Bestuurssecretaresse Faculteitbestuur

Als bestuurssecretaresse ondersteun je samen met je collega's het faculteitsbestuur met praktische en organisatorische werkzaamheden. Je zorgt voor overzicht en structuur en houdt het serviceniveau hoog. Je kan snel schakelen, beschikt over een hands-on mentaliteit en bent oplossingsgericht. Je werkt dicht bij het bestuurlijke proces en dat is interessant en inspirerend.

Jouw taken

• het bieden van secretariële en administratieve ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering en de decaan, waaronder (complex) agendabeheer
• organiseren, voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen van het Faculteitsbestuur in samenwerking met de secretaris en de collega's op het bestuurssecretariaat
• bewaken van deadlines en afspraken
• zelfstandig verzorgen van interne en externe correspondentie
• het organiseren van diverse evenementen en bijeenkomsten, waarin je een coördinerende voortrekkersrol hebt
• werk je pro-actief mee aan het optimaliseren van interne processen en kan je bijdragen aan VU-brede projecten m.b.t. het werk van secretariaten
• regelen van facilitaire zaken
• bijhouden van het bestuursarchief

• je beschikt over HBO/WO werk- en denkniveau
• je hebt meerdere jaren ervaring in een soortgelijke functie in een complexe organisatie; werkervaring in een academische context is een pre
• je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
• je hebt een goede beheersing van Microsoft Office
• je bent integer: vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk
• je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat zorgvuldig om met reglementen en formele procedures

Je bent dienstverlenend, kunt goed samenwerken in een team en verantwoordelijkheden delen. Hierbij behoud je voortdurend het overzicht, kunt prioriteiten stellen en durft waar nodig beslissingen te nemen, waarbij je het hoofd koel houdt. Kenmerkende eigenschappen in jouw werkhouding zijn oplossingsgerichtheid, nauwkeurigheid en pro-activiteit. Je wilt je graag verder ontwikkelen en nieuwe dingen leren.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.382,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.484,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

Over de afdeling
De functie is ondergebracht binnen het Faculteitssecretariaat, waarin naast de bestuurssecretaresses ook de afdelingssecretaresses van de wetenschappelijke afdelingen zijn ondergebracht, alsmede een financiële medewerker en een HR-ondersteuner.

Welkom bij de faculteit der Rechtsgeleerdheid
Bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Vrije Universiteit Amsterdam leiden we criminologen en juristen op met een scherpe juridische blik én een sterke focus op de maatschappelijke relevantie van het recht. We verzorgen bacheloropleidingen op drie gebieden: Rechtsgeleerdheid, Notarieel recht en Criminologie. Daarnaast hebben we een uitgebreid aanbod aan masteropleidingen en contractonderwijs. Ons onderzoek heeft vaak een internationaal en multidisciplinair karakter.

In onderwijs en onderzoek benutten we de waarde van samenwerking en diversiteit. We stimuleren elkaar om vraagstukken vanuit verschillende perspectieven tegen het licht te houden, om kritisch te denken, een bredere blik te ontwikkelen, en samen tot creatieve juridische oplossingen te komen.

Kom je werken bij Rechtsgeleerdheid? Dan werk je in een actieve en inspirerende academische omgeving. Samen met je collega’s draag je in een prettige werksfeer en collegiale samenwerking bij aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Je werkt samen met ruim 400 medewerkers voor 4.500 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet.

Het overleggen van een diploma maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.