Als bestuurssecretaresse werk je structureel als ondersteuner voor de rector magnificus van de Erasmus Universiteit. De rector heeft als lid van het College van Bestuur de portefeuilles Academische Zaken (onderwijs & onderzoek), studentenzaken, strategie en samenwerkingen op het gebied van O&O. Je komt dus te werken in het bestuurlijke hart van de universiteit. Je verricht zelfstandig secretariële werkzaamheden (agendabeheer, aanleveren vergaderstukken, postverwerking, mailcontrole en -afhandeling, bewaking actiepunten, correspondentie, archiveren etc.) afgestemd op bestuurlijk niveau. Je bent eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van grote bijeenkomsten en het verrichten van daarop betrekking hebbende coördinerende werkzaamheden. Je ontvangt gasten en bereidt vergaderingen en meetings voor, zowel procesmatig (agenda en notulering) als inhoudelijk door het uitzetten van de stukken bij de relevante (beleids)medewerkers. Je werkt hierbij nauw samen met de bestuurssecretaresses van de (twee) andere CvB-leden en de bestuurssecretarissen in de afdeling. Je regelt logistieke zaken zoals het organiseren van binnen- en buitenlandse dienstreizen. Je levert een constructieve bijdrage aan het bestuurssecretariaat op basis van optimale samenwerking en wederzijdse ondersteuning. In deze dynamische omgeving heb je een belangrijke en verantwoordelijke taak om de leden van het CvB te ontzorgen.

Profiel

• Door jouw ruime ervaring als directie- / bestuurssecretaresse sta je stevig in je schoenen en weet je goed hoe het is om voor gedreven, hardwerkende en directe persoonlijkheden te werken;
• Je weet je goed staande te houden in een dynamische en stressvolle omgeving waar de eisen hoog zijn;
• Je bent communicatief sterk, welbespraakt en representatief;
• Je werkt zeer zorgvuldig, nauwkeurig en hebt een helikopterview;
• Je hebt bestuurlijke sensitiviteit en kan goed rekening houden met gestelde (bestuurlijke) prioriteiten, belangen en gevoeligheden;
• Je hebt gevoel voor humor en bent de ander altijd net een stapje voor;
• Je bent een tactvolle en integere teamplayer;
• Je hebt geen negen tot vijf-mentaliteit en bent flexibel ingesteld.

Functie-eisen

• Minimaal aantoonbaar HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 7 jaar recente en relevante werkervaring als directie- / bestuurssecretaresse in een dynamische en complexe bestuurlijke organisatie.
• Een duidelijke visie op het vak van bestuurssecretaresse
• Aantoonbaar uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord als geschrift (niveau C1)
• Ervaring met/kennis van hoger onderwijs en onderzoek en de rol van een rector magnificus hierin;
• Grondige kennis en goede beheersing van Microsoft Office (Word, Outlook, Excel);
• Ervaring bij een universiteit of hogeschool is een pré.

Een afwisselende baan met goede arbeidsvoorwaarden in overeenstemming met de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO NU). Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar met uitzicht op verlenging of een vast dienstverband bij goed functioneren. We streven naar een start in februari 2021. Het salaris bedraagt minimaal € 2.656,- en maximaal € 3.548,- bruto per maand (schaal 8) bij een volledige aanstelling en is afhankelijk van ervaring.

De EUR heeft aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een vakantie uitkering van 8,0%, een eindejaarsuitkering van 8,3% en ruime verloffaciliteiten (o.a. 41 vakantiedagen bij een voltijdse werkweek) voor een goede balans tussen werk en privé. Verder is de EUR aangesloten bij het pensioenfonds ABP en biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof. Ook kunnen medewerkers gebruikmaken van diverse faciliteiten, zoals de sportaccommodatie en bibliotheek.

Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. Onze wetenschappers en studenten werken in nauwe samenwerking met interne en externe partijen aan het oplossen van mondiale, sociale uitdagingen, geïnspireerd door het altijd dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Ons academisch onderwijs is intensief, actief en toepassingsgericht. Ons onderzoek vindt steeds vaker plaats in multidisciplinaire teams, die sterk verweven zijn met internationale netwerken. Met onze onderzoeksimpact en dankzij de hoge kwaliteit van onderwijs kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. De Erasmian values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar voor de buitenwereld: ondernemend, maatschappelijk betrokken, wereldburger, ruimdenkend en verbindend.

Algemene Bestuursdienst /Bestuurlijke Zaken

De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau. De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het beleid tijdig tot besluitvorming voorleggen en zorgt (mede) ervoor dat het beleid wordt uitgevoerd en onderneemt continue monitoring en evaluatie met het oog op verbeteringen. De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken (AZ), Corporate Planning & Control (CPC), Bestuurlijke Zaken (BZ), Juridische Zaken (JZ) en het Chief Information Office (CIO). Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

De afdeling Bestuurlijke Zaken
De afdeling Bestuurlijke Zaken (BZ) verzorgt de directe bestuurlijke en secretariële ondersteuning van de bestuurlijke gremia en medezeggenschap aan de Erasmus Universiteit. De afdeling is gepositioneerd als stafafdeling waarin bestuurlijke processen, die de hele ABD en universiteit aangaan, worden ondersteund of georganiseerd. De afdeling bestaat uit 6 bestuurssecretarissen en 5 secretaresses.