Management Assistent

Ben jij een proactieve, zelfstandige en nauwkeurige professional met een scherp oog voor detail en een talent voor organiseren? Dan zijn wij op zoek naar jou! Tilburg School of Humanities and Digital Sciences zoekt een management assistant die, in het bijzonder de decaan, en het faculteitsbestuur in de volle breedte ondersteunt.

Jouw functie 
Als rechterhand van de decaan ben jij dé spin in het web. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, van agendabeheer tot communicatie, en van notuleren tot het organiseren van reizen. Jouw takenpakket is veelzijdig en uitdagend:

• Volledige ondersteuning van de decaan in de breedste zin van het woord
• Ondersteuning van het faculteitsbestuur
• Complex agendabeheer voor de decaan en incidenteel voor de directeur, vice-decaan Onderwijs en vice-decaan Onderzoek
• Beheer van de mailbox van de decaan: zelfstandig afhandelen van berichten in de communicatiestijl van de decaan, inclusief opvolging
• Notuleren van vergaderingen, waaronder het faculteitsbestuur (wekelijks), het overleg met de departementsvoorzitters (tweemaandelijks) en 6 maal per jaar de faculteitsraad.
• Aanspreekpunt voor interne en externe relaties van de decaan
• Proactief anticiperen op de behoeften van de decaan en bewaken van diens tijd

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:

• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie, interne communicatie en contractondertekening, inclusief beheer en archivering
• Organiseren van dienstreizen, accommodaties, lunches en diners
• Regelen van vervanging bij promoties, oraties, afscheidsmomenten e.d.
• Bijhouden en verwerken van declaraties van de decaan

Als management assistent kom je te werken bij het bestuurssecretariaat van TSHD, een team bestaande uit 3 management assistenten en de bestuurssecretaris. De faculteit bestaat uit 325 medewerkers. Je werkt nauw samen met collega’s van het secretariële team en er heerst een informele cultuur van overleg en samenwerking.

Wij zoeken een ervaren, zelfstandige, communicatief vaardige management assistent die accuraat te werk gaat en beschikt over de nodige bestuurlijke sensitiviteit. Je hebt ten minste een vooropleiding op mbo-niveau, bij voorkeur aangevuld met een secretariële opleiding en enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare secretariële functie.
Je bent een sparringpartner voor de decaan door gevraagd en ongevraagd mee te denken over organisatorische en praktische vraagstukken. Je weet wat er speelt in het hart van de faculteit en bent benaderbaar voor medewerkers. Je bent integer en discreet.

We vinden het belangrijk dat je je onderdeel van het team voelt en dat je daar uiting aan kunt geven door middel van een goede een fijne samenwerking, het delen van kennis en ervaringen en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving. 

Gezien het internationale karakter van onze faculteit beschik je niet enkel over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands, maar ook in het Engels. Je hebt up to date kennis van verschillende officeprogramma’s. Je hebt ervaring met Microsoft Teams.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving: 

• Een functie op basis van 1.0fte (40uur per week).
• Een salaris van minimaal €3.218 en maximaal €4.298 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel management/office assistent 1 en salarisschaal 8. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante werkervaring.
• Dit is een vacature voor een positie conform artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden.
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Ruim 8 weken vakantie.
• De mogelijkheid om, in overleg, deels op de campus en deels thuis te werken met een thuiswerkvergoeding van €2 per dag.
• Vergoeding van duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV.
• Een maandelijkse internetvergoeding van €25.
• Een keuzemodel waarin je arbeidsvoorwaarden uitruilt voor bijvoorbeeld extra verlof, meer pensioen, een fiets of personal training bij ons Sports Center.
• Een verhuiskostenvergoeding (onder voorwaarden).
• Een pensioen bij ABP; het grootste Nederlandse pensioenfonds.
• Trainingen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, leiderschap, onderwijs en onderzoek. Of een taalcursus bij ons Language Center.
• Een werkcultuur waarin we verschillen omarmen, iedereen welkom is en gelijke kansen krijgt.
• Een bruisende campus in een groene omgeving die goed bereikbaar is met het OV. 

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten. 

Tilburg University is een academische, inclusieve en betrokken gemeenschap. Samen met bijna 3.000 medewerkers zetten wij ons in voor een brede welvaart, duurzaam en voor iedereen. Voor de generaties van nu en later. We ontwikkelen en delen kennis voor de behoeften van mensen en onze maatschappij. Zo dragen we bij aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken en helpen we de samenleving vooruit.

Onze 19.500 studenten van 110 nationaliteiten leiden we op tot verantwoordelijke leiders met kennis, kunde en karakter. Met ons onderwijs en onderzoek naar een brede welvaart zetten we extra in op thema’s als mentale en preventieve zorg, een inclusieve arbeidsmarkt, de energietransitie en digitalisering.