Projectadministrateur (2 vacatures)

Maak impact met heldere projectadministratie in onderzoek
Word jij enthousiast van verandering, professionalisering en samenwerken? Onze afdeling, inmiddels 21 collega’s sterk is volop in ontwikkeling. We brengen meer helderheid aan in de rolverdeling tussen projectadministrateur en projectcontroller, zodat iedereen kan doen waar hij of zij goed in is. Zo verhogen we samen de kwaliteit en efficiëntie van onze dienstverlening.
Jij past goed in ons team als je een glimlach krijgt van verbeteren, hard werken niet schuwt en het net zo belangrijk vindt om tijd te maken voor informele contacten met collega’s.

Jouw functie
Als Projectadministrateur ben je de hoeder van onze administratie en zorg jij dat de (financieel-) administratieve kant van onze onderzoeksprojecten staat als een huis. Je werkt hierbij nauw samen met de projectcontrollers en hebt contacten met o.a. projectleiders, onderzoekers en andere collega’s in de projectketen. Jij borgt tijdige, juiste en volledige vastlegging en draagt bij aan het voldoen aan interne richtlijnen en externe subsidievoorwaarden (bijv. NWO, EU).
 

Wat ga je doen?

• Inrichten en voeren van projectadministraties voor onderzoeksprojecten; je bewaakt budgetten, signaleert (dreigende) overschrijdingen en verzorgt de administratieve afhandeling van boekingen.
• Voorbereiden en opstellen van: (tussen)rapportages, voor- en nacalculaties en financiële verantwoordingen ten behoeve van de interne verantwoording en de externe verantwoording aan subsidieverstrekkers.
• Verzamelen, controleren, coadderen en registreren van gegevens; je zorgt voor juiste, tijdige en volledige projectdossiers en informatiebestanden.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen over de (project)administratie, tijdschrijven en gebruikers wegwijs maken in administratieve procedures en systemen.
• Ondersteunen bij het opstellen van projectbegrotingen, maken van prognoses en meerjarenramingen.
• Bewaken van de realisatie en signaleren over bijsturing d.m.v. heldere overzichten.
• Bijdragen aan periodeafsluitingen en leveren van specificaties/toelichtingen voor (onderdelen van) de jaarrekening en externe audits op projectniveau.
• Meedenken over het optimaliseren van processen, sjablonen en werkinstructies binnen de projectadministratie; waar nodig help je bij het doorvoeren van verbeteringen in de administratieve organisatie en systemen.

Heldere rolverdeling
Jij (projectadministrateur): voert de projectadministratie, zorgt voor correcte vastlegging, bewaking en verantwoording; onderhoudt operationele contacten met collega’s en over administratieve zaken.
Projectcontroller: adviseert over tactische/strategische (financiële) keuzes, doet analyses op projecten- en portefeuilleniveau, bewaakt kaders en is op financieel gebied sparringpartner voor projectleiders en projectpartners. 
Samen dragen jullie bij om financieel in control te zijn: jij op de uitvoering & dossiervorming, de projectcontroller op sturing & besluitvorming.

1. Een MBO+/HBO-achtergrond in een financieel‑economische richting.
2. Ervaring met financiële projectadministratie (bij voorkeur in onderzoek/onderwijs of met subsidieregelingen).
3. Ervaring met SAP of een soort gelijk programma en je bent in staat een ander financieel systeem je snel eigen te maken.
4. Je kunt goed omgaan met een vraagbaakfunctie.
5. Zelfstandig of in teamverband werken, het gaat je beide goed af. Samen met jouw collega’s ga je voor werkplezier en het beste resultaat.
6. Je bent vanzelfsprekend accuraat, proactief en weet wat er binnen de afdeling en rondom de voor jouw relevante projecten speelt.
7. Je bent stressbestendig en kunt goed omgaan met de dynamiek van werken voor projecten en deadlines.
8. Je herkent kansen voor verbetering en neemt graag initiatief.
9. Snel schakelen is voor jou geen probleem, je bent flexibel en klantgericht.
10. Hoofd- en bijzaken onderscheid je goed en je kunt prioriteiten stellen.
11. Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift.

Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving:

• Dienstverband van 0,7 – 1 fte (28-40 uur per week).
• Salaris tussen €3.057 – €4.484 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (UFO-profiel administrateur 3, salarisschaal 8, aanloopschaal 7). Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante werkervaring.
• Dit is een vacature voor een positie conform artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden. Indien je naar het oordeel van de werkgever goed functioneert, er sprake is van voortzetting in dezelfde functie en van gelijke financiële en organisatorische omstandigheden, krijg je hierna een vast contract.
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Ruim 8 weken vakantie
• Hybride werken met thuiswerkvergoeding (€2 p/dag) en internetvergoeding (€25 p/maand).
• Vergoeding duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV.
• Keuzemodel voor extra verlof, pensioen, fiets of personal training.
• Pensioen via ABP.
• Ruim opleidingsaanbod: persoonlijke ontwikkeling, leiderschap, onderwijs, onderzoek of taalcursussen.
• Inclusieve werkcultuur: iedereen welkom, gelijke kansen.
• Groen gelegen campus met goede OV-bereikbaarheid.

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten.

Tilburg University is een academische, inclusieve en betrokken gemeenschap. Samen met bijna 3.000 medewerkers zetten wij ons in voor een brede welvaart, duurzaam en voor iedereen. Voor de generaties van nu en later. We ontwikkelen en delen kennis voor de behoeften van mensen en onze maatschappij. Zo dragen we bij aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken en helpen we de samenleving vooruit.

Onze 19.500 studenten van 110 nationaliteiten leiden we op tot verantwoordelijke leiders met kennis, kunde en karakter. Met ons onderwijs en onderzoek naar een brede welvaart zetten we extra in op thema’s als mentale en preventieve zorg, een inclusieve arbeidsmarkt, de energietransitie en digitalisering.

Over divisie Finance & Control

Over Finance & Control

De divisie F&C is een van de zeven divisies binnen University Services. Finance & Control voorziet het bestuur en management van Tilburg University van deskundig advies bij het nemen van weloverwogen beslissingen om gestelde doelen op efficiënte wijze te bereiken. F&C bestaat uit vijf afdelingen: Policy Staf, Business Control, Finance Service Center, Project Control, en IRAP. Bij F&C werken gedreven, betrokken en deskundige professionals. De divisie wordt aangestuurd door de directeur F&C.

Over Project Control

Onderzoek vraagt om ruimte voor ideeën én om heldere financiële kaders. De afdeling Project Control draagt bij aan succesvolle onderzoeksprojecten door te zorgen voor financiële sturing, beheersing en transparantie binnen Tilburg University. Als sparringpartner van wetenschappers bieden we advies en begeleiding bij het opzetten, uitvoeren en verantwoorden van projecten.

We beheren momenteel meer dan 350 lopende projecten en verwerken jaarlijks ongeveer 250 nieuwe projectaanvragen. Dankzij onze ondersteuning houden onderzoekers grip op budgetten, planning en verplichtingen, zodat wetenschappelijke ambities optimaal tot hun recht komen

Meer weten?

Wil je meer weten voordat je solliciteert? Neem gerust contact op met Pascalle Luisterburg, afdelingshoofd Projectcontrol op 031-646780768 of p.l.m.luisterburg@tilburguniversity.edu.