Recordmanager / kwaliteitsadviseur (0.8-1.0 fte)

Ben jij op zoek naar een uitdagende functie waarbij je een belangrijke bijdrage levert aan de kwaliteit van onze digitaal gecreëerde informatie? Ben je van nature communicatief vaardig, kun je je inleven in de werkwijzen van je collega's op alle niveaus in de organisatie, en heb je affiniteit met document, content en recordmanagement. Ben je daarnaast ook een klantgerichte teamspeler die zich thuis voelt in een internationale en multidisciplinaire omgeving en houdt van vernieuwing, dan komen wij graag met jou in contact.

Over de organisatie
Een ambitieuze universiteit vraagt om geëngageerde ondersteuning voor haar studenten en medewerkers. Binnen het product area Data & Insights van de dienst Library and Information Services ondersteunen en begeleiden we de TU/e naar een datagedreven organisatie. Binnen het product team Archive kijken we voortdurend hoe we de digitale informatievoorziening binnen onze organisatie verder kunnen stroomlijnen en optimaliseren. We leveren dan ook een belangrijke bijdrage aan het verbeteren van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding, en adviseren daarnaast onze collega's over het archiveren en vernietigen van informatie en digitaliseren informatiestromen zoals poststukken, tentamens en formulieren.

Jouw positie
Als kwaliteitsadviseur ben je verantwoordelijk voor het toetsen van de kwaliteit van archiefwaardige documenten en daarbij behorende (meta-)data. Je levert daarmee een bijdrage aan de optimalisatie van onze informatiehuishouding. Je toetst dat deze informatie op correcte wijze in de diverse bronapplicaties wordt opgeslagen en beheerd. Communicatie is erg belangrijk in deze functie. Je zal met diverse mensen in gesprek gaan om te toetsen hoe de kwaliteit van informatie is, maar ook gevraagd en ongevraagd hierover advies geven, door alle lagen van de organisatie. Je richt je hierbij op de volgende werkzaamheden:

Taken:

• Kwaliteitsborging van het universiteitsbrede recordmanagement, door middel van het doorontwikkelen, onderhouden en beheren van het kwaliteitssysteem informatiebeheer;
• Updaten van het kwaliteitshandboek en doorvoeren van wijzigingen daarin;
• Updaten van kwaliteitsprocedures zodat de kwaliteit van het vervangingsproces wordt geborgd;
• Beoordelen van de kwaliteit en beschikbaarheid van archiefwaardige informatie in archiefapplicatie en overige bronapplicaties waarin deze wordt opgeslagen en adviseren over mogelijke verbeteringen.
• Organiseren, coördineren en uitvoeren van interne controles op basis van beschreven criteria voor digitaal archiefbeheer;

• Adviseren over doorontwikkeling en toepassing van recordmanagement en i.h.b. de kwaliteit van de informatie
• Bijdragen aan vernieuwend TU/e archiefbeleid, daarbij rekening houdend met wetgeving, procedures en normering, dat aansluit op duurzaam records management voor de gehele organisatie;
• Bijdragen aan roadmap team Archive met speciale aandacht voor kwaliteitssysteem informatiebeheer
• Samenwerken met de adviseurs van team Datamanagement met als doel de data voor het TU/e archief op de juiste manier te borgen;
• Aansturen van en deelnemen aan projecten die in grootte variëren van kleine tot zeer grote TU/e brede projecten.