Admissions Officer

Als Admissions Officer binnen het team International Student Admissions (ISA) heb je een cruciale rol in de toelating van internationale studenten tot hun studie aan de Universiteit Utrecht. Ons team is verantwoordelijk voor het beoordelen van buitenlandse diploma's, het verwerken van visumaanvragen en het beheren van beursaanvragen voor internationale studenten. Voor deze functie is goede vaardigheid van de Nederlandse en Engelse taal vereist.

Wat ga je doen?
In deze rol combineer je twee belangrijke verantwoordelijkheden: diplomawaardering en visumprocedures. Enerzijds beoordeel je internationale diploma’s om te bepalen of kandidaten in aanmerking komen voor toelating. Anderzijds focus je tijdens piekperiodes vooral op het visumproces voor inkomende bachelor-, master- en uitwisselingsstudenten. Jij bent dé expert binnen de universiteit op het gebied van visumaanvragen en zorgt ervoor dat alle immigratiewetgeving correct wordt nageleefd.

Het visumproces is dynamisch: het aantal aanvragen van studenten die een visum nodig hebben groeit jaarlijks en de regelgeving verandert regelmatig. Met een aanzienlijke piek in de activiteit tijdens de zomermaanden ben jij van cruciaal belang om een efficiënt, transparant en gestroomlijnd proces voor alle betrokkenen te garanderen. Jouw belangrijkste taken bestaan uit het volgende:

• Je coördineert het jaarlijkse visumproces en bent verantwoordelijk voor het verwerken, controleren en indienen van de visumaanvragen.
• Je zorgt voor het doorlopend uitvoeren van de plichten van de universiteit omtrent visa, zowel voor nieuwe als zittende studenten.
• Je volgt nauwgezet de ontwikkelingen inzake de immigratie van studenten en vertaalt beleids- en wetswijzigingen naar interne procedures om deze te implementeren.
• Je onderhoudt heldere en actuele communicatie met studenten via kanalen zoals de website, e-mail en het aanmeldportaal.
• Je bent het aanspreekpunt voor zowel de IND als voor de collega’s die betrokken zijn bij de visumprocessen.
• Beoordelen en waarderen van buitenlandse diploma's en cijferlijsten van aspirant-studenten aan de hand van beschikbare documentatie en (inter)nationale informatiebronnen

Met jouw rol zorg je ervoor dat internationale studenten zich ondersteund voelen en soepel aan hun studie kunnen beginnen.

Jij bent iemand die houdt van een dynamische, internationale werkomgeving waar je het verschil kunt maken voor studenten van over de hele wereld. Met jouw klantgerichte houding zorg je dat processen soepel verlopen en studenten goed begeleid worden. Wat jou geschikt maakt voor deze rol:

• Je hebt minimaal hbo-werk- en -denkniveau en voelt je thuis in een administratieve, dienstverlenende omgeving.
• Je communiceert vlot in zowel Nederlands als Engels, mondeling én schriftelijk (C1-niveau).
• Je maakt je complexe informatie snel eigen en weet veranderingen in regelgeving en vereisten soepel te integreren in de staande processen.
• Je houdt het hoofd koel tijdens piekperiodes, werkt nauwkeurig en behoudt overzicht.
• Je bent resultaatgericht en comfortabel met het uitvoeren grote hoeveelheden administratief werk.

Verder is het waardevol, maar geen vereiste, als je:

• ervaring hebt met Osiris;
• interculturele competenties hebt;
• werkervaring hebt in het hoger onderwijs;
• ervaring hebt met procesverbeteringen in een dienstverlenende omgeving.

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 36 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.186,- tot maximaal € 4.255,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek (SO&O) is één van de ondersteunende directies en maakt onderdeel uit van de Universitaire Bestuursdienst. De directie SO&O ondersteunt het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht bij de ontwikkeling en uitvoering van het strategisch beleid ten aanzien van studenten, onderwijs, onderzoek en valorisatie en is verantwoordelijk voor de universiteitsbrede ondersteuning van en informatievoorziening aan studenten.

International Student Admissions (ISA) maakt deel uit van de afdeling Studenten binnen de directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek en bestaat uit een toegewijd team van tien medewerkers die zich bezighouden met diplomawaarderingen, visumaanvragen en de coördinatie van studiebeurzen voor internationale studenten.