Medewerker Studentzaken

Medewerker Studentzaken
Bij de dienst Onderwijs en Studentzaken (OSZ) van de faculteit Geesteswetenschappen, zijn we voor onze locatie in Leiden op zoek naar een proactieve en enthousiaste collega!

De functie
Als je op kantoor werkt, begin je de dag met een goede koffie, neem je het werk door met je collega’s en ga je met energie aan de slag. Afhankelijk van het moment in het jaar besteed je tijd aan de ondersteuning van specifieke onderdelen van het onderwijsproces. Daarnaast ben je in deze functie altijd verantwoordelijk voor de coördinatie van een kernproces. Je kunt dan denken aan het afstuderen, bindend studieadvies, roostering, tentamenorganisatie, evaluaties etc. Ook ben je samen met je collega’s betrokken bij het organiseren van evenementen zoals buluitreikingen en voorlichting aan zittende studenten.
De dienst is onlangs gestart om via het verbeteren van de processen het werk (nog) beter te stroomlijnen en zo de kwaliteit van het werk verder te optimaliseren. Als Medewerker Studentzaken kun je meedenken bij het inrichten van processen en het inrichten van procedures waar je vanuit je functie mee te maken hebt. Vind je het leuk om deel te zijn van een dynamisch team dat zich op dit moment verder aan het ontwikkelen is en herken jij je in het onderstaande profiel? Dan maken wij graag kennis met jou!

Profiel
De kwaliteiten waar we naar op zoek zijn:

• Je bent georganiseerd, zelfstandig en je kan ook onder tijdsdruk goed overzicht houden;
• Je kunt zelfstandig werken, maar houdt ook van werken in teamverband;
• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau en bij voorkeur hbo werk- en denkniveau;
• Je vindt het leuk om met verschillende computerapplicaties te werken en hebt deze snel onder de knie;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel mondeling als schriftelijk;
• Je hebt een efficiënte en accurate werkhouding en organisatiesensitiviteit;
• Werkervaring in het (hoger) onderwijs is een pre, passie voor werken in een dynamische onderwijsomgeving is een must.
• Flexibele, opgewekte en servicegerichte instelling

Je kernwerkzaamheden, afhankelijk van het moment in het jaar:

• Ondersteuning afstudeerproces: controle studieprogramma van studenten via het studentinformatiesysteem uSis. Dit in samenwerking met het Ambtelijk secretariaat examencommissies;
• Baliediensten voor de onderwijsadministratie
• Vakinschrijvingen: daarbij ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning en het monitoren van het inschrijfproces;
• Informatievoorziening: beantwoorden van vragen van studenten en docenten over uiteenlopende onderwijszaken zowel per mail als telefoon;
• Ondersteuning van het onderwijs: zaalaanvragen, studiegidsen en opleidingswebsites;
• Het leveren van extra inzet op de andere grote processen als de tentamenorganisatie, het diplomeringsproces en het evaluatieproces
• Afstemming met onderwijscoördinatoren en studieadviseurs over student gerelateerde administratieve zaken/kwesties, waaronder studenten met een functiebeperking;
• Archivering: studentendossiers en de toetsdossiers van docenten

De faculteit Geesteswetenschappen
De Faculteit is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto ‘Bij ons leer je de wereld kennen’ brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Met 930 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 25 bacheloropleidingen voor ongeveer 8.000 studenten vanuit de vestigingen in Leiden en Den Haag. Meer informatie hierover op de website van Geesteswetenschappen.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Dit bieden wij
Je krijgt een tijdelijk dienstverband van zes maanden in het kader van zwangerschapsvervanging, conform de CAO Nederlandse Universiteiten (artikel 2.3.6). De aanstelling heeft een omvang van 0,6–0,8 fte.
Het bijbehorende UFO-profiel is Medewerker Studentzaken 3.
Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, tussen € €3057,- en €3985,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (schaal 7)

De Universiteit Leiden kent goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Meer informatie?
Ben jij enthousiast geworden door bovenstaande beschrijving, maar wil je nog wat meer informatie over de inhoud van de functie? Neem dan contact op met Suzanne Kommer, teamleider onderwijsondersteuning via s.e.kommer@hum.leidenuniv.nl

Solliciteren
Ben je geïnteresseerd? Solliciteer dan via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan de sollicitatiepagina. Je motivatiebrief en CV kun je tot en met 1 maart 2026 inzenden.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid