Informatiebeheerder

Als Informatiebeheerder bij de afdeling Documentmanagement- en Archief (DMA) draag je bij aan duurzaam beheer van informatie volgens interne en wettelijke richtlijnen. Je kan makkelijk schakelen tussen het op orde houden van het analoge archief en het digitale archief.

Daarmee speel je een onmisbare rol in het ondersteunen van de domeinen onderwijs, onderzoek, valorisatie en zorg op de universiteit en ben je het gezicht van de afdeling naar de buitenwereld.

Je werkt samen met betrokken collega’s binnen het team Beheer waar kennisdeling, collegialiteit, creativiteit en plezier centraal staat.

Kerntaken

• Archiefbeheer: Uitvoeren van archiefbeheerstaken en de voortgangsbewaking hierop;
• Toegankelijkheid: Zorgen dat informatie vindbaar en bruikbaar is en blijft voor medewerkers, studenten en onderzoekers. Hierbij maak je gebruik van een actueel en zorgvuldig bijgehouden vindplaatsregistratiebestand;
• Beveiliging: Waarborgen van vertrouwelijkheid en autorisatie van toegang tot informatie;
• Ondersteuning: Ondersteunen van medewerkers door hen te verwijzen en/ of te voorzien van de juiste middelen en geeft daarbij informeel advies, in samenspraak met de adviseurs;
• Kwaliteitscontrole: Controleren op volledigheid, juistheid en actualiteit van informatie;
• Projecten: Participeren in projecten en uitvoeren van activiteiten;
• Samenwerken binnen team Record Beheer, afdeling DMA (Documentmanagement & Archief) en met andere afdelingen

Competenties

• Nauwkeurigheid en systematisch werken
• Analytisch vermogen
• Schrijfvaardigheid
• Klantgericht
• Communicatieve vaardigheden

Opleiding en ervaring

• MBO/HBO werk- en denkniveau
• Opleiding in Informatiebeheer, archief- of recordmanagementopleiding, of vergelijkbaar
• Kennis van informatiebeheer en archiefwetgeving (zoals Archiefwet, AVG, Selectielijst)
• Kennis van digitale archivering en metadata (MDTO) en MS365 is een pré
• Kennis van inventariseren en het beschrijven van archieven
• Bekend met recordmanagementsystemen (zoals Corsa)

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.057,00 (Schaal 7) en maximaal € 3.985,00 (Schaal 7) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Recordmanager 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen

Plaats in de organisatie

Afdeling Documentmanagement en Archief (DMA)
DMA is verantwoordelijk voor beleidsvorming, advisering en toezicht op het gebied van informatie- en archiefbeheer voor alle onderdelen van de organisatie. Wij adviseren zowel eenheden als individuele medewerkers over informatiehuishouding vraagstukken. Daarnaast verzorgen we het informatiebeheer voor de dienst Bestuurszaken, de dienst Facilitaire Campus Organisatie, de Raad van Toezicht, het College van Bestuur, het College van Decanen en de VU-vereniging. De recordbeheerder werkt binnen het team Beheer en rapporteert aan de Depotmanager en aan het afdelingshoofd. Verder werkt de Informatiebeheerder samen met o.a. Adviseurs Informatiebeheer, functioneel beheer, projectleiders en secretariaten.

Welkom bij de dienst Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken zorgt ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam bestuurlijk goed functioneert. We ontwikkelen de VU-brede visie, strategie en het beleid, en we zijn adviespartner voor bestuur, faculteiten, diensten en Raad van Toezicht. Ons takenpakket is breed: juridische advisering, onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, documentmanagement, Public Affairs, bedrijfsvoering. Daarnaast bewaken we governance, control en compliance, en we verzorgen academische plechtigheden.

Samen met faculteiten en diensten geven we richting aan de VU-strategie: werken aan een betere wereld, vanuit een positieve toekomstvisie die uitgaat van het ongekende potentieel van samenwerking. Talenten en inzichten bundelen, over de grenzen van disciplines heen: dat is dé manier om blijvende impact te genereren.

Kom je werken bij Bestuurszaken? Dan werk je mee aan het dagelijkse bestuur, het beleid en de strategie van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij BZ werken in ruim 90 medewerkers verdeeld over 7 afdelingen.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.