Management- en office-assistent departement Psychologie

Ben jij een proactieve en gestructureerde ondersteuner met oog voor detail? Als management- en office assistent (MOA) bij het Departement Psychologie werk je nauw samen met collega’s om het secretariaat en de afdelingen te ondersteunen. Je taken zijn afwisselend en variëren van administratieve en organisatorische werkzaamheden tot HR- en communicatieondersteuning. Geen dag is hetzelfde.

Wat ga je doen?
Als management- en office-assistent vorm jij samen met je collega-assistenten het secretariaat van het departement Psychologie. Je werkt nauw samen binnen het secretariaat, maar ook met het management en de bedrijfsvoerings- en onderwijsmedewerkers van het departement. Met jouw team ondersteun je de afdelingen van departement Psychologie op administratief en secretarieel gebied. Het departement ondersteunt een grote groep medewerkers (zowel onderzoekers, docenten, als ook managers) en studenten, wat alleen goed werkt door goed samen te werken. Jij vindt het leuk om hieraan bij te dragen. Werkzaamheden binnen deze functie zijn afwisselend, waardoor elke dag weer anders is. Jouw kerntaken zijn:

• frontoffice- en administratieve werkzaamheden, waaronder telefoon- en mailafhandeling en agendabeheer;
• organiseren van evenementen en bijeenkomsten, zowel voor de afdelingen als met betrekking tot onderwijsevaluaties en andere onderwijsgerelateerde bijeenkomsten;
• voorbereiden van en assisteren bij buluitreikingen;
• opstellen van uitnodigingen, agenda’s en notulen voor vergaderingen;
• uitvoeren van hr-taken, zoals het ondersteunen van sollicitatiecommissies en zorgen voor een warm welkom van nieuwe medewerkers;
• beheer van werkplekken, ondersteuning bij kleine verhuizingen en bestellingen;
• verzamelen van gegevens voor overzichten en rapportages, inclusief (digitaal) archiveren van stukken;
• communicatie naar medewerkers, zoals ondersteuning bij de nieuwsbrief, facilitaire berichten en afdelingsspecifieke zaken.

Je werkt graag samen en draagt bij aan een open en prettige werksfeer. Met jouw flexibele instelling en toegankelijkheid weet je soepel om te gaan met piekmomenten en veranderingen. Tegelijkertijd kun je goed zelfstandig werken en vind je makkelijk je weg in een complexe en dynamische omgeving.

Omdat we vanuit twee afzonderlijke teams – onderwijsondersteuning en medewerkerssecretariaat – toewerken naar een hechter samenwerkend team met bredere ondersteuning, zoeken we iemand die zich thuis voelt in een veranderende werkomgeving. Je past goed in deze rol als je flexibel omgaat met een nog evoluerende taakverdeling en meedenkt in hoe we samen verder kunnen groeien. Jij:

• hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo+-niveau en hebt werkervaring in een soortgelijke functie;
• hebt goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels, zowel in woord als geschrift;
• hebt goede kennis van MS Office; je maakt nieuwe software je snel eigen;
• werkt graag resultaatgericht en kan goed structureren en prioriteren;
• bent sociaal vaardig zodat je op effectieve wijze kan samenwerken met diverse types collega’s en opdrachtgevers, waarbij je goed kunt schakelen tussen verschillende taken, mailboxen en opdrachtgevers;
• hebt een klantvriendelijk houding en gevoel voor verhoudingen binnen een dynamische en complexe werkomgeving.

Voldoe je niet aan alle genoemde kwalificaties voldoet, maar denk je toch goed in ons team te passen? Dan nodigen we je alsnog graag uit om te reageren.

Wij bieden:

• een functie voor de duur van één jaar. Bij gebleken geschiktheid én voldoende financiële ruimte is er een mogelijkheid tot een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 28 tot 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3,057,- tot maximaal € 3.985,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten). Een afwijkende omvang van het dienstverband is eventueel bespreekbaar;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De faculteit Sociale Wetenschappen is een dynamische, toonaangevende faculteit voor hoogwaardig wetenschappelijk onderzoek en uitdagend academisch onderwijs op het gebied van jeugd, onderwijs, opvoeding, menselijk gedrag en samenleving. De Undergraduate en Graduate School verzorgen voor bijna 7.000 studenten een breed palet aan bacheloropleidingen en (onderzoeks)masters in de disciplines interdisciplinaire sociale wetenschappen, culturele antropologie, onderwijswetenschappen, pedagogiek, psychologie en sociologie.

Neem voor meer informatie contact op met A. Wijnalda (hoofd secretariaat psychologie) via a.wijnalda@uu.nl

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.