en

Ambtelijk Secretaris faculteit Geowetenschappen (0,8 fte)

Je kunt niet meer op deze vacature solliciteren (deadline was 27 nov ’23)

Let op: Je kunt niet meer op deze vacature solliciteren (deadline was 27 nov ’23). Bekijk het actuele vacature aanbod of kies een item in de hoofdnavigatie hierboven.

Ambtelijk Secretaris faculteit Geowetenschappen (0,8 fte)

Wil jij werken in het hart van de onderwijsondersteuning, waar regels en praktijk elkaar tegenkomen? Dan is een functie als ambtelijk secretaris iets voor jou!

Deadline gepubliceerdVacature ID 1216480

Academic fields

Natuurwetenschappen

Job types

Beleid- en staf; Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)

Education level

HBO

Weekly hours

28—40 uur per week

Salary indication

€3377—€4640 per maand

Location

Princetonlaan 8a, 3584 CB, Utrecht

Bekijk op Google Maps

Functieomschrijving

Wil jij werken in het hart van de onderwijsondersteuning? Waar regels en praktijk elkaar tegenkomen, en waar je veel verschillende mensen ontmoet? Heb je oog voor verschillende belangen? Misschien is een functie als ambtelijk secretaris van de examencommissie bij Geowetenschappen iets voor jou.

Samen met een collega ondersteun je de 3 examencommissies van de faculteit. Gezamenlijk zijn ze verantwoordelijk voor 4 bachelor- en 16 masterprogramma’s. Je werkt nauw samen met de voorzitters van de examencommissies. Daarnaast heb je in je samenwerking met de examencommissie’s nauw contact met de onderwijscoördinatoren uit de verschillende departementen. Als ambtelijk secretaris ben je onderdeel van het team Student Affairs (10 medewerkers), waar ook het examensecretariaat, international office en Master’s admissions office onderdeel van uitmaken. Het is een dynamisch en hecht team waarin veel brede kennis op het gebied van de onderwijsondersteuning aanwezig is.

Dit zijn je taken en verantwoordelijkheden:
  • Je bereidt besluitvorming voor over studentverzoeken door ze te toetsen aan wet- en regelgeving; een deel handel je zelfstandig onder mandaat af.
  • Je stelt in overleg met de voorzitter de maandelijkse vergaderagenda op en verzorgt de afhandeling en verslaglegging.
  • Je controleert examenprogramma’s en stelt examens vast.
  • Je begeleidt de examencommissie bij beroepsprocedures en fraude/plagiaatzaken.
  • Je bewaakt de jaaragenda en ondersteunt bij kwaliteitscontroles op toetsen en eindwerkstukken.
  • Je verzorgt informatie voor docenten over examinering en toetsing.
  • Je neemt deel aan facultaire en universitaire overleggen.
  • Je werkt veel samen binnen het team. Zo overleg je o.a. met studentenadministratie over BSA, Zaak en afstuderen.
  • Je spart met beleidsmedewerker over ontwikkelingen en implicaties ervan voor de examencommissie, studenten en Student Affairs.
Dit werk vraagt om zowel een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, als om pragmatisme en zelfstandigheid. Je begrijpt het belang van een zorgvuldige werkwijze en van onderwijsregels en procedures, maar je denkt in oplossingen en hebt daarbij oog voor zowel de student als de organisatie. Je helpt en adviseert collega’s met kwesties rond onderwijsregelgeving. Je signaleert knelpunten en werkt samen met anderen aan oplossingen.

Functie-eisen

Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken bij de examencommissie. Dit is een functie waarbij regelmatig belangrijke kwesties voorbij komen, en daarom is het belangrijk dat je onderstaande vaardigheden meebrengt:
  • Je hebt een opleiding of werkervaring op hbo-/wo-niveau.
  • Je hebt bij voorkeur ervaring in een bestuurlijke of medezeggenschapsfunctie in het hoger onderwijs.
  • Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, oog voor verschil in belangen en je houdt hiermee rekening in je handelen.
  • Je hebt een helicopterblik en weet daardoor snel de grote lijnen te duiden.
  • Je kunt zelfstandig en proactief werken en gemakkelijk schakelen tussen onderwerpen.
  • Je bent vaardig in plannen, organiseren en communiceren.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Engelse en Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden:

  • een positie (0,8 fte) voor 1 jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
  • een salaris van minimaal €3.337,- en maximaal €4.640,- (schaal 9 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband;
  • 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
  • een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Werkgever

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern tot en met het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.

Working at Utrecht University

At Utrecht University, we work together towards a better future for all of us. You are invited to contribute to a better world.

Will you join us?