Management Office-assistent

Vanwege het accepteren van een baan buiten de UT is het faculteitsbureau van de faculteit Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science (EEMCS) op zoek naar een professionele management office-assistent. Als management office-assistent bied je algemene ondersteuning aan het Faculteitsbestuur en dagelijkse ondersteuning aan de directeur bedrijfsvoering, en wanneer nodig de decaan. Vanuit jouw centrale positie houd je samen met je collega management/office assistent het overzicht in de veelheid van dossiers en afspraken van het faculteitsbureau. Samen met deze collega ben je het gezicht van het faculteitsbureau en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor vragen richting het faculteitsbestuur.

Je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden zoals agendabeheer, telefoonverkeer, in- en uitgaande correspondentie, archiefbeheer, en het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen (in het Nederlands en Engels), bijeenkomsten, symposia en conferenties. Dit doe je niet alleen voor het faculteitsbestuur, maar ook voor de hoofden van human resources, business control en financiën. Ook speel je een rol in de interne communicatie, onder andere door het opstellen van berichtgevingen en het bijhouden van de facultaire website. Daarnaast heb je een rol in het proces van promoties en hoogleraar benoemingen waarin je nauw samenwerkt met de decaan.

Het is belangrijk dat je zorgvuldig en integer met vertrouwelijke informatie kunt omgaan. Je voert de werkzaamheden op een professioneel en representatief hoog niveau uit.

Je werkt nauw samen met je collega en de beleidsondersteuner van het faculteitsbestuur. Bij afwezigheid is het vanzelfsprekend dat je bepaalde werkzaamheden overneemt.