De functie
Als je op kantoor werkt, begin je de dag met een goede koffie, neem je het werk door met je collega’s en ga je met energie aan de slag. Afhankelijk van het moment in het jaar besteed je tijd aan de ondersteuning van specifieke onderdelen van het onderwijsproces. Daarnaast ben je in deze functie altijd verantwoordelijk voor de coördinatie van een kernproces. Je kunt dan denken aan het afstuderen, bindend studieadvies, roostering, tentamenorganisatie, evaluaties etc. Ook ben je samen met je collega’s betrokken bij het organiseren van evenementen zoals buluitreikingen en voorlichting aan zittende studenten. De voertaal bij de Bacheloropleidingen in Den Haag is Engels; dagelijkse correspondentie met studenten en docenten in het Engels is een van de taken.
De dienst is onlangs gestart om via het verbeteren van de processen het werk (nog) beter te stroomlijnen en zo de kwaliteit van het werk verder te optimaliseren. Als Medewerker Studentzaken kun je meedenken bij het inrichten van processen en het inrichten van procedures waar je vanuit je functie mee te maken hebt. Vind je het leuk om deel te zijn van een dynamisch team dat zich op dit moment verder aan het ontwikkelen is en herken jij je in het onderstaande profiel? Dan maken wij graag kennis met jou!

Profiel
De kwaliteiten waar wij naar op zoek zijn:

• Je bent georganiseerd, zelfstandig en je kan ook onder tijdsdruk goed overzicht houden;
• Je kunt zelfstandig werken, maar houdt ook van werken in teamverband;
• Je hebt minimaal een havodiploma, bij voorkeur in combinatie met een afgeronde vervolgopleiding;
• Je vindt het leuk om met verschillende computerapplicaties te werken en hebt deze snel onder de knie;
• Je hebt uitstekende kennis van het Nederlands in woord en geschrift en een goede kennis van de Engelse taal;
• Je hebt een efficiënte en accurate werkhouding en organisatiesensitiviteit;
• Je hebt een flexibele, opgewekte en servicegerichte instelling;
• Werkervaring in het (hoger) onderwijs is een pre, passie voor werken in een dynamische onderwijsomgeving is een must.

Je kernwerkzaamheden, afhankelijk van het moment in het jaar, zijn:

• Logistieke organisatie van tentamens in Den Haag. Vlak voor en in de zes tentamenperiodes per collegejaar, die ook in schoolvakanties kunnen vallen, richt je je volledig op deze taak;
• Ondersteuning afstudeerproces: controle studieprogramma van studenten via het studentinformatiesysteem uSis. Dit in samenwerking met het Ambtelijk secretariaat examencommissies;
• Baliediensten voor de onderwijsadministratie in Den Haag op de locatie Wijnhaven
• Vakinschrijvingen: daarbij ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning en het monitoren van het inschrijfproces;
• Informatievoorziening: beantwoorden van vragen van studenten en docenten over uiteenlopende onderwijszaken zowel per mail als telefoon;
• Ondersteuning van het onderwijs: zaalaanvragen, studiegidsen en opleidingswebsites;
• Afstemming met onderwijscoördinatoren en studieadviseurs over student gerelateerde administratieve zaken/kwesties, waaronder studenten met een functiebeperking;
• Archivering: studentendossiers en de toetsdossiers van docenten.

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Wat bieden wij:
Een dienstverband vindt plaats in overeenstemming met de CAO Nederlandse Universiteiten, voor de duur van 12 maanden voor 0,6 fte. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal
€ 2693,- en maximaal € 3636,- bruto (schaal 7) per maand bij een fulltime dienstverband.

De Universiteit Leiden kent goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

De Faculteit Geesteswetenschappen

De Faculteit is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons universitaire motto 'Bij ons leer je de wereld kennen' brengen wij dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Met 930 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 25 bacheloropleidingen voor ongeveer 8.000 studenten vanuit de vestigingen in Leiden en Den Haag. Meer informatie hierover op de website van Geesteswetenschappen.