Adviseur Informatie- en Archiefbeheer

Ben jij degene die meedenkt met de organisatie en de dagelijkse informatiebeheervragen weet te vertalen naar werkbare adviezen en oplossingen? Iemand die het een uitdaging vindt om met de handen uit de mouwen de informatiehuishouding op orde te brengen en klaar te stomen voor de toekomst?

Tilburg University verwerkt veel informatie, in de primaire processen rondom onderwijs en onderzoek en op het gebied van bedrijfsvoering. Deze informatie is ondergebracht in diverse informatiesystemen die moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Deze informatie op de juiste manier beschikbaar maken en archiveren is belangrijk en noodzakelijk. De ontwikkelingen op het gebied van (digitaal) informatiebeheer gaan heel snel, en Tilburg University moet haar informatiehuishouding in lijn brengen met deze ontwikkelingen. Jij vormt hierbij de cruciale factor.

Jouw functie
Het betreft een functie in een vakgebied dat volop in ontwikkeling is. Om het huidige informatie- en archiefbeheer te verbeteren, is het noodzakelijk om procedures en werkinstructies te ontwikkelen en te implementeren binnen alle organisatieonderdelen. Tilburg University is sinds 2024 gestart met een meerjarenprogramma voor verbetering van het informatie-en archiefbeheer en heeft een nieuw team Informatie- en Archiefbeheer (IAB) geformeerd. Ter versterking van dit team zoeken we een enthousiaste adviseur informatie- en archiefbeheer die energie krijgt van het realiseren van digitaal informatie- en archiefbeheer voor Tilburg University. Je werkt hiervoor nauw samen met je collega's binnen het team en met o.a. architecten, functioneel beheerders, privacy officers, informatiemanagers en security officers. Je zorgt voor de kaders in de vorm van richtlijnen, creëert bewustzijn en ondersteunt de organisatie als adviseur op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Je hebt vakkennis, ervaring met projectmatig werken en je weet betrokkenen inhoudelijk mee te krijgen in veranderingen. Je bent in staat om jouw kennis over te dragen en trainingen te geven.

Jouw werkzaamheden

• Je stelt procedures en werkinstructies op en je ondersteunt de organisatie bij de implementatie hiervan;
• Je adviseert de organisatie op het gebied van informatiebeheer op tactisch en operationeel niveau;
• Je creëert draagvlak en bewustzijn in de organisatie voor integraal informatiebeheer en digitaal werken;
• Je bent samen met je collega’s aanspreekpunt en vraagbaak voor vraagstukken m.b.t. (digitaal) informatie- en archiefbeheer. Je begeleidt hierbij de organisatie in het digitaal werken in werkprocessen en bijbehorende applicaties;
• Je bewaakt dat we de interne procedures en kaders van duurzame toegankelijkheid van informatie naleven. Hierbij stel jij de verklaringen van vernietiging en overbrenging op.
• Je participeert als projectdeelnemer en adviseur bij projecten op het gebied van informatie- en archiefbeheer;
• Je werkt mee aan de implementatie van een nieuw DMS/RMA, waarbij het model documentair structuurplan van SDU Vind (i-Navigator) als uitgangspunt dient en is aangepast aan het procesmodel van Tilburg University;
• Je adviseert eindgebruikers over de inrichting van het DMS en verzorgt trainingen;
• Je handelt zoekvragen naar materiaal uit het papieren archief af.

Jouw profiel

• Je beschikt over HBO/WO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal een jaar aantoonbare ervaring in het vakgebied van (documentair) informatiemanagement, met kennis van wet- en regelgeving zoals Archiefwet en AVG.
• Het is een pré als je ervaring hebt in het onderwijsdomein en als je relevante opleidingen hebt op het gebied van DIV, informatie- en archiefbeheer zoals SOD I en II, LARM of een vergelijkbare opleiding.
• Je beschikt over aantoonbaar analytisch vermogen: je kunt complexe vraagstukken snel doorgronden, hoofd- en bijzaken onderscheiden en problemen benaderen vanuit meerdere disciplines. In eerdere functies heb je laten zien hoe je deze analyses vertaalt naar heldere adviezen en concrete oplossingen.
• Je hebt ervaring met het adviseren van gebruikers over informatie- en archiefbeheer en weet hen actief mee te nemen in het juist toepassen van richtlijnen en werkwijzen. Daarbij handel je doortastend en resultaatgericht, ook wanneer belangen uiteenlopen.
• Je neemt initiatief om het informatie- en archiefbeheer te verbeteren en kunt laten zien hoe jouw proactieve en innovatieve aanpak heeft bijgedragen aan duurzame veranderingen binnen een organisatie.

