Management Assistant Information, Security & Compliance

NWO bevindt zich midden in een transitie naar een gedigitaliseerde en informatie-gedreven organisatie. Inspirerende en veelbelovende tijden! In 2025 is de afdeling Informatiemanagement, Security en Compliance (ISC) geformeerd: een excellence center waarin de volledige breedte van kennis op het gebied van informatiemanagement is gebundeld – sinds de start groeien wij hard, en met ons de vraag naar meer overzicht!

In deze rol ondersteun je het afdelingshoofd, begeleid je het team in dagelijkse werkprocessen en zorg je ervoor dat de afdeling soepel draait. Jij bent de spil die collega’s ontzorgt, rust brengt en vooruitdenkt. En al dat doe je met heel veel plezier en de nodige portie humor. Als assistent bij ISC (m/v/x) werk je op het snijvlak van organisatie, inhoud en communicatie. Je ondersteunt het hoofd van de afdeling, hebt zicht op agenda’s, deadlines en prioriteiten, en anticipeert op wat nodig is. Dankzij jouw kennis van procesmatig werken, ervaring met groeiende en veranderende afdelingen, en je affiniteit met informatiemanagement, data & analytics kun je meedenken, signaleren en verbeteren.

Daarnaast zorg je voor professionele informatievoorziening van de afdeling, zoals het publiceren van content op intranet en in nieuwsbrieven, en speel je een belangrijke rol in de organisatie van bijeenkomsten en afdeling brede events.

Je bent snel, nauwkeurig, integer en in staat om in een snel veranderende organisatie je weg te vinden.

Concreet betekent dit:

• Beheer van de agenda van het afdelingshoofd; vooruitdenken, prioriteren en bewaken van opvolging;
• Voorbereiden, coördineren en notuleren van vergaderingen van het MT;
• Afhandelen van binnenkomende correspondentie, signaleren van aandachtspunten en uitzetten van acties;
• Zelfstandig oppakken van vragen, spoedkwesties en praktische knelpunten;
• Organiseren van grote en kleine evenementen, afdelingsdagen en bijeenkomsten; opstellen van draaiboeken, begrotingen en planningen;
• Eerste aanspreekpunt zijn voor praktische en logistieke vragen rondom evenementen;
• Bewaken van processen binnen de afdeling, signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor verbetering;
• Redigeren van (inhoudelijke) stukken, actualiseren van documentatie en controleren op correctheid, actualiteit en huisstijl;
• Publiceren van nieuwsitems, updates en informatie op intranet en in interne nieuwsbrieven;
• Bewaken van de informatiestroom binnen de afdeling en richting andere organisatieonderdelen;
• Meedenken over efficiënte werkprocessen binnen de afdeling en bijdragen aan verdere professionalisering;
• Fungeren als verbindende factor binnen een groeiende afdeling, en binnen de hele organisatie.

• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met relevante opleidingen op het gebied van office management, informatiemanagement of communicatie;
• 5 tot 7 jaar ervaring als assistente van een afdelingshoofd;
• Aantoonbare ervaring in een complexe, veranderende organisatie;
• Proactieve en zelfstandige werkstijl;
• Discretie en betrouwbaarheid;
• Organisatietalent;
• Affiniteit met informatiemanagement, data & analytics en digitale systemen;
• Sterke communicatieve en redactionele vaardigheden;
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van events (groot en klein);
• Nauwkeurig, oplossingsgericht en kwaliteitsbewust.

Daarnaast herken je jezelf in de kernwaarden van NWO: betrokken, betrouwbaar, verbindend en grensverleggend.

Een uitdagende en maatschappelijk relevante functie voor 32 - 38 uur per week in een enthousiast team met uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens de Collectieve Arbeidsovereenkomst Onderzoeksinstellingen (Cao-OI (NL) - WVOI).

• Het betreft een arbeidsovereenkomst voor een periode van 1 jaar die bij goed functioneren in beginsel wordt omgezet naar een vast dienstverband.
• Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling tussen
  € 3.458,- en € 4.634,- bruto per maand (schaal 8, CAO Onderzoeksinstellingen).

Daarnaast bieden we je onder andere 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,33% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is NWO aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden we gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof, korting op de aanvullende ziektekostenverzekering en ruime opleidingsmogelijkheden. We werken hybride (deels op kantoor en deels thuis), bieden een vergoeding voor het thuiswerken en bieden we je een NS business kaart voor het reizen met het openbaar vervoer en stellen een laptop en mobiele telefoon van NWO beschikbaar.

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. NWO investeert jaarlijks één miljard euro in onderzoek. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

In de NWO-Strategie “Wetenschap Werkt!” heeft NWO diverse ambities aangegeven voor de periode 2023-2026. Eén van die ambities betreft het verder vormgeven van NWO als een robuuste informatie gedreven organisatie. De afgelopen jaren is inhoudelijk al een sterke impuls gegeven aan deze ontwikkeling. Er is een i-visie en i -strategie vastgesteld en er zijn op diverse deelgebieden beleid en protocollen ontwikkeld.

De afdeling Informatiemanagement, Security en Compliance (ISC) is verantwoordelijk voor de NWO-brede informatiestrategie en informatieplanning, de beleidsontwikkeling op het gebied van privacy, informatiebeveiliging, compliance en risicomanagement. De afdeling adviseert en ondersteunt de organisatie op het gebied van informatiearchitectuur, informatiestrategie en – planning, bestuurlijke informatievoorziening, data-management, regie op het projectenportfolio voor informatie en digitalisering, informatiebeheer, risicomanagement, privacy, informatiebeveiliging en naleving van wet- en regelgeving. Ook stelt de afdeling de informatie via een data-portaal beschikbaar voor interne medewerkers en externe stakeholders.

Wanneer je denkt dat bovenstaand profiel bij jou past, nodigen we je beslist uit om te reageren.

Ariane Bonke-Döpfner (Hoofd ISC) vertelt je graag meer over de functie. Zij is te bereiken op telefoonnummer: 06-108 25 122 of via het e-mailadres: a.bonke@nwo.nl.

Over de wervingsprocedure kun je informatie opvragen bij P&O adviseur Linda Janssen-Bonsel. Zij is te bereiken op telefoonnummer: 06-572 827 72 of via het e-mailadres: l.bonsel@nwo.nl.

Reageren op de vacature kan uitsluitend via de ‘solliciteer’-button. Ben je geïnteresseerd in deze vacature, dan ontvangen we graag uiterlijk 20 maart 2026 je cv en motivatie. We zijn heel benieuwd wat jou enthousiast maakt en wat jij wilt bijdragen.

Deze functie is aangemerkt als integriteitsgevoelig en dit betekent dat onderdeel van de selectie is om bij de eindkandidaten twee referenten op te vragen.