De faculteit Geesteswetenschappen zoekt voor het departement Media en Cultuur-wetenschappen (MCW) een ervaren secretariaatsmedewerker. Hij/zij werkt binnen een team van drie secretariaatsmedewerkers, die de bestuurders van het departement ondersteunen. Ieder heeft een eigen werkgebied op het terrein van bedrijfsvoering, onderwijs of onderzoek. Daarnaast zijn er gezamenlijke werkzaamheden. Wij zoeken een secretariaatsmedewerker die haar/zijn ervaring wil inzetten om de onderwijsdirecteur en de onderwijscoordinator te ondersteunen. Verder zal hij/zij ook voor een deel het onderzoeksinstituut ICON ondersteunen.


Werkzaamheden:

• complex agendabeheer voor de bestuurders (onderwijsdirecteur) van het departement MCW;
• voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen bv BA en MA vergaderdagen, onderwijsgesprekken en bijeenkomsten;
• opstellen van e-mails en afhandelen van verslagen, memo’s, brieven en rapporten in het Nederlands en Engels;
• verzamelen van gegevens ten behoeve van overzichten en rapporten en (digitaal) archiveren van stukken bv toetsarchivering;
• ondersteunen van de onderwijscoördinator;
• logistiek ondersteunen van de Opleidingscommissies;
• administratieve ondersteuning ten behoeve van de onderzoeksinstituten;
• logistiek ondersteunen van evenementen, visitaties, ontvangst van gasten en van de B&O cyclus;
• verzorgen nieuwsbrief;
• algemene administratieve werkzaamheden zoals: telefoonverkeer, zaalreserveringen, bestellingen, mailingen, declaraties;
• archivering, vragen van medewerkers en andere frontoffice werkzaamheden.

Voor deze baan zoeken wij een collega met:

• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• uitstekende beheersing van het Office pakket en andere digitale systemen en toepassingen (ervaring met Universitaire systemen zoals SAP SRM is een pre);
• ervaring met mailchimp;
• MBO+/ HBO denk- en werkniveau;
• secretariële ervaring, bij voorkeur bij een universiteit of onderwijsinstituut.

Verder zien wij ook graag bij een collega-secretariaatsmedewerker terug:

• een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• een hoge mate van professionele zelfstandigheid;
• plezier in het ondersteunen van processen en collega’s;
• goed overzicht kunnen houden en goed kunnen organiseren;
• een positieve, accurate en proactieve instelling;
• flexibiliteit en goed ontwikkelde communicatieve vaardigheden.

De kernwaarden binnen de bedrijfsvoering van Geesteswetenschappen zijn: vertrouwen, eigenaarschap, veranderbereidheid en toekomstbestendigheid. We willen werken volgens de Lean-systematiek en vinden het belangrijk dat er in het secretariaatsteam wordt samengewerkt op basis van vertrouwen. We waarderen een kritische houding, bereidheid om te luisteren, openstaan voor verandering en bijdragen aan verbetering. Wij staan open voor initiatieven die jouw ontwikkeling en die van het team ondersteunen. Je toont eigenaarschap in je werk en je legt voor jezelf de lat hoog.

Het betreft een aanstelling van 0,8 fte voor de duur van 1 jaar. Bij goed functioneren behoort verlenging tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband.

Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 900 medewerkers en 6.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: Filosofie en Religiewetenschap, Geschiedenis en Kunstgeschiedenis, Media- en Cultuurwetenschappen en Talen, Literatuur en Communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.
Het departement Media en Cultuurwetenschappen maakt deel uit van de faculteit Geesteswetenschappen. Standplaats is het departement aan de Muntstraat 2a in Utrecht. De secretaresse rapporteert aan en ontvangt richtlijnen van de coördinator bedrijfsvoering (functioneel) en van het hoofd secretariële ondersteuning Geesteswetenschappen (hiërarchisch).