Managementassistent Afdeling Natuur- en Sterrenkunde

Zet jij jouw administratieve en organisatorische talenten graag in om een afdeling soepel te laten functioneren? Ben jij iemand die graag verantwoordelijkheid neemt, helder communiceert en plezier haalt uit samenwerken in een diverse, internationale context? Dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren bij de Vrije Universiteit Amsterdam.

Binnen de afdeling Natuur- en Sterrenkunde vervul je een moderne managementassistentrol waarin je een belangrijke bijdrage levert aan de dagelijkse ondersteuning van onderwijs, onderzoek en valorisatie. Samen met twee collega‑managementassistenten vorm je een professioneel secretariaat dat als centrale schakel fungeert binnen de organisatie. Jullie zorgen voor overzicht, structuur en een efficiënte afhandeling van werkzaamheden in een omgeving waar veel gebeurt. Dankzij jouw zelfstandigheid, servicegerichtheid en vooruitdenkend vermogen ondersteun je de afdeling op een manier die zichtbaar waarde toevoegt. Je werkt nauw samen met twee collega‑managementassistenten, de assistent‑afdelingsmanager en de afdelingsmanager. Bij afwezigheid nemen jullie elkaars taken over, zodat de ondersteuning van de afdeling altijd gewaarborgd is.

Jouw taken

• Bij vragen van medewerkers van de afdeling ben je het eerste aanspreekpunt.
• Je ondersteunt de medewerkers met het inplannen en organiseren van vergaderingen, symposia en andere bijeenkomsten, inclusief het reserveren van geschikte locaties en het regelen van catering.
• Je verricht facilitaire werkzaamheden zoals het verzorgen van toegang tot kantoorruimtes en laboratoria,
• Iedere managementassistent heeft een eigen portefeuille en bewaakt daarin zelfstandig de voortgang. Mogelijke aandachtsgebieden zijn:
  
  • Academische zaken
  • Administratieve ondersteuning bij wervingsprocedures
  • Interne en externe communicatie
  • Onderhoud van de afdelingswebsite
  • Beheer van het promotiesysteem Hora Finita
  • Beheer van publicaties in de VU Research Portal (Pure)
  • Ondersteuning bij financiële processen, zoals declaraties en facturen

• Je hebt aantoonbare ervaring in een ondersteunende rol, bij voorkeur als managementassistent.
• Een administratieve of secretariële achtergrond en ervaring in de academische wereld zijn een pré, maar je ervaringen en vaardigheden zijn voor ons het belangrijkst.
• Je bent digitaal vaardig en leert snel werken met (nieuwe) digitale systemen. MS Office kennis en ervaring zijn belangrijk.
• Je communiceert duidelijk en professioneel in zowel Nederlands als Engels (niveau B2). Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en schakelt soepel in een dynamische omgeving.
• Je denkt proactief mee, lost problemen zelfstandig op en blijft rustig wanneer plannen wijzigen.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.057,00 (Schaal 7) en maximaal € 3.985,00 (Schaal 7) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 1 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er uitzicht op een vast contract.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• goede en voordelige sportfaciliteiten

Over de afdeling Natuur‑ en Sterrenkunde
Bij de afdeling Natuur- en Sterrenkunde van de Vrije Universiteit Amsterdam kom je terecht in een actieve en internationale onderzoeksgemeenschap waar wetenschappers dagelijks werken aan grensverleggend onderzoek. Het onderzoek binnen de afdeling is georganiseerd rond vijf hoofdthema’s: de Fysica van het leven, de Fysica van energie, de Fundamentele fysica, de Fysica van nanolithografie en Entrepreneurship & Innovation in Science and Technology.

De afdeling speelt een centrale rol in het onderwijs binnen meerdere bachelor‑ en masteropleidingen, waaronder Natuur-en Sterrenkunde (een joint degree met de Universiteit van Amsterdam), Science Business and Innovation, Medische Natuurwetenschappen en de bachelor Werktuigbouwkunde (in samenwerking met de Universiteit Twente).

Daarnaast kent de afdeling een sterke traditie in valorisatie en samenwerking met partners buiten de universiteit. Dit varieert van onderzoek in samenwerking met Amsterdam UMC (locaties VUmc en AMC) tot industriële partners zoals ARCNL en Nikhef. Ook kent de afdeling een verscheidene start-ups en spin-offs waarin onderzoeksresultaten daadwerkelijk impact krijgen

Welkom bij de Faculteit der Bètawetenschappen
Werken bij Faculteit der Bètawetenschappen is samenwerken met studenten, docenten en onderzoekers met focus op hun vak én een brede blik op de wereld. We zijn trots op het collegiale werkklimaat binnen de faculteit, waar we met veel energie en een pragmatische houding samenwerken aan maatschappelijke uitdagingen. Bij Bètawetenschappen werken wetenschappers en studenten aan fundamentele en complexe maatschappelijke vraagstukken voor een duurzame, gezonde en rechtvaardige toekomst.

Van bosbranden tot big data, van obesitas tot ondervoeding, van helium tot heelal en van genetica tot geneesmiddelen: ons onderwijs en onderzoek beslaan de volle breedte van de bètawetenschappen; van molecuul tot de maatschappij. Het wetenschappelijke onderwijs en onderzoek is sterk experimenteel-technisch en interdisciplinair van aard. Daarom wordt er veel samengewerkt met vooraanstaande wetenschappelijke instituten en het bedrijfsleven. De faculteit telt ruim 8.000 studenten die studeren aan één van de 39 opleidingen en er werken ruim 1.400 medewerkers verdeeld over 10 wetenschappelijke afdelingen, daarmee zijn we één van de grootste Bètafaculteiten van Nederland.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet. Een referentiecheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Wanneer zich een geschikte kandidaat aandient, nemen we direct contact op voor een vervolggesprek. We raden je daarom aan om niet te wachten tot de sluitingsdatum met het insturen van je sollicitatie. Zodra de functie is vervuld, sluiten we de vacature.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.