van de directeur SCOOP en medewerkers van het cluster waar hij leiding aan geeft
• websitebeheer
• publicaties en persoonsinformatie in het NWO-systeem invullen
• administratieve werkzaamheden zoals agendabeheer, correspondentie, layoutwerkzaamheden, het SCOOP-jaarverslag updaten, de contactenlijst bijhouden, verspreiding Nieuwsbrief
• reguliere secretariële taken zoals agendabeheer, correspondentie, notuleren, regelen faciliteiten en dienstreizen, afhandeling declaraties en faciliteren R&O-gesprekken
• collegiale vervanging.

Gedrags- en Maatschappijwetenschappen
De Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen is sterk in onderzoek en onderwijs op het gebied van gedrag, denken, leren en samenleven van mensen. We werken aan sociale vraagstukken en problemen die mensen ervaren in het dagelijks leven. Centraal staat de individuele en maatschappelijke veerkracht en de vraag hoe we deze kunnen vergroten. We richten ons hierbij op de onderwerpen migratie, milieu en klimaat, gezondheid, opvoeding en onderwijs, bescherming van kwetsbare minderheden en duurzame samenwerkingsverbanden. Bij de Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen werken ruim 800 medewerkers. Meer informatie over de faculteit kunt u vinden via de link https://www.rug.nl/gmw/

Afdeling Secretarieel Administratieve Serviceverlening
Alle management/-office-assistenten bij GMW vallen onder één afdeling Secretarieel Administratieve Serviceverlening (SAS). De medewerkers zijn gesitueerd bij de eenheid die ze ondersteunen.

Basiseenheid Sociologie
Binnen de afdeling SAS wordt een enthousiaste, betrokken en oplossingsgerichte management/office-assistent gezocht voor met name het in 2017 gestarte SCOOP-project. In dit onderzoeksproject (zie https://www.scoop-program.org/) werken verschillende universiteiten samen. Het penvoerderschap ligt bij Sociologie in Groningen.
De management/office-assistent werkt nauw samen met de beleidsmedewerker en de bestuurssecretaris van SCOOP. Daarnaast ondersteunt deze medewerker ook de directeur van SCOOP en de stafleden van Sociologie die tot het SCIO-cluster behoren.

Op het secretariaat van Sociologie werken daarnaast nog drie andere collega’s die gezamenlijk de staf ondersteunen bij hun onderwijs en onderzoek.

• een afgeronde opleiding voor management/office-assistent op minimaal -4 niveau of een opleiding op minimaal vergelijkbaar niveau
• enkele jaren ervaring als management/office-assistent bij een basiseenheid en/of als projectassistent
• ervaring in het organiseren van evenementen
• accuraat, zelfstandig en pro-actief
• mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands (minimaal niveau B2) en Engels (minimaal niveau B1+)
• vaardig in het werken met diverse computerprogramma’s (MS Office, Google-mail, Google-Drive, Google Meet).

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.618,- en maximaal € 3.298,- (schaal 6) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Functie-indeling in het UFO functieprofiel van management/office-assistent niveau 3 (schaal 6)
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
• aantrekkelijke secundaire en marktconforme arbeidsvoorwaarden
• een tijdelijk dienstverband voor de duur van een jaar. Tegen het einde van voornoemde periode vindt een resultaat- en ontwikkelingsgesprek plaats, om te bepalen of het dienstverband wordt verlengd met een periode van drie jaar.

Werkdagen: in onderling overleg af te spreken.

Ingangsdatum: zo spoedig mogelijk