Procesbeheerder Studentenadministratie (0,8 fte)

Wil jij een afwisselende rol binnen een dynamische organisatie waar geen dag hetzelfde is? Ben je sterk in het analyseren en verbeteren van processen, werk je klantgericht en weet je collega’s te verbinden en in beweging te krijgen? Dan zoeken wij jou!

Dit ga je doen

• Als senior medewerker Studentenadministratie ben jij de drijvende kracht achter het optimaliseren van (veelal geautomatiseerde) processen. Je zorgt ervoor dat onze dienstverlening voldoet aan geldende wet- en regelgeving en dat de informatievoorziening voor studenten en ketenpartners op orde is. Dit doe je samen met het team en andere collega’s. Je schrijft werkinstructies en initieert verbeterplannen, je organiseert kennisdeelsessies en zorgt voor het (laten) oplossen van technische problemen. Daarbij beschik je over goede communicatieve vaardigheden om alle betrokken partijen van de juiste informatie te voorzien.
  
  • Je bent verantwoordelijk voor een correcte inrichting van Studielink. Je stemt de benodigde informatie af en zorgt ervoor dat deze tijdig wordt gedeeld met de betrokkenen.
  • Je draagt zorg voor tijdige, juiste en toegankelijke informatie op de website, in onze systemen en in de communicatie vanuit deze systemen. Je fungeert als aanspreekpunt voor collega’s en neemt deel aan de maandelijkse communicatiewerkgroep.
  • Je beheert diverse processen binnen de studentenadministratie, zoals collegegelden Nederlandse samenwerkingsverbanden en joint degrees, evenals de educatieve module. Je stelt een jaarplanning op en voert jaarlijks een evaluatie uit.
  • Je levert een actieve bijdrage aan het projectmatig en succesvol implementeren van nieuwe functionaliteiten in systemen en processen, waarbij samenwerking en communicatie sleutelcompetenties zijn.
  • Je initieert verbetervoorstellen op basis van analyses uit systemen en signalen van studenten en externe partijen.
  • Je voert totaal-, verband- en detailcontroles uit met behulp van onze studenteninformatiesystemen en denkt mee over mogelijke kwaliteitsverbeteringen.

Hier ga je werken
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

De Studentenadministratie is binnen het expertisecentrum onderdeel van de afdeling Studenteninformatie en -administratie. Onze afdeling helpt studenten en medewerkers met vragen over inschrijving, collegegeld, toelating en immigratie. Binnen de afdeling zijn verschillende teams werkzaam die allemaal een bijdrage leveren om de (aspirant-)student zo goed mogelijk te begeleiden in het proces van aanmelding tot inschrijving.

De Studentenadministratie draagt zorg voor een gestroomlijnde manier van in- en uitschrijven van studenten en de financiële afhandeling van gerelateerde (college)gelden en beurzen. Onze afdeling bestaat verder uit een Front Office, financiële afdeling, admissions en immigration officers en medewerkers diplomawaardering.

Dit breng je mee
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over minimaal HBO werk- denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in bedrijfsvoering en/of Administratieve ICT-processen en systemen.
• Je hebt enkele jaren werkervaring in een functie waarin procesoptimalisatie een rol speelt, ervaring binnen een onderwijsorganisatie is een pré.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taak (B2 niveau volgens het CEFR);
• Je bent in staat om relevante wet- en regelgeving te vertalen naar beleid, processen en systemen;
• Je hebt ervaring met projectmatig werken, durft besluiten te nemen en werkt graag samen en zelfstandig, binnen én buiten het team;
• Je bent open, leergierig en hebt een positieve instelling;
• Je beschikt over de volgende competenties: analytisch vermogen, accuratesse, plannen en organiseren en samenwerken.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke en relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3.382,- en maximaal € 4.484,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding), aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Nienke Keijser, teamleider Studentenadministratie, n.keijser@sea.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot 5 januari 2026, sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.