Coördinator bedrijfsvoering Geschiedenis en Kunstgeschiedenis

Binnen ons departement Geschiedenis en Kunstgeschiedenis (GKG) zijn we op zoek naar een coördinator bedrijfsvoering. In deze rol werk je samen met je collega coördinator en onder leiding van de manager bedrijfsvoering aan het draaiende houden van het departement GKG, met als voornaamste verantwoordelijkheid het bemensen van het onderwijs; een belangrijk doorlopend proces.

Wat ga je doen?
In afstemming met je leidinggevende en directe collega, draag je zorg voor:

• een goede afstemming en samenwerking met de afdelingen en onderwijsdirecteuren om tijdig, compleet en duurzaam het onderwijs bemenst te hebben;
• ten aanzien van de bemensing van het onderwijs: voor het gehele departement doorlopend overzichten maken, bijhouden, afstemmen en bijwerken in een coördinerende en overzichthoudende capaciteit;
• alle aansturingen ten behoeve van wijzigingen in dienstverbanden of het starten van het dienstverband van nieuwe medewerkers;
• berekeningen voor de onderwijsplanning, waaronder berekeningen met / naar fte, docent-contact-uren en toekenningen voor cursussen;
• administratieve, financiële en organisatorische taken uitvoeren (o.a. fte-berekeningen, regelen en afstemmen van personeelsmutaties, financiële ondersteuning, financiële overboekingen, verwerken van compensatie-elementen, email);
• vragen beantwoorden van medewerkers over bemensing, facultaire zaken, hr en financiën;
• diverse ondersteunende werkzaamheden bij de aanpak van consequenties voortvloeiend uit wijzigingen in wet- en regelgeving en universitaire/facultaire afspraken in opdracht van de manager bedrijfsvoering;
• vergaderingen/overleggen voorbereiden;
• ondersteunen van collega’s bij ad hoc projecten.

Als coördinator bedrijfsvoering haal je er energie uit om overzicht te houden over verschillende praktische processen in de organisatie. Daarbij weet je de balans te vinden tussen zorgvuldigheid en dynamiek. Verder voldoe je aan het volgende profiel:

• Je hebt hbo-werk- en -denkniveau.
• Je hebt ervaring met hr-werkzaamheden, ervaring op het gebied van financiën, dit binnen een universitaire organisatie is een pre.
• Je haalt snel de kern naar boven en hebt affiniteit met cijfers (beheersing van Acces en Excel).
• Je beweegt mee waar nodig, bent enthousiast en werkt graag en makkelijk samen.
• Je merkt op en begrijpt wat er om je heen gebeurt, je spant je in en je komt tot concrete resultaten en je ziet oplossingen als die nodig zijn.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal en Engelse taal in woord en geschrift.

Verder ben je daadkrachtig in je aanpak en weet je draagvlak te creëren binnen het departement GKG. Daarvoor is een stevige persoonlijkheid nodig, met goed ontwikkelde communicatieve vaardigheden. Je denkt proactief mee op financieel en personeel vlak, houdt overzicht, bent coördinerend en maakt vlot de vertaalslag naar de uitvoering. Je kan je goed verplaatsen in de wetenschappers die je faciliteert.

Wij bieden:

• een functie voor bepaalde tijd (7 maanden) ter vervanging van de coördinator die met zwangerschapsverlof gaat;
• een werkweek van 28 tot 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.226,- tot maximaal € 5.090,- bij een fulltime dienstverband (schaal 10 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.