Als office manager vervul je een centrale rol voor de gehele dienst. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en externen en je beantwoordt deze of weet waarheen je ze door kan verwijzen. Je zorgt dat je de wegen binnen de universiteit kent en zoekt gemakkelijk de verbinding met collega-diensten.

Je centrale rol blijkt uit het feit dat je een signalerende functie hebt binnen het open werkplekconcept (loopt alles zoals gewenst) en zo nodig neem je actie.

Binnen je takenpakket valt onder andere complex agendabeheer, correspondentie op basis van kernwoorden, het maken van presentaties, het organiseren van bijeenkomsten, het notuleren van (MT) vergaderingen en het bewaken van de voortgangsplanning, procedures bewaken en actualiseren, doen van bestellingen (catering, kantoormiddelen, laptops, kantoormeubilair, etc).

• Relevante opleiding op MBO + niveau;
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
• Je hebt een servicegerichte can-do-houding om dingen te laten gebeuren;
• Je beschikt over groot organisatietalent;
• Je hebt uitstekende timemanagementvaardigheden en het vermogen om te multi-tasken en prioriteiten te stellen;
• Je bent stressbestendig, assertief en proactief;
• Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid en je bent een creatieve denker. Van nature ben je communicatief sterk en uiteraard beschik je over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid zowel in het Nederlands als het Engels (CEFR B-2);
• Je hebt affiniteit met IT en goede kennis en ervaring met MS Office (Word, Excel en PowerPoint).

Een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met goede arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het dienstverband wordt aangegaan voor de periode van 1 jaar en kan bij goed functioneren worden verlengd/omgezet in een vaste aanstelling. Het betreft een dienstverband van 32 tot 40 uur per week. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling maximaal € 3.052, - bruto per maand (schaal 7). De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering van 8,3% en een zeer ruime verlofregeling. Verder is de EUR aangesloten bij het ABP voor de pensioenvoorziening en bieden wij gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van EUR faciliteiten, zoals het Erasmus sportcentrum en de Universiteitsbibliotheek.

Wij hechten grote waarde aan diversiteit en geloven dat een diversiteit aan talenten bijdraagt aan onze visie en strategie om als universiteit te kunnen excelleren op onderzoek en onderwijs. Dat maakt dat wij op zoek zijn naar een persoon die ons team vanuit diversiteitsperspectief goed kan aanvullen.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR)

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend.

De dienst Real Estate & Facilities (RE&F)

De dienst Real Estate & Facilities (RE&F) een inspirerende, goed functionerende en doelmatige huisvesting en facilitaire dienstverlening zodat studenten, medewerkers en bezoekers op de locaties van de Erasmus Universiteit Rotterdam optimaal kunnen presteren en zich er thuis voelen. Bezoekers ervaren de campus als prettig, comfortabel, functioneel, inspirerend en schoon.

Voor de campus neemt RE&F een leidende rol met een visie vanuit expertise. Strategische doelen zoals duurzaamheid promoten wij actief. RE&F faciliteert kantoorruimten, onderwijsruimten en studieplekken door het regisseren van de services. De afnemers van een kantoorruimte bepalen zelf hoe deze wordt ingericht en aangekleed.

Na de herinrichting van de dienst RE&F is per 1 januari 2020 de nieuwe afdeling Dienstenmanagement ontstaan. Dienstenmanagement borgt een eenduidige focus op de (kwaliteit van de) dienstverlening. Het is meer dan accountmanagement omdat het zich ook richt op (regie op) invulling en ontwikkeling van kwaliteit van diensten, nieuwe dienstverlening, e.d. De functie van Office Manager is ondergebracht binnen de afdeling Dienstenmanagement, die uit ongeveer 80 fte bestaat. Je biedt secretariële en administratieve ondersteuning aan de verschillende afdelingen binnen de dienst.