Management en Office Assistent

Als management en office assistent ben jij de onmisbare spil binnen het cluster Plant Developmental Biology. Jij zorgt dat alles soepel loopt: van HR-processen (zoals aanstellen nieuwe medewerkers) en financiële afhandelingen (bewaken van budgetten, declaraties controleren) tot ondersteuning van onderwijs en onderzoek (aanmelding studenten, coördinatie van documentatie in diverse systemen, registreren van publicaties…) en interne projectplanning. Dankzij jouw scherpe blik, proactieve houding en organisatorisch talent blijft ons team soepel draaien en kunnen medewerkers, studenten en gasten op jou rekenen. Daarbij ondersteun jij leidinggevenden, medewerkers en projecten zowel secretarieel-administratief als inhoudelijk, zodat zij hun werk efficiënt en effectief kunnen uitvoeren.

Je draagt bij aan een professionele, toegankelijke en betrouwbare ondersteuning van de dagelijkse bedrijfsvoering. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, gastmedewerkers, studenten en externe partners. Met jouw servicegerichte aanpak houd je overzicht van projectmijlpalen, verbind je processen en signaleer je wat beter kan.

Jouw taken en verantwoordelijkheden als management en office assistent draaien om meerdere categorieën:

• Informatie & communicatie
• Hospitality services
• Administratie
• Procedures & systeemorganisatie
• Projectmanagement en coördinatie

In je werk stem je voortdurend af met verschillende ondersteunende stafrollen, zoals HR, Financiën, IT en Onderwijs, zodat processen goed op elkaar aansluiten en iedereen efficiënt kan werken.

Hier ga je werken
Jij gaat werken binnen een dynamisch cluster (Plant Developmental Biology) van twee leerstoelgroepen: Molecular Biology en Cell and Developmental Biology op de WUR campus. Het cluster (Plant Developmental Biology) onderzoekt de groei, ontwikkeling en aanpassingsvermogen van planten op moleculair en cellulair niveau. Er zijn daarom uitgebreide laboratorium faciliteiten verbonden aan dit cluster waarin ook studenten opgeleid worden. Het cluster heeft daarnaast een divers onderwijs portfolio in verschillende opleidingen binnen WUR.

Het cluster bestaat uit een zeer diverse groep werknemers, van PhD kandidaten tot hoogleraren, met grote variatie van nationaliteiten en culturele achtergronden, welke wordt aangevuld met een net zo diverse, doorstromende groep van studenten. De groep is een sterke sociale eenheid, waar je verder aan kunt bijdragen.

Jij beschikt over de volgende competenties en vaardigheden:

• Sterk in plannen, structureren en prioriteiten stellen.
• Houdt overzicht in een dynamische omgeving met veel parallelle processen.
• Helder en professioneel communiceren, schriftelijk en mondeling.
• Effectief schakelen tussen medewerkers, studenten en externe partners.
• Toegankelijk, proactief en gericht op het ontzorgen van collega’s en gasten.
• Vaardig met administratieve systemen.

Ook beschik jij over de volgende kwalificaties en ervaring:

• Minimaal een Mbo-diploma;
• Je communiceert professioneel in het Engels — zowel mondeling als schriftelijk;
• Kennis van de MS Office programma’s Outlook, Word, Excel, Teams en PowerPoint;
• Ervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren van activiteiten, events of projecten;
• Werkervaring in een vergelijkbare functie is een pré.

In onze internationale werkomgeving wordt steeds meer in het Engels gecommuniceerd. Voor deze functie gaat het om taalniveau C1. Heb je dit niveau nog niet, dan helpen wij je vanzelfsprekend en kun je terecht bij ons taalcentrum Wageningen in’to Language.

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research. Een aantal highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld:

• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof;
• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• uitstekende pensioenregeling via het ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal €3057,- tot maximaal €3985,- bij een volledige werkweek van 38 uur conform CAO Nederlandse Universiteiten (schaal 7). Het betreft een functie tussen 24 - 38 uren. Als het gaat om je contract bieden we in eerste instantie een jaarcontract aan dat – als dat mogelijk is binnen de (bedrijfseconomische) organisatieomstandigheden - bij goed functioneren verlengd kan worden. Uiteraard gaan we graag het gesprek met je aan als hier vragen over zijn.

Wageningen University & Research biedt volop kansen voor groei en ontwikkeling met een sterk intern recruitmentbeleid en uitstekende opleidingsmogelijkheden.

Je werkt op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, in een internationale en open werksfeer. Al 20 jaar op rij zijn wij verkozen tot de "beste universiteit” van Nederland! Een plek dus om trots op te zijn.

De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.600 medewerkers (6.700 fte) en 13.100 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.