Medewerker Officemanagement & Events

Binnen de faculteit Geowetenschappen is de afdeling Bestuurs- en Beleidsondersteuning op zoek naar een medewerker office management & events.

Wat ga je doen?
De aangeboden functie is tweeledig.

Aan de ene kant (0,4 fte) werk je binnen de afdeling Bestuurs- en Beleidsondersteuning (BBO) samen met drie collega’s, onder leiding van de bestuurssecretaris van de faculteit. Samen met de collega’s van team BBO ondersteun je de decaan, twee vice-decanen, de faculteitsdirecteur, de hoofden van het faculteitsbureau, de faculteitsraad en diverse commissies en overleggen. Ieder heeft een eigen takenpakket, waarbij jullie elkaar kunnen vervangen en helpen bij werkpieken en afwezigheid. Jouw hoofdtaak is het ondersteunen van de hoofden van het faculteitsbureau.

De andere helft van je functie (0,4 fte) bestaat uit het organiseren van open dagen voor studiekiezers van onze masteropleidingen, waarbij je nauw samenwerkt met de adviseur onderwijsmarketing. De master open dagen zijn grote events die online en fysiek jaarlijks voor de faculteit Geowetenschappen rond de 1700 bezoekers trekken. Ook breder werk je samen met het team Onderwijsmarketing van de afdeling Communicatie & Marketing. Je pakt hierbij proactief diverse uitvoerende marketingwerkzaamheden op en neemt als onderdeel van het team deel aan de wekelijkse marketingoverleggen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Bestuurs- en Beleidsondersteuning

• complex agendabeheer;
• notuleren van vergaderingen, waarbij zowel Nederlands als Engels wordt gesproken;
• plannen en organiseren van bijeenkomsten en overleggen;
• beheren van teamsites en andere fysieke en/of cloud-omgevingen;
• praktische zaken regelen bij de start van nieuwe medewerkers;
• algemene secretariële werkzaamheden als bestellingen, ontvangen bezoekers, secretariaatsmailbox, (mede)organiseren facultaire bijeenkomsten.

Communicatie en Marketing

• organiseren van de open dagen voor studiekiezers. Hierbij ben je verantwoordelijk voor de praktische zaken aan de hand van een draaiboek: het reserveren van zalen, bestellen van materialen, begeleiden van presentaties in een opnamestudio, bewegwijzering, afstemming over praktische zaken met de opleidingen en marketingmedewerkers van andere organisatieonderdelen, etc.;
• tijdens de voorlichtingsevents ben je het primaire aanspreekpunt en zorg je dat alles op rolletjes loopt;
• fungeren als aanspreekpunt voor de studentmedewerkers die aan de voorbereiding van de verschillende voorlichtingsactiviteiten meewerken;
• oppakken van diverse uitvoerende marketingwerkzaamheden, zoals het up-to-date houden van de informatie op de voorlichtingsmaterialen en de deelname van onze opleidingen aan studiekiezersbeurzen.

Jij bent breed inzetbaar en je hebt ervaring als management- en office-assistent én met het organiseren van grote events. Je hebt een proactieve en positieve instelling en vindt het leuk om met veel verschillende mensen, waaronder studenten, samen te werken. Je bent iemand aan wie je graag iets vraagt en bij wie je erop kunt vertrouwen dat het in orde komt. Je past goed in deze functie als je:

• beschikt over een relevante werkervaring in een vergelijkbare omgeving;
• gericht bent op samenwerken en daarnaast ook goed zelfstandig kunt werken, je eigen werk inplant en organiseert;
• servicegericht bent, weet om te gaan met vertrouwelijke informatie en gevoel hebt voor bestuurlijke verhoudingen;
• accuraat werkt, een hands-on mentaliteit hebt en een echt organisatietalent bent;
• goed kunt omgaan met werkpieken en deadlines en flexibel inzetbaar bent bij drukte of evenementen;
• een goede beheersing hebt van het Nederlands en Engels;
• vaardig bent met softwarepakketten (Office-programma’s) en in staat bent om je de administratieve systemen van de universiteit snel eigen te maken;
• graag wil leren en je persoonlijk en professioneel wil blijven ontwikkelen;
• affiniteit hebt met de universitaire omgeving en geïnteresseerd bent in de aarde, klimaat en duurzaamheid.

Wij bieden:

• een arbeidsovereenkomst voor 12 maanden met, afhankelijk van functioneren, uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 36 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.382,- tot maximaal € 4.484,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern tot en met het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.