In deze uitdagende rol als projectsecretaris ondersteun je de directie van de Plant Sciences Group bij diverse projecten. Jij bent in eerste instantie betrokken bij de realisatie van het huisvestingsplan, implementatie van het strategisch plan en Erkennen & Waarderen. Het huisvestingsplanproject is het grootste deel van jouw taak. Hieronder geven we een schets van de actuele situatie en welke rol hierin voor jou is weggelegd.

De Plant Sciences Group (PSG) bestaat uit 8 business units, waarvan er 6 in Wageningen zijn gehuisvest en 19 leerstoelgroepen. Op dit moment wordt er hard gewerkt aan het implementeren van het huisvestingsplan. Tegelijkertijd wordt er binnen heel PSG ook gewerkt aan nieuwe manieren van kantoorgebruik waarbij beter gebruik gemaakt wordt van de beschikbare ruimte en we ons kunnen blijven aanpassen aan een fluctuerend aantal medewerkers en studenten.

De implementatie en uitvoering van de verbouw- en renovatie projecten van PSG en de nieuwe manier van werken worden momenteel geleid door de directeur bedrijfsvoering en een projectcoördinator binnen het directieteam. Zij worden hierbij bijgestaan door een verhuisteam en de projectleiders Vastgoed & Huisvesting vanuit het Facilitair Bedrijf en een team waarin HR, communicatie en de business units en leerstoelgroepen vertegenwoordigd zijn. Dit is een ingewikkeld en omvangrijk programma met veel belanghebbenden. Daarom is extra ondersteuning voor dit project in de vorm van een projectsecretaris noodzakelijk.

Je werkt in een klein team, bestaande uit twee directiesecretarissen, twee managementassistenten, een strategisch adviseur en de directie. Jij bent naast huisvesting ook secretaris voor diverse andere projecten in het directieteam, zoals ondersteuning bij de implementatie van strategisch plan en Erkennen & Waarderen. Je wordt primair aangestuurd door de projectcoördinator Huisvesting & Bedrijfsvoering, maar je kan tevens ingezet worden voor overige ondersteunende taken in het directieteam.

Jouw taken en verantwoordelijkheden als projectsecretaris zijn:

• Voorbereiden, bijwonen, organiseren en notuleren van vergaderingen (Nederlands en Engels) en presentaties voor de werk-, project- en stuurgroepen. Je bent inhoudelijk zeer betrokken, goed in staat om mee te denken, te anticiperen en snel te schakelen;
• proactief bewaken van de lopende acties binnen het project en deelprojecten;
• verzorgen van (project)correspondentie. Tevens ben je verantwoordelijk voor de digitale werkomgeving/opslag in bijvoorbeeld ‘Teams/SharePoint’;
• actief meehelpen verzamelen en verwerken van relevante gegevens over huisvestingsbehoefte bij de business units en leerstoelgroepen;
• praktisch uitvoeren van de communicatie over huisvesting naar de hele kenniseenheid, samen met de communicatieadviseur en beheren van de Future Proof PSG intranetpagina;
• helpen voorbereiden van stukken voor de OR.
• ondersteunen van diverse andere projecten en werkzaamheden, bijvoorbeeld voortkomend uit het strategisch plan en de implementatie van Erkennen & Waarderen.

Jij beschikt allereerst over organisatiesensitiviteit, een stevige persoonlijkheid en creativiteit. Daarbij ben je
integer, daadkrachtig en communicatief vaardig. Met deze eigenschappen floreer jij in een dynamische
omgeving en neem je initiatief.

Ook beschik je over:

• Een HBO / WO werk- en denkniveau;
• goede organisatorische vaardigheden;
• goede schrijf- en spreekvaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels op minimaal B2 niveau.

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research.�Highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld:

• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• de mogelijkheid om door meer te werken extra compensatie uren op te bouwen;
• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• uitstekende pensioenregeling via ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een contract voor 28 tot 32 uur een marktconform salaris van € 3.166,- tot maximaal € 4.520,- bij een volledige werkweek van 36 uur conform CAO Wageningen Research (schaal 9). Dit betreft een nieuwe functie. In eerste instantie bieden wij een jaarcontract. Wij hebben de intentie om bij goed functioneren de arbeidsovereenkomst te verlengen en afhankelijk van de projecten, om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.

Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer.

Je gaat werken op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, en op een universiteit die voor de 19e achtereenvolgende keer is gekozen tot de "beste universiteit” van Nederland.

Wageningen University & Research

De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.600 medewerkers (6.700 fte) en 13.100 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.

Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.

Voor meer informatie over de functie kan je contact opnemen met Annemarie de Vries, Projectcoördinator Huisvesting & Bedrijfsvoering PSG, via annemarie.devries@wur.nl.
Voor meer informatie over de procedure kan je contact opnemen met Erica Steen, HR Manager, erica.steen@wur.nl.

Wil je solliciteren?
Dat kan direct via de sollicitatie button bij de vacature op onze website zodat wij persoonlijke gegevens kunnen verwerken met jouw toestemming.

Deze vacature staat open tot en met 5 mei 2024.

Procedure
Binnen onze selectieprocedure kan een assessment worden opgenomen als onderdeel van het proces.

Gelijke kansen
Wageningen University & Research (WUR) heeft een groot aantal mensen in dienst met zeer verschillende achtergronden en kwaliteiten, die elkaar inspireren en motiveren. Wij willen dat elk talent zich bij ons thuis voelt en dezelfde carrièrekansen aangeboden krijgt. Wij verwelkomen daarom speciaal sollicitaties van mensen die ondervertegenwoordigd zijn binnen WUR. Een mooi voorbeeld hoe WUR omgaat met inclusiviteit is te lezen op de pagina werken bij WUR met een functiebeperking.