Management Office Assistent Communicatie & Marketing en HR

Heb jij secretariële opleiding/ ervaring en houd je het hoofd koel in soms dynamische omstandigheden? Ben je organisatiesensitief, ondernemend, een echte teamspeler en proactieve administratieve duizendpoot? Ben je dienstverlenend ingesteld, kan je zelfstandig werken, en kun je jouw aandacht goed verdelen? En wil je in het nieuwe jaar gaan werken bij een groeiende organisatie met wereldwijde impact en op een prachtige groene campus? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wij zoeken een collega die de twee stafafdelingen Communicatie & Marketing en HR bij de Environmental Sciences Group komt ondersteunen. Als managementassistent heb je een gevarieerd takenpakket binnen een complexe organisatie die de nodige hectiek kent. Je werkt nauw samen met communicatie- en marketingadviseurs en met HR-professionals. De werkzaamheden kennen veel piekmomenten en jij bent degene die het overzicht houdt, met oog voor detail en gevoeligheden die kunnen spelen in bijvoorbeeld de media, bij opdrachtgevers en op het gebied van HR.

In je functie onderhoud je een goede werkrelatie met collega teamassistenten van de andere stafafdelingen: Finance & Control, Juridische zaken/Risk&Compliance. Jullie ondersteunen en vervangen elkaar wanneer nodig, bijvoorbeeld bij grote werkdruk of tijdens vakantieperiodes. De komende jaren stemmen jullie je werkzaamheden steeds beter op elkaar af, waarbij jij zelf ook met verbetervoorstellen komt.

Je zorgt dat je op de hoogte blijft van de laatste stand van zaken rond administratieve processen in de organisatie, niet alleen van de afdelingen Communicatie & Marketing en HR maar ook in algemeen van ESG en WUR. Je weet hoe je gebruik kunt maken van bijvoorbeeld AI in je werk, je draait je hand niet om voor het regelwerk rondom evenementen, en als echte teamspeler steek je graag je handen uit de mouwen wanneer dat nodig is. Je creëert en behoudt overzicht in complexe informatiestromen. Je houdt ervan de puntjes op de "i" te zetten en klantgerichtheid en proactief zijn hoort bij jou! Je bent flexibel en vindt het niet erg om een keer te schuiven met werktijden, bijvoorbeeld vanwege een evenement.

Je taken bestaan onder meer uit:

• Agendabeheer; afhandelen van en correspondentie; verwerken van telefoon- en e-mailverkeer;
• Ondersteunen bij diverse administratieve processen bij de afdelingen C&M en de afdeling HR zoals bestellingen plaatsen en verwerken van facturen,
• Ondersteunen bij evenementen zoals het boeken van zalen en catering, registreren en ontvangst van deelnemers en sprekers, actueel houden van draaiboeken, interne berichtgeving, nazorg aan deelnemers en sprekers;
• Boeken van reizen, ondersteunen bij onkostendeclaratie, bestellen van kantoorartikelen en ‘lief en leed’ voor de overige teamleden;
• Ondersteunen bij het openstellen van vacatures en de administratie van de werving van personeel.

Jij hebt:

• Je hebt een afgeronde secretariële opleiding en/of aantoonbare werkervaring op secretarieel gebied;
• Je bent mensgericht en sociaal en vindt het leuk om de “spin in het web” te zijn; je levert graag een bijdrage aan de sfeer en het werkplezier op de afdeling;
• Goede digitale vaardigheden; Microsoft Office kent geen geheimen voor jou (met name Teams, Outlook, Word en Excel) en je weet hoe je efficiënt gebruik maakt van AI (of bent bereid dit te leren)
• Je communiceert duidelijk en zorgt voor de juiste informatieverstrekking en terugkoppeling over lopende werkzaamheden;
• Je kunt je werk goed organiseren, weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden, raakt niet snel gestrest en durft te vragen;
• Je bent flexibel, integer, zorgvuldig, leergericht, proactief en je levert graag kwaliteit;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed (mondeling en schriftelijk, niveau B2) en je hebt uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden.

In onze internationale werkomgeving wordt steeds meer in het Engels gecommuniceerd. Voor deze functie gaat het om het Nederlands en Engels op B2 niveau. Heb je dit niveau nog niet, dan helpen wij je vanzelfsprekend en kun je terecht bij ons taalcentrum Wageningen in’to Language .

Je ziet dat er voldoende uitdagingen voor jou liggen. Deze uitdagingen kunnen ook als ontwikkelmogelijkheden gezien worden. Mocht jij dus nog niet het track-record hebben dat in de vacature wordt gevraagd, maar wél solide werkervaring hebben, dan willen we jou ook graag uitnodigen om te solliciteren.

Hier ga je werken
ESG bestaat uit het Departement Omgevingswetenschappen met 21 Leerstoelen en Wageningen Environmental Research (WENR) met 19 teams. Dit is het onderzoekinstituut op het gebied van onze leefomgeving en het duurzaam gebruik ervan: kennis van water, natuur, bos, milieu, bodem, landschap, klimaat, landgebruik en recreatie.

Het Communicatie en Marketingteam bestaat uit 5 collega’s en het HR-team uit 11 collega’s. De nadruk van je werk ligt bij het C&M-team (16 uur) en daarnaast werk je voor het HR- team (8 uur). Je werkplek is bij het C&M-team en je wordt aangestuurd door zowel het Hoofd C&M als het Hoofd HR. Je verdeelt deze uren bij voorkeur over minimaal 4 werkdagen.

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research. Highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld:

• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• de mogelijkheid om door meer te werken, maximaal 40 uur per week, extra compensatie uren op te bouwen;
• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 4%;
• uitstekende pensioenregeling via ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van maximaal € 3.567,- bij een volledige werkweek van 36 uur conform CAO (schaal 6). De aanstelling voor deze functie is 24 uur in de verschillende teams te vervullen. We bieden je een tijdelijk contract aan voor de duur van één jaar. Uiteraard gaan we graag het gesprek met je aan als hier vragen over zijn.

Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer.

Je gaat werken op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, en op een universiteit die voor de 20e achtereenvolgende keer is gekozen tot de "beste universiteit” van Nederland.

De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.600 medewerkers (6.700 fte) en 13.100 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.