Managementassistent

In deze functie als managementassistent run je samen met drie collega’s het secretariaat en zijn jullie samen het visitekaartje van de directie Information and Technology Services (ITS). Jij verzorgt vanuit het team de ondersteuning van één clusterhoofd en aan aantal afdelingshoofden.

Wat ga je doen?
In deze dynamische functie ben je in staat het hoofd koel te houden op drukke momenten en dankzij jou is altijd alles goed geregeld. Je pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en toont eigenaarschap. Je pakt als vanzelfsprekend het initiatief. Je bent een echte doener, die ook heel graag op inhoud mee wil denken om de beste ondersteuning te bieden. Het team is volop in beweging en daarom vinden wij het belangrijk dat onze nieuwe collega met ons mee wil bewegen. Je hebt een frisse blik en creatieve ideeën rondom het verder stroomlijnen van de bestaande processen en procedures binnen het team. Tevens denk je in oplossingen en leg je de lat voor jezelf hoog. Dankzij jou is altijd alles goed op kantoor geregeld. Je vindt daarbij bij ons een prettige balans tussen werk en privé. Daarbij wordt bij ITS de werkomgeving beschreven als: open, vriendelijk, oog voor de mens en gericht op positief gedrag.

Veel werkzaamheden zullen zich tegelijkertijd voordoen. Een opsomming van de taken:

• agendabeheer, het afstemmen van meerdere agenda’s/planningen, conference calls, sollicitatieprocedures en reisplanningen;
• organisatie van bijeenkomsten, reserveringen, opstellen/redigeren van uitnodigingen, documenten en notuleren;
• eerste aanspreekpunt zijn voor interne en externe relaties;
• verwerken van telefoontjes, e-mail en post;
• administratieve en ondersteunende werkzaamheden voor de afdelingshoofden zoals HR zaken, declaraties en archivering;
• gastvrij ontvangen en begeleiden van bezoekers;
• algemene secretariële werkzaamheden, zoals aanschaf van kantoorartikelen, bevoorraden pantry’s, ontvangst bedrijfsfruit en toegang verlenen voor bepaalde mappen of sites.

Voor deze functie zoeken wij iemand die graag samenwerkt en zorgt voor positieve energie. Je communiceert makkelijk en weet te verbinden. Je durft initiatieven te nemen en komt pro actief met voorstellen. Daarnaast heb je:

• mbo-werk- en -denkniveau;
• enkele jaren werkervaring in de rol van secretaresse / managementassistent;
• een goede beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal in woord en geschrift;
• aantoonbare ervaring in het gebruik van Microsoft 365;
• aantoonbare ervaring in het verbeteren en automatiseren van secretariële processen.

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Information and Technology Services (ITS) is onderdeel van de Universitaire Bestuursdienst van de Universiteit Utrecht. ITS is één van de acht ondersteunende directies en is verantwoordelijk voor de centrale IT-dienstverlening van de gehele universiteit. De directie ITS bestaat uit dertien multidisciplinaire afdelingen waarbinnen beheer- en innovatiespecialisten samenwerken. Uitgangspunten hierbij zijn: klantgericht werken, gericht op de betrouwbaarheid en kwaliteit van de dienstverlening. Maar ook: investeren in innovatie en eigentijdse technologie. Daarbij staat veiligheid van de UU-data hoog in het vaandel. Ongeveer 8.000 interne medewerkers en 35.000 studenten nemen diensten van ITS af. Het is een inspirerende en prettige werkomgeving met leuke collega’s. Je werklocatie is het Utrecht Science Park. Flexibel werken behoort tot de mogelijkheden.