Management Assistent EEMCS

Als Management Assistent van de faculteit Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science (EEMCS) ondersteun je samen met je directe collega het faculteitsbestuur en de Directeur Bedrijfsvoering. Je combineert klassiek secretariaat, zoals agendabeheer en correspondentie, met een bredere rol in bestuurlijke processen, interne communicatie en het zorgvuldig begeleiden van promoties en benoemingen.

Wat ga jij doen?

Samen met je directe collega, die dezelfde functie vervult binnen de faculteit, zorg je voor overzicht en continuïteit binnen een omgeving met veel dossiers, afspraken en betrokkenen. Jullie zijn het eerste aanspreekpunt richting het Faculteitsbestuur en ondersteunen hen in de dagelijkse praktijk. Je schakelt snel, ook in onverwachte situaties, denkt vooruit en werkt zelfstandig, zorgvuldig en accuraat.

Verder ben je verantwoordelijk voor:

• Overzicht houden in de veelheid aan dossiers en afspraken binnen het Faculteitsbureau.
• Agendabeheer voor de Directeur Bedrijfsvoering en, waar nodig, voor de hoofden van Human Resource, Business Control en Financiën.
• Afhandelen van telefoonverkeer en in- en uitgaande correspondentie.
• Beheren en bijhouden van actielijsten naar aanleiding van vergaderingen.
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, symposia en conferenties.
• Bijdragen aan de interne communicatie, onder andere door het opstellen van berichtgevingen en het bijhouden van de facultaire website voor medewerkers.
• Ondersteunen van het proces rondom promoties en hoogleraar benoemingen, in nauwe samenwerking met de decaan.
• Signaleren van verbeteringen en het doorvoeren van procesoptimalisaties.
• Afhankelijk van jouw interesse en beschikbaarheid kun je ook bijdragen aan projecten, variërend van kortlopende activiteiten tot meerjarige trajecten.

Bij afwezigheid nemen jij en je directe collega werkzaamheden voor elkaar waar, zoals het notuleren tijdens vergaderingen.

In deze functie kom je te werken binnen het faculteitsbureau van EEMCS, waar de ondersteuning van het Faculteitsbestuur is georganiseerd. Het Faculteitsbureau vormt het centrale punt waar bestuurlijke processen, besluitvorming en dagelijkse ondersteuning samenkomen. De cultuur binnen deze faculteit is informeel en professioneel, met korte lijnen en veel onderling contact.