Management/Office assistent

Wij zoeken een collega die bruist van enthousiasme, service hoog in het vaandel heeft staan en belang hecht aan het werken in teamverband. Iemand die niet wacht tot het probleem zich aandient, maar proactief meedenkt en de handen uit de mouwen steekt om de medewerkers van het departement verder te helpen. Word jij blij van een dynamische werkomgeving, waarin jouw inzet direct impact heeft? Dan pas jij mogelijk bij ons departement!

Jouw functie
Als managementassistent maak je deel uit van het supportteam van het departement Communicatie en Cognitie — een departement binnen Tilburg School of Humanities and Digital Sciences met zo’n 100 medewerkers. Jij bent samen met jouw collega’s van het supportteam het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en externe contacten. Jouw werk is cruciaal: jij bent de verbindende factor binnen het departement, waar onderwijs, onderzoek en administratie samenkomen. Het betreft een veelzijdige functie met taken rondom algemene ondersteuning,  onderwijs en onderzoeksprojecten.

In grote lijnen bestaat dit veelzijdige takenpakket uit:

• Je bent het eerste aanspreekpunt van medewerkers, en helpt ze verder op weg.
• Voeren van (complex) agendabeheer en het inplannen van bijeenkomsten en vergaderingen.
• Het beheren van verschillende soorten budgetten en het leveren van een bijdrage aan rapportages.
• Bijdragen aan de verbetering van bestaande administratieve procedures, processen en systemen. 
• Werkzaamheden rondom de in- en uitstroom van medewerkers.
• Notuleren bij vergaderingen, en het verwerken en (schriftelijk) verwoorden van inhoudelijke onderwerpen, feiten, standpunten en conclusies.
• Organiseren van meetings en events en de ondersteuning bij de voorbereiding van programma’s.
• Actueel houden van informatie op bijvoorbeeld de website en MS Teams, het verzamelen van content voor de interne nieuwsbrief.
• Plaatsen van bestellingen (denk aan kantoorartikelen, catering en boeken) en aanvragen van facilitaire ondersteuning (denk aan schoonmaak, reparaties etc.). 
• Administratieve ondersteuning bij onderwijs en onderzoek.
• Je levert een bijdrage aan de vertaling van universiteitsbeleid naar het departement. 

Jouw kwalificaties

• Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau
• Je beheerst de Nederlandse taal en daarnaast de Engelse taal (minimaal CEFR-niveau B2) in woord en geschrift.
• Je bent bereid om de werkzaamheden op de campus uit te voeren; incidenteel thuiswerken is mogelijk als de werkzaamheden of situatie dit toelaten.
• Je weet goed je weg te vinden in programma’s als, MS Teams en Outlook en bent in staat om diverse digitale systemen je snel eigen te maken.
• Je hebt ervaring met het bijhouden van eenvoudige financiële administraties in Excel (zoals het bijwerken van budgetten).

Jouw profiel

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, je loopbaan, je team en beschikt over goede zelfkennis. 
• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving.
• Je schakelt snel, speelt in op onverwachte situaties en weet ook in hectische situaties de rust te bewaren. Het is belangrijk dat de Managementassistent inzicht heeft in de omgeving, je bent je bewust van de interne verhoudingen en weet in communicatie de juiste toon te raken naar collega's, leidinggevenden en externe relaties.
• Je ziet het als een uitdaging om structuur aan te brengen en op proactieve wijze te ondersteunen zodat collega’s bij jou aan één woord genoeg hebben.
• Onze voorkeur gaat in verband met de bezetting van het team uit naar een beschikbaarheid op dinsdag, donderdag (ochtend of middag) en vrijdag.

Ons aanbod
Tilburg University biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden in een prettige werkomgeving:

• Dienstverband met een omvang van 0,5 fte (20 uur per week). Verlenging is afhankelijk van financiële en organisatorische omstandigheden.
• Salaris tussen €3.057 en €3.985 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (UFO-profiel Management/Office assistent 2, salarisschaal 7). Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek die uitgaat van relevante werkervaring.
• Dit is een vacature voor een positie conform artikel 2.3 lid 1 CAO NU. Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden.
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Ruim 8 weken vakantie
• Hybride werken met thuiswerkvergoeding (€2 p/dag) en internetvergoeding (€25 p/maand).
• Vergoeding duurzaam woon-werkverkeer: wandelen, fietsen en OV.
• Keuzemodel voor extra verlof, pensioen, fiets of personal training.
• Ruim opleidingsaanbod: persoonlijke ontwikkeling, leiderschap, onderwijs, onderzoek of taalcursussen.
• Inclusieve werkcultuur: iedereen welkom, gelijke kansen.
• Groen gelegen campus met goede OV-bereikbaarheid.

Kijk voor meer informatie op onze website en in de CAO Nederlandse Universiteiten.

Tilburg University is een academische, inclusieve en betrokken gemeenschap. Samen met bijna 3.000 medewerkers zetten wij ons in voor een brede welvaart, duurzaam en voor iedereen. Voor de generaties van nu en later. We ontwikkelen en delen kennis voor de behoeften van mensen en onze maatschappij. Zo dragen we bij aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken en helpen we de samenleving vooruit.

Onze 19.500 studenten van 110 nationaliteiten leiden we op tot verantwoordelijke leiders met kennis, kunde en karakter. Met ons onderwijs en onderzoek naar een brede welvaart zetten we extra in op thema’s als mentale en preventieve zorg, een inclusieve arbeidsmarkt, de energietransitie en digitalisering.

Tilburg School of Humanities and Digital Sciences

Onderzoek en onderwijs aan de Tilburg School of Humanities and Digital Sciences (TSHD) heeft een unieke focus op de mens in de context van de globaliserende digitale samenleving, op de ontwikkeling van kunstmatige intelligentie en interactieve technologieën, op de impact ervan op communicatie, cultuur en maatschappij, en op morele en existentiële uitdagingen die zich voordoen.

Binnen het Department Communication en Cognitie (DCC) wordt onderzoek gedaan naar de cognitieve en sociale aspecten van (digitale) communicatie. Er werken ongeveer 80 onderzoekers/docenten en 25 promovendi/junior onderzoekers. De afdeling is verantwoordelijk voor een succesvol bachelor- en masterprogramma Communicatie- en Informatiewetenschappen. Binnen dit programma kunnen studenten drie tracks volgen: Bedrijfscommunicatie en Digitale Media, Communicatie en Cognitie, en New Media Design.

Meer weten?

Wil je meer weten voordat je solliciteert? Neem gerust contact op met Dilek Kocabiyik op D.A.Kocabiyik@tilburguniversity.edu.