Afdelingsassistent Congressen & Evenementen

Ben jij iemand die graag de handen uit de mouwen steekt, denkt in oplossingen en met veel plezier bijdraagt aan onze mooie evenementen? Dan ben jij misschien wel de nieuwe afdelingsassistent van het team Congressen & Evenementen.

Word jij de rechterhand van een team eventmanagers?
Voor deze veelzijdige functie zoeken we iemand die houdt van organiseren, samenwerken en aanpakken. Kortom: iemand die het leuk vindt om zowel achter de schermen als op locatie het verschil te maken bij de meest uiteenlopende evenementen. We zijn een team van denkers en doeners die samen zorgen dat alles op rolletjes loopt. Denk aan de organisatie van internationale wetenschappelijke congressen en grote UvA-evenementen zoals de Alumniweek, Open Campus Dag en de Opening van het Academisch Jaar. We zijn een klein, hecht team dat van aanpakken weet en zoeken een collega die dat ook doet!

Dit ga je doen
Als afdelingsassistent ben je de onmisbare rechterhand van het afdelingshoofd en de eventmanagers van het team Congressen & Evenementen van Bureau Communicatie. Je houdt overzicht, ziet waar werk ligt, stelt prioriteiten en helpt om alles soepel te laten verlopen – vooral in de drukke periode vlak voor een evenement. Daarnaast krijg je ook de ruimte om zelfstandig kleinschalige evenementen te organiseren: van planning en voorbereiding tot uitvoering.
Concreet gaat het om de volgende taken:

• Ondersteunen van de eventmanagers bij allerlei uitvoerende taken op het gebied van deelnemersregistratie, congresmaterialen en logistiek;
• Zelfstandig organiseren van kleinere bijeenkomsten en evenementen;
• Het afdelingshoofd ondersteunen met o.a. agendabeheer en andere teamzaken;
• Tijdens evenementen assisteren op locatie – soms ook buiten reguliere kantoortijden.

Dit vragen we van jou
Je houdt van regelen, schakelen en samenwerken. Je hebt plezier in je werk, blijft rustig als het druk wordt en hebt oog voor detail. Je brengt mee:

• MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de vorm van een afgeronde mbo-opleiding in de richting secretarieel/administratief;
• Enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
• Handigheid met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en online registratietools;
• Goede beheersing van het Nederlands én Engels, mondeling en schriftelijk;
• Een proactieve, servicegerichte en zelfstandige werkhouding;
• Nauwkeurigheid, stressbestendigheid en flexibiliteit;
• En natuurlijk: enthousiasme en een positieve instelling!

Dit bieden we jou

• Naast een goed salaris van minimaal € 3.057, - tot maximaal € 3.985, - bruto per maand (op basis van 38 uur) exclusief 8% vakantiegeld, een 13e maand, bieden wij jou:
• Een jaarcontract met een proeftijd van twee maanden. Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd volgt bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie na één jaar. Overwegingen van financiële en/of organisatorische aard kunnen aanleiding geven dezelfde functie niet voort te zetten.
• Een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime vakantieregeling namelijk 232 vakantie-uren bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Volop mogelijkheden tot professionele en persoonlijke ontwikkeling, inclusief open UvA colleges;
• Uitstekende (thuis)werk faciliteiten;
• Pensioenopbouw bij het ABP.

Hier ga je werken
Je werkt in een collegiaal team waarin samenwerking, humor en professionaliteit hand in hand gaan. Je krijgt veel ruimte om initiatief te nemen, je ideeën te delen en zelfstandig te werken aan mooie evenementen die bijdragen aan de zichtbaarheid en beleving van de UvA. De afwisseling van het werk is groot: de ene dag zit je achter je bureau in hartje Amsterdam met Excel en mailingen, de andere dag til je dozen met congresmateriaal of sta je op locatie en verwelkom je alle gasten.

Benieuwd naar je directe collega’s? Hier stellen we ons voor.

Ben jij die enthousiaste regelaar die energie krijgt van organiseren en graag bijdraagt aan bijzondere UvA-evenementen? Solliciteer dan snel!
Upload je motivatiebrief en cv via de rode knop. We kijken uit naar je reactie!
Vragen? Neem dan contact op met Elles Baaijens, afdelingshoofd Congressen & Evenementen, via h.g.baaijens@uva.nl.