Daarnaast draag je er zorg voor dat het secretariaat, dat alle docenten en onderzoekers van LUCAS ondersteunt, goed loopt, o.a. door leiding te geven aan onze secretaresse en management assistent. Je bent daarmee de organisatorische spil van het instituut en een aanspreekpunt voor onze medewerkers. Voor je werkzaamheden heb je regelmatig contact met collega's van andere afdelingen van de Universiteit Leiden. Je staat in deze functie dus middenin de organisatie, wat het werk uitdagend en veelzijdig maakt.

Je wordt onderdeel van het team dat bestaat uit een wetenschappelijk directeur, een algemeen bestuurslid, een onderwijsdirecteur/instituutsmanager, een projectmanager, een research support officer, een secretaresse en een management assistent. We zijn een hecht team met een grote onderlinge betrokkenheid, zowel werkinhoudelijk als op het persoonlijk vlak. We werken collegiaal samen en dragen allemaal ons steentje bij aan het creëren van een prettige werkomgeving voor alle mensen binnen LUCAS. Ontwikkeling is belangrijk voor ons: we stimuleren persoonlijke groei en zijn altijd op zoek naar manieren om processen en de organisatie te verbeteren, om zo het onderwijs en onderzoek nog beter te kunnen faciliteren. Door de kleinschaligheid van het team en het dynamische karakter van de organisatie zijn de werkzaamheden zeer divers en krijg je veel verantwoordelijkheid om taken zelfstandig uit te voeren.

Het takenpakket

• Uitvoeren van de bedrijfsvoeringsprocessen van het instituut op het vlak van de financiën, personeelszaken, huisvesting, communicatie en organisatie, in samenwerking met de instituutsmanager; je bent daarmee eerste aanspreekpunt voor medewerkers voor vragen over deze zaken;
• Ondersteunen van de beleids- en besluitvorming op het gebied van de bedrijfsvoering;
• Adviseren van het MT over bedrijfsvoeringszaken;
• Leiding geven aan de secretaresse en management assistent van het instituut;
• Zorgdragen voor het functioneren van het secretariaat van het instituut;
• Uitvoeren van voorkomende organisatorische werkzaamheden;
• Coördineren en optimaliseren van interne processen.

Jouw profiel

• Je hebt ten minste HBO- werk- en denkniveau;
• Je hebt bij voorkeur relevante werkervaring in de bedrijfsvoering en/of affiniteit met het werken in een academische omgeving;
• Je bent een vriendelijke en integere collega met oog voor de mensen om je heen en in staat om professioneel om te gaan met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke verhoudingen;
• Je bent zorgvuldig, georganiseerd en kunt goed overzicht houden; je vindt het uitdagend om meerdere ballen tegelijkertijd in de lucht te houden en houdt daarbij oog voor de juiste balans tussen zorgvuldigheid en dynamiek;
• Je bent zelfstandig en hebt een pro-actieve en servicegerichte werkhouding;
• Je bent in staat op een verbindende en motiverende manier leiding te geven aan ons secretariaat;
• Je bent communicatief sterk en spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en Engels;
• Je hebt ervaring met diverse computersystemen, waaronder MS Office en online vergadertools en bent in staat om je nieuwe kennis en (computer)systemen snel eigen te maken;
• Je hebt een open en collegiale houding, kunt gemakkelijk en snel contacten leggen en binnen een internationale setting representatief en zelfstandig optreden.

Wij bieden

Een uitdagende functie waarin je in een collegiaal team in korte tijd veel kunt leren over bestuur, management en organisatie in een universitaire omgeving. De aanstelling vindt plaats op basis van de cao Nederlandse Universiteiten voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het bijbehorende UFO-profiel is Coördinator bedrijfsvoering 3. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €2960,- en maximaal €4670,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 10).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op: www.werkenbij.leidenuniv.nl.

Het beleid van de Universiteit Leiden is erop gericht de arbeidsmobiliteit binnen de universiteit te stimuleren. In dit kader word je - bij een vast dienstverband - in je functie benoemd voor een periode van vier jaar. Uiteraard betekent dit dat de Universiteit Leiden zich met jou verantwoordelijk acht voor de zorg voor een passend vervolg van je loopbaan na deze periode, hetzij in deze functie hetzij in een functie elders.

Diversiteit
De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Universiteit Leiden

Ons instituut
Het Leiden University Centre for the Arts in Society (LUCAS) is één van de zeven instituten van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Wij doen onderzoek en geven onderwijs op het terrein van beeldende kunsten, design, film, fotografie, digitale media en literatuur in de westerse wereld - van de oudheid tot nu. Zie voor meer informatie onze website https://www.universiteitleiden.nl/en/humanities/centre-for-the-arts-in-society.

De Faculteit der Geesteswetenschappen van de Universiteit Leiden is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons motto Bij ons leer je de wereld kennen brengen we dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Onze academische gemeenschappen zijn georganiseerd in zeven instituten die zich bevinden in Leiden, Den Haag en Marokko. Met zeker 1000 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 26 bacheloropleidingen voor ruim 8.000 studenten. Zij biedt een inspirerende, internationale werkomgeving en ruimte voor diversiteit en vernieuwing aan medewerkers en studenten uit binnen-en buitenland. Zie voor meer informatie onze facultaire website http://www.hum.leidenuniv.nl.