Office-Assistent Ombudsfunctionaris (0,5 fte)

Zoek jij een rol waarin je organisatorisch sterk moet zijn en ruimte krijgt om mee te denken, te verbeteren en initiatief te nemen? Dan is dit misschien wat voor jou. Dit is geen klassieke ondersteunende functie, maar een positie met impact!

Vanuit een onafhankelijke en gezaghebbende positie is onze Ombudsfunctionaris beschikbaar voor medewerkers en studenten voor vragen en (vertrouwelijke) meldingen op gebied van sociale veiligheid en integriteit. Hij luistert, geeft advies, kan doorverwijzen en bemiddelen maar kan ook besluiten een onderzoek in te stellen.

Als zijn assistent zorg je er niet alleen voor dat alles soepel verloopt, je helpt ook mee om het Ombuds Office verder te professionaliseren en zichtbaar te maken binnen de organisatie. Je draagt met jouw werk direct bij aan een veilige werk- en studieomgeving voor medewerkers en studenten.

Functieomschrijving
Als Office-Assistent ben je een onmisbare schakel binnen het Ombuds Office. Je bewaakt overzicht, structuur en voortgang en zorgt dat vertrouwelijke informatie zorgvuldig wordt verwerkt. Je ondersteunt bij analyses en onderzoeken en helpt bij het organiseren van bijeenkomsten en communicatie.

Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en studenten die contact zoeken met de Ombudsfunctionaris. Dat vraagt om toegankelijkheid, tact en integriteit, maar ook om stevigheid en professioneel oordeel.

Naast je organisatorische rol krijg je ruimte om mee te denken over hoe processen slimmer, efficiënter of duidelijker kunnen. Je signaleert waar verbetering mogelijk is en draagt ideeën aan. Je helpt meebouwen aan een goed functionerend, professioneel en zichtbaar Ombuds Office.

De omgeving is dynamisch en soms complex. Je schakelt gemakkelijk tussen vertrouwelijke gesprekken, administratieve precisie en inhoudelijke ondersteuning. Vanwege de onafhankelijke positie van het Ombuds Office verricht je geen andere werkzaamheden binnen de EUR.

Concreet bestaan je belangrijkste werkzaamheden uit:

• Bewaken van planning, voortgang en overzicht
• Beheren van mailboxen en vertrouwelijke correspondentie
• Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en studenten
• Zorgvuldig registreren, structureren en analyseren van meldingen
• Voorbereiden en ondersteunen bij analyses en onderzoeken
• Bijwonen en vastleggen van gesprekken
• Organiseren van bijeenkomsten
• Meedenken over verbetering van processen en interne zichtbaarheid
• Voorbereiden van en meewerken aan analyses en onderzoeken

Wij zoeken een creatieve, gedreven, zelfstandige professional die:

• Organisatorisch sterk en nauwkeurig is
• Integer en discreet omgaat met gevoelige informatie
• Communicatief vaardig is in Nederlands en Engels (minimaal C1)
• HBO werk- en denkniveau heeft
• Proactief werkt en eigenaarschap neemt
• Ideeën durft aan te dragen en processen helpt verbeteren
• Uitstekend overweg kan met Microsoft Office

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo snel als mogelijk. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.382 en € 4.484 bruto per maand Schaal 8, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam. De functie heeft een omvang van 0,5 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Faculteit / Instituut / Dienst
De Ombudsfunctionaris werkt onafhankelijk en valt dan ook niet onder een specifieke faculteit of dienst.

Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl.

Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Wico Verbaan via wico.verbaan@eur.nl of via 06-41813480.