Office Manager Bestuurssecretariaat

Ben jij een betrouwbare verbinder en organisator en krijg je er energie van om alles op rolletjes te laten lopen? Dan is deze baan voor jou!

Dit ga je doen
Het ‘Team Bestuur’ van FSW zoekt een enthousiaste en betrouwbare spin in het web voor onze warme en informele werkomgeving. Als spil tussen bestuur en ondersteuning kunnen we het zorgeloos aan jou overlaten om de zaken op rolletjes te laten lopen. Je beheert niet alleen de agenda van de decaan, maar houdt het overzicht over een complexe bestuurlijke planning, waarin jij creatieve oplossingen vindt voor plotselinge uitdagingen.

Daarnaast geef je leiding aan het secretariaat: je coördineert de werkzaamheden, ziet waar het beter kan en inspireert je team tot verdere ontwikkeling. Ook pak je uiteenlopende ondersteunende, administratieve en inhoudelijke taken en projecten op. Je werkt nauw samen met het hechte team Bestuursondersteuning, waar het secretariaat onderdeel van uitmaakt, en het faculteitsbestuur en -bureau.

• Je bent de eerst verantwoordelijke voor de agenda van de decaan, bewaakt de planning van de bestuurlijke vergaderstructuur binnen de faculteit en neemt de lead in het organiseren van vergaderingen en evenementen. Je bent beheerder van het bestuurlijke archief en een aantal administratieve processen en ondersteunt regelmatig een interessant project of programma. Je werkt nauw samen met het faculteitsbestuur, de secretarissen in het team Bestuurs-ondersteuning, de andere collega’s in de faculteit en het Bestuursbureau van de universiteit.
• Je geeft leiding aan de secretariële ondersteuning (met jou erbij drie medewerkers), bent het eerste aanspreekpunt voor het team en houdt de prioriteiten en de voortgang in de gaten. Je bent verantwoordelijk voor de werkverdeling, continuïteit en doorontwikkeling van het team.
• Als Office Manager ben je een van de gezichten van het faculteitsbestuur en het bureau. Je bent een warme verbinder, bent op de hoogte van wat er speelt en onderhoudt interne en externe relaties. Je organiseert periodiek overleg met de secretariaten van onze vijf instituten en stimuleert kennisdeling, ontwikkeling en uniformering van werkprocessen.

Hier ga je werken
De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen. Bezoek onze website voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden.

Het faculteitsbureau bestaat uit 9 afdelingen die de bestuurlijke, beleidsmatige, bedrijfsvoerende en logistieke processen binnen de faculteit ondersteunen.

De faculteit als geheel wordt bestuurd door het faculteitsbestuur, ondersteund door het faculteitsbureau, dat bestaat uit negen afdelingen die de bestuurlijke, beleidsmatige, bedrijfsvoerende en logistieke processen binnen de faculteit faciliteren. De afdeling Bestuursondersteuning is een kleine en hechte afdeling waar naast het secretariaat ook de bestuurssecretaris (jouw leidinggevende), een secretaris en de griffier van faculteitsbestuur en faculteitsraad deel van uitmaken. De afdeling ondersteunt het faculteitsbestuur en -bureau en zorgt ervoor dat het bestuur zich kan concentreren op hun taken en verantwoordelijkheden. We onderhouden hierbij nauwe relaties met de centrale diensten en het college van bestuur van de universiteit, het faculteitsbureau en de instituten. De faculteit heeft de ambitie om verder te ontwikkelen en te professionaliseren en jouw bijdrage hieraan is van harte welkom.

Dit breng je mee
Idealiter herken je je in grote lijnen in (of zie je jezelf op korte termijn doorgroeien tot) het volgende profiel:

• Je hebt een relevante opleiding afgerond, een HBO+ niveau en minimaal vijf jaar werkervaring in een vergelijkbare functie op bestuurs- en/of directieniveau.
• Je bent representatief en proactief, houdt van een grapje, staat stevig in je schoenen en vindt het niet erg om een centrale rol in de organisatie te vervullen. Je voelt je lekker in een dynamische omgeving met veel contacten en blijft daarbij rustig. Je zoekt een goede balans tussen tempo en kwaliteit: je bent accuraat en verliest details niet uit het oog, maar weet ook van doorpakken.
• Je bent een teamspeler, kunt goed plannen, coördineren, organiseren en samenwerken en hebt leidinggevende ervaring. Je combineert hierbij een open, empathische en coachende stijl met een streven naar kwaliteit en innovatie. Je bent overtuigend en organisatiesensitief. Je vindt het leuk om precies te weten wat er speelt in de organisatie en handelt integer en discreet.
• Je bent in staat optimaal gebruik te maken van de moderne digitale systemen en het team hierin mee te nemen. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt in verschillende stijlen een goede email, brief of nieuwsbericht schrijven in zowel Nederlands als Engels.
• Je vindt het leuk om jezelf permanent te blijven ontwikkelen en hebt een brede interesse. Daarvoor bieden we graag alle ruimte.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
Wij bieden je een uitdagende, dynamische en veelzijdige baan met fijne collega’s en een inspirerende en moderne werkomgeving;

• Een arbeidsovereenkomst voor 0,8 fte voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren;
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring minimaal € 3.546,- en maximaal € 5.538,- (schaal 10) bij een fulltime aanstelling.
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Wij bieden vrijheid en flexibiliteit om je werk zelf in te richten. Hybride werken behoort tot de mogelijkheden, vanuit de filosofie dat je daar bent waar je werk je nodig heeft.
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Jouw carrière
Wij willen de ontwikkeling en ontplooiing van onze medewerkers stimuleren en investeren daarom in (jouw) talent. Ons beleid is erop gericht dat we in gesprek blijven over de loopbaanmogelijkheden binnen de universiteit. De universiteit geeft jou ruimte om te groeien!

Solliciteren of meer weten?
Vragen over het werk? Bel of mail met Jordi Kerkum, bestuurssecretaris, via 06-18711211 of j.p.kerkum@fsw.leidenuniv.nl. Vragen over de procedure? Neem contact op met Mara Steffen, secretaris, via m.a.steffen@fsw.leidenuniv.nl. Klaar om te starten? Solliciteer dan direct via de blauwe button op deze pagina. Je kunt reageren t/m 13 april 2026. De eerste gesprekken vinden plaats op 22 en 23 april 2026. Een ontwikkelassessment kan onderdeel zijn van de procedure.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Je woont en bent officieel ingeschreven als inwoner van Nederland of bent bereid te verhuizen zodra je de functie aanvaardt.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Docenten die Engelstalige vakken verzorgen beschikken over een Engels taalniveau dat minimaal overeenkomt met niveau C1.Van internationale docenten die in het Nederlands doceren wordt niveau C1 verwacht. Van andere medewerkers wordt minimaal een passieve kennis van het Nederlands verwacht.
• De Universiteit Leiden verwacht dat docenten de Basiskwalificatie Onderwijs (BKO) halen. Als de nieuwe medewerker deze kwalificatie of het equivalent daarvan nog niet bezit, moet deze bereid zijn deze kwalificatie binnen twee jaar te behalen.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend. #LI-Hybrid