Medewerker administratie & procesondersteuning - team Intellectueel Eigendom

Ben jij een echte regelaar die energie krijgt van orde scheppen, collega’s goed verder te helpen? Vind je het leuk om administratieve processen soepel te laten verlopen en mogelijk te verbeteren? Zoek je een baan om je verder te ontwikkelen en professionaliseren? Dan is dit jouw kans!

Functieomschrijving
Als lid van de afdeling intellectueel eigendom zorg je voor een correcte, tijdige en zorgvuldige uitvoering van uiteenlopende administratieve werkzaamheden. Je ondersteunt collega’s van de afdeling intellectueel eigendom en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en voldoen aan de administratieve kaders en procedures van TU Delft.

Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend. Zo ondersteun je bij financiële administratieve taken, je registreert, archiveert en beheert documenten in het Document Management Systeem (DMS) en stelt op basis daarvan rapportages op. Ook verzorg je postverwerking, agendabeheer en algemene administratieve ondersteuning. Daarnaast coördineer je het verzamelen van handtekeningen, beantwoord je servicevragen van collega’s of studenten en pak je ad-hoc werkzaamheden gestructureerd en professioneel op. Je signaleert knelpunten in administratieve processen en denkt actief mee over verbeteringen.

Je komt te werken in een positief en zelfsturende afdeling binnen het Innovation & Impact Centre van TU Delft met betrokken collega’s die nauw samenwerken met onderzoekers en andere afdelingen. Het team speelt een belangrijke rol in het realiseren van maatschappelijke en economische impact van TU Delft-innovaties.

Deze functie ontstaat ter vervanging van een collega die met pensioen gaat. Je stapt dus in een goed ingerichte rol, met bestaande kennis en ruimte om verder te professionaliseren.

Functie-eisen

• Je hebt een mbo-opleiding in een administratieve richting of een vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Je bent digitaal vaardig en werkt gemakkelijk met Windows en MS Office; nieuwe systemen maak je je snel eigen.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt goed overzicht, ook bij afwisselende werkzaamheden.
• Je communiceert helder en bent servicegericht richting collega’s en andere betrokkenen.
• Je voelt je thuis in een dynamische omgeving met veel verschillende contacten.
• Ervaring met een Document Management Systeem of andere administratieve systemen is een pré; als je dit nog niet kent, leren we je dit graag.
• Goede beheersing van Nederlands én Engels, mondeling én schriftelijk.

TU Delft
De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – Directie Innovation & Impact Centre
Je treedt in dienst bij het Innovation & Impact Centre (I&IC) dat verantwoordelijk is voor valorisatie - naast onderwijs en onderzoek de derde kerntaak van de universiteit. Wij zetten ons in om de kennis en technologie die we bij de TU Delft ontwikkelen ten goede te laten komen aan de maatschappij. Het werk bij I&IC is divers en varieert van advisering op het gebied van onderzoeksfinanciering tot het opzetten van grote publiek-private samenwerkingsverbanden. Ook houden we ons bezig met de ontwikkeling van de TU Delft Campus als innovatie-ecosysteem. We stimuleren ondernemerschap, (inter)nationale samenwerking en strategische planvorming op het gebied van innovatie.

Afhankelijk van je profiel kom je werken op het gebied van onderzoeksfinanciering (zowel NL als EU), intellectueel eigendom, public affairs, corporate innovations, campusontwikkeling, projecten of innovation affairs. Het I&IC is gevestigd midden op de TU Delft Campus, het bruisende innovatie-ecosysteem dat naast de universiteit bijna 300 bedrijven, kennisinstellingen, fieldlabs, (pre-)incubators, restaurants en cafés huisvest. Een inspirerende plek waar je je dagelijks omringt met studenten, onderzoekers, ondernemers en andere innovatieve geesten; allemaal gedreven door dezelfde missie: impact for a better society.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 28,8-32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3382 - €4484 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie
Voor meer informatie over deze vacature kan je contact opnemen met Arzu Lomlu, Formalities Officer & IP Beheerder, via 06-42498371.

Let op: tijdens de looptijd van de vacature kunnen er al gesprekken worden gepland.

Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 11 januari 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Kenneth Heijns.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.