Management Office Assistant RSO/Legal (0,8 FTE) (M/V/X)

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) is een internationaal georiënteerde universiteit gespecialiseerd in engineering, science & technology. We staan bekend om onze grote wetenschappelijke impact en ontwikkeling van technologische innovaties. Naast de negen faculteiten en vier instituten is er een centrale TU/e-organisatie die innovatie ondersteunende diensten levert op het gebied van innovatie partnerschappen, onderzoeksondersteuning en kennisvalorisatie. Dit draagt in hoge mate bij aan het realiseren van succesvolle ontwikkeling en acquisitie van innovatieve onderzoeksprojecten van de TU/e.

Research Support Office
Het Research Support Office (RSO) bestaat uit een hecht team van support professionals die de wetenschappelijke staf ondersteunen onder andere bij het aanvragen van Europese, Nationale en regionale subsidies voor onderzoek en bij uitvoering daarvan. Het RSO-team bestaat uit onderzoeks- financieringsadviseurs, subsidieadviseurs voor de verschillende subsidieprogramma’s, programma managers, projectleiders en een team van bedrijfsjuristen.

Het RSO Legal team
Het RSO Legal team binnen het RSO bestaat momenteel uit zes bedrijfsjuristen dat juridische dienstverlening verricht op het gebied van onderzoek aan het management en de wetenschappelijke staf binnen de TU/e. Als Management Office Assistant maak je deel uit van het Legal team van het Research Support Office welke naast jou bestaat momenteel uit 6 collega's.

Functieomschrijving
Als Management Office Assistant voer je zelfstandig administratieve en facilitaire werkzaamheden uit ten behoeve van het RSO Legal team binnen het RSO. Je fungeert als schakel tussen de RSO juristen en de interne en externe partijen en neemt op deze manier een grote organisatorische verantwoordelijkheid uit handen.

Concreet zijn je taken:

• Algemene administratieve ondersteuning voor het RSO Legal team, waaronder het sorteren en bijhouden van de gezamenlijke inbox en het plannen van afspraken;
• Beoordelen/categoriseren van ontvangen contract verzoeken en vragen en verzamelen van alle benodigde informatie;
• Invoeren van administratieve data in contracten;
• Bewaking en opvolging van contract afhandeling (inclusief het verzamelen van handtekeningen, communicatie hieromtrent en bewaken van deadlines);
• Registeren en archiveren van dossiers en documentatie;
• Aanspreekpunt voor partijen (zowel intern binnen de TU/e als extern);
• Het maken van notulen van teamvergaderingen;
• Plannen van afspraken en boeken van zaaltjes.

Wij zoeken uiteraard een fijne nieuwe collega. Belangrijk voor jouw functie is dat jij onder andere over het volgende beschikt:

• Je beschikt over tenminste MBO werk- en denkniveau, met tenminste enkele jaren ervaring in administratieve en secretariële ondersteuning;
• Affiniteit met het juridische domein is een pré;
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands en Engels;
• Je herkent prioriteiten, kunt makkelijk schakelen tussen verschillende taken en je blijft het overzicht en de samenhang van jouw verschillende taken en verantwoordelijkheden zien;
• Je werkt planmatig, overzichtelijk en nauwkeurig, je bent discreet, klant- en resultaatgerichtheid;
• Je kunt goed omgaan met ad hoc situaties;
• Je bent 4 dagen per week beschikbaar;
• Je hebt ruime ervaring met Outlook en Microsoft 365 en kunt goed overweg met digitale systemen;
• Je hebt goede contactuele- en communicatieve vaardigheden;
• Je beschikt over een open, flexibele, stressbestendige en pro-actieve houding en je kunt omgaan met verschillende communicatiestijlen. Je bent dienstverlenend, en je bent bovenal een teamplayer.

Wat bieden wij?
Deelname aan een gezellig team dat op z’n tijd samen activiteiten onderneemt (samen borrelen, gezamenlijk lunchen), in een open kantoorruimte waardoor korte communicatielijntjes makkelijk te leggen zijn.

De TU/e biedt u een functie binnen een dynamische universiteit met een sterke focus op nieuwe samenwerkingsvormen, zowel nationaal als internationaal. De functie biedt tevens een grote mate van diversiteit, doordat u te maken krijgt met zeer uiteenlopende onderwerpen die spelen in de samenwerking tussen de TU/e en haar partners. Deze vacature heeft een omvang van 32 uur.

Wij bieden:

• een salaris, afhankelijk van opleiding, kennis en ervaring, van minimaal € 2.899 en maximaal € 3.809 bruto per maand (schaal 7 CAO Nederlandse Universiteiten) bij een fulltime aanstelling;
• een prettige, stimulerende en uitdagende werkomgeving.
• de TU/e biedt uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3 %, uitgebreide kinderopvang- en sportfaciliteiten op de campus en keuzemogelijkheden in arbeidsvoorwaarden.
• een eenjarig contract aan, met uitzicht op een vaste aanstelling.
• een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder uitstekende werkvoorzieningen, extra vakantiegeld 8% in mei, eindejaarsuitkering van 8,3% in december en 41 vakantiedagen per jaar