Ons aanbod
Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving:

• Een functie op basis van 0,8 – 1,0 fte (32 – 40 uur per week).
• Een salaris van minimaal € 3.708,- en maximaal € 5.538,- bruto per maand (schaal 9 of 10) bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Beleidsmedewerker 4 of 5, afhankelijk van kennis en ervaring. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante werkervaring.
• Dit is een vacature Ondersteunend en Beheerspersoneel (OBP): voor een positie conform artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden. Indien je naar het oordeel van de werkgever goed functioneert, er sprake is van voortzetting in dezelfde functie en van gelijke financiële en organisatorische omstandigheden, krijg je hierna een vast contract.
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Ruim 8 weken vakantie.
• De mogelijkheid om deels op de campus en deels thuis te werken met een thuiswerkvergoeding van €2 per dag.
• Vergoeding van duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV.
• Een maandelijkse internetvergoeding van €25.
• Een keuzemodel waarin je arbeidsvoorwaarden uitruilt voor bijvoorbeeld extra verlof, meer pensioen, een fiets of personal training bij ons Sports Center.
• Een pensioen bij ABP; het grootste Nederlandse pensioenfonds.
• Trainingen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, leiderschap, onderwijs en onderzoek. Of een taalcursus bij ons Language Center.
• Een werkcultuur waarin we verschillen omarmen, iedereen welkom is en gelijke kansen krijgt.
• Een bruisende campus in een groene omgeving die goed bereikbaar is met het OV.

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten.

Tilburg University is een academische, inclusieve en betrokken gemeenschap. Samen met bijna 3.000 medewerkers zetten wij ons in voor een brede welvaart, duurzaam en voor iedereen. Voor de generaties van nu en later. We ontwikkelen en delen kennis voor de behoeften van mensen en onze maatschappij. Zo dragen we bij aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken en helpen we de samenleving vooruit.

Onze 19.500 studenten van 110 nationaliteiten leiden we op tot verantwoordelijke leiders met kennis, kunde en karakter. Met ons onderwijs en onderzoek naar een brede welvaart zetten we extra in op thema’s als mentale en preventieve zorg, een inclusieve arbeidsmarkt, de energietransitie en digitalisering.

Over Library & IT Services

Je gaat aan de slag bij Library & IT Services (LIS), een divisie die is opgedeeld in de volgende onderdelen: Universiteitsbibliotheek, IT-dienstverlening, IT-vernieuwing, Project & Informatievoorziening (P&I) en CIO office. LIS werkt met circa 180 betrokken professionals aan het onderhouden, verbeteren en moderniseren van zowel de bibliotheek- als IT-omgeving van de gehele universiteit. We doen dit vanuit een gedegen en gedragen visie op digitalisering naar de toekomst. De Universiteitsbibliotheek biedt een stimulerende studie-omgeving en biedt wetenschappers en studenten state-of-the-art wetenschappelijke informatie. 

Omdat binnen Tilburg University gewerkt wordt in 3 domeinen (Onderzoek, Onderwijs, Bedrijfsvoering) wordt er integraal en nauw samenwerkt met faculteiten en andere universitaire diensten. Dit geeft focus en vereist dat je doelgericht kunt samenwerken in een keten. We streven ernaar om gezamenlijk tot de beste oplossingen te komen voor de organisatie, binnen de vastgestelde spelregels van Tilburg University. Dit dynamische proces vraagt om een flexibele mindset en lef, zodat LIS die betrouwbare dienstverlener en gesprekspartner is voor de gehele universitaire gemeenschap. 

Over Projecten en Informatievoorziening

Je wordt onderdeel van de afdeling P&I. Als afdeling fungeren we als brugfunctie tussen de business en IT. Zo vertalen we de wensen van de business naar concrete veranderingen in het IV/IT landschap en helpen bij de realisatie daarvan. De afdeling bestaat uit verschillende disciplines. Naast informatie- en archiefbeheer zijn dit informatiemanagement, business analyse, functioneel beheer, procesbeheer, domeinarchitectuur en projectmanagement.

Meer weten?

Wil je meer weten voordat je solliciteert? Neem gerust contact op met Mark Snijders op 06-11953439 of m.a.h.snijders@tilburguniversity.edu.