Management- en office-assistent departement Clinical Sciences

Als Management- en office-assistent maak je deel uit van het secretariaat van het departement Clinical Sciences waaronder het Universitair Dierenziekenhuis valt. Je ondersteunt het managementteam, de dierenartsen, medewerkers in de patiëntenzorg, onderwijs en onderzoek en diverse processen binnen het departement. Je vindt het fijn om op deze unieke locatie (het dierenziekenhuis) te werken en als aanspreekpunt te fungeren. Tevens ben je digitaal goed onderlegd en is het gebruik van AI als ondersteuning niet nieuw voor jou.

Wat ga je doen?
Je werkt nauw samen binnen een klein team waarin samenwerken, flexibiliteit en oplossingsgericht denken centraal staan. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en communicatieve vaardigheden lopen processen soepel en voelen collega’s zich goed ondersteund.

De werkzaamheden houden onder andere het volgende in:

• Beheer van de algemene mailbox en het beantwoorden van vragen.
• Opstellen en verzenden van nieuwsbrieven voor interne communicatie.
• Notuleren van diverse overleggen, zoals bestuurs- of teamleidersvergaderingen.
• Bewaken van actielijsten en vervolgacties vanuit vergaderingen.
• Plannen en beheren van afspraken voor het managementteam.
• Organiseren van vergaderingen, bijdragen aan departementale bijeenkomsten.
• Opstellen, verwerken en archiveren van (personeels)overeenkomsten.
• Administratieve taken met betrekking tot onderzoekscontracten.
• Uitgifte van (locker)sleutels en beheer van piketkamers.
• Administratieve ondersteuning bij hr-processen.
• Ondersteuning van de afdelingen en afdelingshoofden binnen het departement, samen met andere twee collega’s van het secretariaat.
• Verzorgen van diverse bestellingen zoals ICT-middelen, bloemen, kantoorartikelen, etc

Wij zoeken iemand die:

• positief, flexibel, servicegericht en oplossingsgericht is;
• actief meedenkt, zich verdiept in de organisatie en graag verantwoordelijkheid neemt;
• AI en digitale tools inzet om werkzaamheden makkelijker te maken en makkelijk nieuwe software programma's oppakt;
• het fijn vindt om zichtbaar, aanwezig en betrokken te zijn binnen de organisatie;
• uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden heeft en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• nauwkeurig werkt, goed kan plannen en makkelijk schakelt tussen verschillende taken;
• mbo-/hbo-werk- en denkniveau heeft
• enkele jaren ervaring heeft in een soortgelijke functie (bij voorkeur)

• Een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 28 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.057,- tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur. Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Bij de faculteit Diergeneeskunde leiden we de dierenartsen en onderzoekers van de toekomst op, bieden we zorg aan dieren en doen we toonaangevend en maatschappelijk relevant onderzoek. Daar zijn we goed in. We bekijken de wereld door een diergeneeskundige bril en zien dat de gezondheid en het welzijn van dier, mens en omgeving met elkaar verbonden zijn. Door onze kennis te delen en samen te werken, maken we onze positieve impact het grootst. Onze 1500 studenten en 950 medewerkers inspireren en versterken elkaar. Wat ons bindt, is onze bevlogenheid. De wil om vanuit het integrale perspectief de wereld beter te maken.

Bij het departement Clinical Sciences van de faculteit Diergeneeskunde werkt een toegewijd team van professionals van verschillende disciplines. Hierdoor kunnen we de geneeskunde van gezelschapsdieren en paarden tot op het hoogste specialistische niveau uitoefenen en continu verbeteren. Op het departement worden de drie kerntaken patiëntenzorg, onderzoek, en onderwijs met passie vervuld en daar waar mogelijk de verbinding tussen deze drie kerntaken gezocht.

Neem voor meer informatie contact op met Suzanne Reijerink, leidinggevende secretariaat Clinical Sciences via s.r.reijerink@uu.nl.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.