Management assistent Vastgoed & Facilitair - Bureau - KNAW

Ben jij een organisatorische duizendpoot die energie krijgt van het ondersteunen van een team en het soepel laten verlopen van processen? Vind je het leuk om structuur aan te brengen, overzicht te bewaren en proactief mee te denken? Heb je affiniteit met vastgoed, facilitaire zaken en duurzaamheid? Dan is deze functie iets voor jou!

Dit ga je doen
Als Management Assistent ben jij de steunpilaar van de afdeling Vastgoed & Facilitair bij de KNAW. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en biedt proactieve ondersteuning aan het management en het team. Je houdt mensen scherp en zorgt ervoor dat de afdeling efficiënt functioneert. Jouw taken omvatten onder andere:

• Agendabeheer voor het hoofd van de afdeling;
• E-mailbeheer en correspondentie afhandelen;
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het onderhouden van contacten, bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding (agenda/sprekers/etc), notuleren en uitwerken van verslagen;
• Verrichten van beleidsondersteunende werkzaamheden;
• Het verrichten van deelonderzoeken;
• Administratieve taken, zoals factuurverwerking, opdrachtbevestigingen, archivering, offertes opvragen, calculeren, uitwerken van documenten en MT-informatie opmaken;
• Plannen en organiseren van BHV-trainingen en andere opleidingen;
• Coördineren en optimaliseren van inkoopprocessen en toezien op naleving van het inkoopbeleid;
• Gastvrij ontvangen van bezoekers en fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Signaleren en zelfstandig oppakken van verbeterpunten binnen de afdeling;

Wat bieden wij?
Een aantrekkelijke functie voor 4 tot 5 dagen per week in een gedreven en enthousiast team. De functie is in eerste instantie voor een jaar, met de intentie deze te verlengen. Je komt te werken in het mooie en monumentale Trippenhuiscomplex in Amsterdam. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar op de dinsdagen en donderdagen treffen we elkaar op kantoor. Verder hebben wij uitstekende arbeidsvoorwaarden, zoals een ruime verlofregeling en een goede pensioenregeling.

Dit breng je mee

Wij zoeken een enthousiaste, ondernemende en communicatief sterke collega die zich herkent in het volgende:

• Een dienstverlenende instelling en energie halen uit het ondersteunen van anderen;
• Ervaring als secretaresse, management assistent of office manager;
• Affiniteit met huisvesting, facilitaire zaken en duurzaamheid;
• Nauwkeurigheid, organisatorisch talent en het vermogen prioriteiten te stellen;
• Zelfstandigheid en een proactieve houding bij het signaleren en doorvoeren van verbeteringen;
• Een hands-on mentaliteit en de vaardigheid om zaken snel en efficiënt te regelen;
• Uitstekende computervaardigheden (MS Office, Teams, SAP is een pre);
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels;
• Het vermogen om mensen scherp te houden en overzicht te creëren.

Arbeidsvoorwaarden
Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 3.218 en maximaal € 4.298 bruto per maand bij een full time dienstverband (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten/KNAW) . Dit is exclusief 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding en pensioenopbouw bij het ABP.

De KNAW biedt haar medewerkers een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Een pakket dat voorziet in de verschillende behoeften die medewerkers afhankelijk van hun levensfase, levenswijze of loopbaanambities hebben. Zo is het mogelijk om door wekelijks twee uur per week extra te werken het aantal vakantiedagen van 29 tot 41 dagen per jaar (bij fulltime dienstverband) uit te breiden.

Voor een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden wordt verwezen naar de webpagina: werken bij de KNAW.

De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) is het forum van en voor excellente wetenschappers. De KNAW is adviesorgaan van de regering en verantwoordelijk voor tien nationale onderzoeksinstituten - en drie instituten die infrastructuur bieden voor onderzoek - die met hun onderzoek en collecties bij de (inter)nationale top horen. Zelfstandige onderdelen zijn De Jonge Akademie en de Akademie van Kunsten.
Het Bureau van de KNAW staat leden, bestuur, raden en commissies, instituten en de algemeen directeur bij in de uitoefening van hun taken.

De afdeling:

De afdeling is verantwoordelijk voor de huisvesting van de gehele KNAW, zodat onderzoekers en medewerkers optimaal kunnen werken. De afdeling bestaat uit drie teams met elk hun eigen expertise:

Vastgoed beheert de gebouwen en is verantwoordelijk voor groot onderhoud, verbouwingen, verbeteringen en het voldoen aan wet- en regelgeving.
Facilitair zorgt voor een goed functionerende werkomgeving door o.a. storingen op te lossen en de catering, schoonmaak, receptie en de inrichting enaankleding van werkruimtes te verzorgen.
Duurzaamheid richt zich op het verduurzamen van de werkomgeving, het stimuleren van duurzaamheidsinitiatieven en het integreren van ESG-criteria in beleid en besluitvorming om de ecologische voetafdruk van de KNAW te verkleinen.
Door strategisch vastgoedbeheer en innovatieve facilitaire en duurzame oplossingen ondersteunt de afdeling de wetenschappelijke missie van de KNAW. Het team bestaat uit enthousiaste en gedreven collega's met een hands-on mentaliteit.