HR-projectleider Hire2Retire

De implementatie van een bedrijfsbreed ERP-systeem vraagt om een gedegen aanpak. Naast de ICT-activiteiten spelen daarbij implementatie- en verandermanagement binnen de organisatie een grote rol. Als projectleider HR ben jij verantwoordelijk om dit soepel te laten verlopen. Zo werken we toe naar een effectieve, efficiënte en duurzame inrichting van bedrijfsvoeringsprocessen.

Wat ga je doen?
De afgelopen tijd zijn we bij de Universiteit Utrecht gestart met het programma Asturias om toe te werken naar een effectieve, efficiënte en duurzame bedrijfsvoeringsprocessen en bedrijfsinrichting. Het betreft de vervanging van het ERP-systeem voor de domeinen inkoop, financiën en hr. Het programma kent een tiental projecten, waarvan er zeven zijn gericht op de implementatie van het nieuwe ERP-systeem dat voortkomt uit de Europese aanbesteding. Drie van die zeven projecten betreffen hr: Payroll, Hire2Retire en HR Specials.

Als ervaren projectleider ben jij verantwoordelijk voor het project Hire2Retire. H2R is gericht op het implementeren van het nieuwe ERP-systeem wat betreft de kern van de personeelsadministratie. Binnen de scope van dit project vallen de processen op gebied van in-, door- en uitstroom, werving & selectie, registratie nevenwerkzaamheden, digitaal personeelsdossier, verlof, verzuim en on- en off-boarding. Jij bereidt deze scope voor en implementeert deze als onderdeel van Asturias. Verschillende externe implementatiepartijen (McCoy, SD Works, Huris) leveren projectleiders, waarbij goede afstemming en projectbewaking belangrijk is.

Het programma kent een livedatum van januari 2028 waarbij ten behoeve van de transitie gestreefd wordt de piekbelasting voor de organisatie waar mogelijk te beperken. Het programma Asturias en het project H2R kenmerken zich door een complexe organisatorische structuur, met t.a.v. het hr-domein een centrale directie HR (o.a. beleid en procesmanagement) in combinatie met decentrale hr-afdelingen (lokaal advies en support voor leidinggevenden) en een Personeels- en Salarisadministratie (gecentraliseerde uitvoering van de administratie). Processen zijn de laatste jaren gedigitaliseerd en gestandaardiseerd, maar kennen ook verschillen in werkwijzen en rolinvulling tussen de verschillende faculteiten en diensten. Tevens spelen er uitdagingen rondom de invulling van integraal management en de rol van de leidinggevende in de systemen.

De projectleider maakt deel uit van het centrale uitgebreide programmateam voor het managen van het programma Asturias wat verantwoordelijk is voor het informeren en adviseren van het programmabestuur. Het programmateam werkt als verbindende factor en is verantwoordelijk voor samenhang tussen de verschillende projecten.

Je bent een ervaren projectleider met kennis van HR processen en ervaring met HR IT implementaties. Je zorgt voor regie op een breed scala aan onderwerpen met diverse teamleden. En je acteert makkelijk in een complexe organisatie en haar stakeholders.

• Je bent een ervaren projectleider. Dit uit zich o.a. meer in het aan kunnen brengen van structuur en overzicht in een veelzijdig speelveld, samenhang kunnen overzien, tijdslijnen organiseren en bewaken en met veel stakeholders binnen en buiten projectteam kunnen schakelen. Je zorgt voor projectvoorstellen en plannen.
• Je hebt inhoudelijke kennis van de hr-processen in de scope. Je hoeft hierin geen diepgaande kennis mee te brengen van alle processen, maar je overziet de materie, snapt de uitdagingen van een grote hr-administratie en je kunt prioriteiten en aandachtspunten identificeren.
• Je hebt een sterke affiniteit met HR IT. Je hebt relevante werkervaring m.b.t. het implementeren van hr-systemen en het uitwisselen van data met diverse bron- en doelsystemen. Je weet de vertaalslag tussen processen en systemen te organiseren.
• Je werkt makkelijk samen in een team en hebt oog voor de belangen van het hr-domein alsook de voortgang van het programma.
• Je voelt je thuis in een dynamische omgeving en kan goed omgaan met diverse disciplines en veel stakeholders.
• Je hebt hbo-/wo-werk- en -denkniveau in relatie tot bedrijfsvoering processen en het IT-domein.
• Je hebt een sterke affiniteit met HR IT, die blijkt uit relevante werkervaring m.b.t. het implementeren van hr-systemen en het uitwisselen van data met diverse bron- en doelsystemen. Je weet de vertaalslag tussen processen en systemen te organiseren.
• Je kunt mensen enthousiasmeren en actief betrekken.

Kennis en ervaring met onderwijs en onderzoek is een pre, maar geen noodzaak. Wat maakt jou geschikt voor deze implementatie binnen de Universiteit Utrecht, en waarom zou jij dit traject – van start tot en met implementatie – voor jouw rekening kunnen nemen? We horen het graag!

• Een functie voor de duur van één jaar met uitzicht op verlenging voor dit project, met als einddatum 30 maart 2028;
• een werkweek van 28 tot 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 5.705,- tot maximaal € 7.904,- bij een fulltime dienstverband (schaal 12-13 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Human Resources (HR) en ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten bij het voorbereiden, ontwikkelen en implementeren van universitair hr-beleid. De directie HR bestaat uit de afdelingen: HR Expertises, HR Ontwikkeling, International Service Desk (ISD), HR diensten en HR Processen & Systemen.