Ben jij de enthousiaste collega die ons team komt versterken? UMIO is op zoek naar een Secretaris voor het Managementteam en een hands-on medewerker ondersteuning. In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor verschillende aspecten, waaronder:

* contractenmanagement: je stelt contracten op, bent vraagbaak voor collega's en bewaakt het proces van opstellen tot ondertekening tot archivering. Je assisteert collega's en schakelt indien nodig met Juridische Zaken

* secretaris managementteam UMIO: je bereidt vergaderingen voor en stemt deze af met de directie. Je schakelt met relevante SBE clusters en de SBE board secretaris. Je beheert de gemaakte afspraken en bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen en beheren van een overzichtelijk documentatiesysteem. Je bent het eerste aanspreekpunt van UMIO voor interne en externe stakeholders en ondersteunt de directie op diverse vlakken zoals agendabeheer, buitenlandse reizen en correspondentie in het Nederlands en Engels. Ook ben je verantwoordelijk voor het opstellen van diverse memo's en rapportages waaronder het jaarlijkse Activity Report

* assisteren en aansturen medewerker 'Hospitality & Support'

* HRM ondersteuning: je plant en ondersteunt de jaarcyclus van alle UMIO medewerkers en beheert bijkomende HRM aangelegenheden zoals ziekteverzuim, vacatures, zaken met betrekking tot het CAO keuzemodel en alle andere voorkomende werkzaamheden op dit vlak 

·         HBO werk- en denkniveau

·         Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift

·         Sterk in interpersoonlijke relaties met het vermogen om goede relaties op te bouwen met interne en externe stakeholders

·         Accurate werkhouding die het mogelijk maakt om data en informatie zorgvuldig te presenteren

·         Beheersing van Windows (Word, EXCEL en PPT) en het vermogen om met andere, nieuwe software om te gaan (bv Doodle planners, Zoom meetings)

·         Kennis van administratieve systemen (SAP)

·         Uitstekende vaardigheden in schrijven, redigeren, informatie vergaren, probleem oplossen en organiseren

·         Affiniteit met juridische aspecten rondom contractmanagement is een pré

·         Vermogen om onafhankelijk te kunnen werken en met professionele discretie

·         Flexibele instelling, bij afwezigheid collega dienen taken overgedragen te kunnen worden

Dienstverband voor bepaalde tijd: 1 jaar.

De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Nederlandse Universiteiten. In beginsel betreft het een functie voor de duur van 1 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging en/ of een vaste aanstelling hierna. Ingezet wordt op een werktijd van 28- 32 uur per week met een salaris in functieschaal 8 met op fulltime basis een minimum van €2.579 bruto en een maximum van €3.445 bruto per maand

Maastricht University

De Universiteit Maastricht (UM), is bekend om haar unieke, innovatieve, probleemgestuurde onderwijssysteem (PGO), dat wordt gekarakteriseerd door een kleinschalige en studentgeoriënteerde benadering. Het onderzoek aan de UM is multidisciplinair en thematisch van aard, en vindt geconcentreerd plaats in onderzoeksinstituten en schools. De UM heeft op dit moment zo'n 18.000 studenten en 4.300 medewerkers. Ten gevolge van het sterke internationale karakter is een groot deel van zowel studenten als medewerkers afkomstig uit het buitenland. De UM bestaat uit: Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Faculty of Law, School of Business and Economics, Faculty of Science and Engineering, Faculty of Arts and Social Sciences en de Faculty of Psychology and Neuroscience.

UMIO

UMIO maakt deel uit van Maastricht University en verzorgt leer- en ontwikkeltrajecten voor individuele professionals en organisaties. Wij bieden een breed scala van inspirerende programma's en projecten aan, zoals MBA-programma's, Executive Masters, managementcursussen, masterclasses en workshops. We ontwikkelen ook maatwerktrajecten voor teams en organisaties wereldwijd.