De patiëntenadministratie is een dynamische afdeling die een centrale functie vervult binnen de universitaire dierenkliniek. De patiëntenadministratie is een belangrijke schakel tussen de kliniek en haar klanten en daarmee visitekaartje voor de patiëntenzorg. De taken van de patiëntenadministratie zijn onderverdeeld naar de telefonie, de receptie, voedingsinformatiecentrum, casemanagement en facturatie.

In deze functie ben je breed inzetbaar en speel je een cruciale rol in zowel het klantaspect als het administratieve aspect van de kliniek.

Wat ga je doen?
Bij de receptie heb je de rol als medewerker gastvrijheid en ben je het eerste aanspreekpunt voor cliënten. Je ontvangt cliënten (patiënteigenaren) met hun dier. Je stelt ze gerust, maakt de inschrijving compleet en je meldt de afspraken aan. Ook verzorg je de financiële afronding aan het einde van het consult, de een keer vanuit je rol aan de receptie, de andere keer vanuit je rol bij het facturatieteam.

Bij de telefonie ben je het eerste aanspreekpunt voor de cliënten en verwijzend dierenartsen die telefonisch of via de email contact met de kliniek opnemen. Je beantwoordt de vragen van (soms ongeruste) cliënten over hun dier en je zorgt voor het vlot inplannen van afspraken bij de specialistische afdelingen. Op de druk bezochte telefoonlijn krijg je vragen over uiteenlopende zaken. Daardoor is geen dag hetzelfde. Als het mogelijk is beantwoord je deze vragen direct. Anders zet je de vraag uit in de organisatie, om zo tot een antwoord te komen. Het komt regelmatig voor dat er complexe vraagstukken zijn. Deze bespreek je samen met je collega’s.

Je werkzaamheden bestaan uit het volgende:

• ontvangen van cliënten met hun dier bij de receptie en het aanmelden van afspraken;
• telefonisch te woord staan van cliënten om een hoge mate van klantenservice te bieden;
• afspraken inplannen en diverse taken uitvoeren om deze afspraken soepel te laten verlopen;
• aannemen en aanvragen afhandelen van de servicelijn voor verwijzend dierenartsen;
• binnenkomende e-mails prioriteren en afhandelen, waar nodig actie ondernemen om onvolkomenheden voor te zijn, zowel intern als extern;
• financiële afronding van de facturen.

De werktijden zijn in diensten van 8 uur (variërend tussen 7.30 en 16.45 uur van ma t/m vrij).

We zoeken een nieuwe collega met een positieve houding, die graag voor en met collega’s werkt, klantgericht is en duidelijk communiceert. Ben je in staat om prioriteiten te stellen, ben je oplossingsgericht en kun je nauwkeurig werken? Dan zijn we op zoek naar jou! Verder heb je:

• bij voorkeur een medische opleiding, bijvoorbeeld Paraveterinair of Medisch Secretaresse;
• affiniteit met administratieve en secretariële taken;
• een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• ervaring met geautomatiseerde gegevensverwerking;
• kennis van de medische terminologie (pre);
• passie voor dieren (pre).

Wij bieden:

• een afwisselende functie in een informele gezellige werksfeer;
• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 36 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.618,- tot maximaal € 3.149,- bij een fulltime dienstverband (schaal 5 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen, regelingen op het gebied van sport en cultuur en krijg je korting op software en andere IT-producten. Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Universiteit Utrecht

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De faculteit Diergeneeskunde is de enige instelling in Nederland die dierenartsen opleidt. Daarnaast werken onderzoekers samen aan vernieuwend, wetenschappelijk onderzoek rondom de thema’s One Health, One Medicine en Veterinary Biomedicine. Bovendien levert de faculteit specialistische klinische zorg in het Universitair Dierenziekenhuis. Aandacht voor ziekte, gezondheid en welzijn van het dier en zijn omgeving vormt de basis onder de drie pijlers van onze faculteit: onderwijs, onderzoek en diergezondheidszorg. De faculteit telt circa 1.500 studenten en 900 medewerkers en is gevestigd op het Utrecht Science Park, niet ver van het historische centrum van Utrecht.

Bij het departement Clinical Sciences van de faculteit Diergeneeskunde werkt een toegewijd team van professionals van verschillende disciplines. Hierdoor kunnen we de geneeskunde van gezelschapsdieren en paarden tot op het hoogste specialistische niveau uitoefenen en continu verbeteren. Op het departement worden de drie kerntaken patiëntenzorg, onderzoek, en onderwijs met passie vervuld en daar waar mogelijk de verbinding tussen deze drie kerntaken gezocht.

Het Universitair Dierenziekenhuis valt onder het departement Clinical Sciences. Bij het Universitair Dierenziekenhuis bieden we diergeneeskundige zorg voor gezelschapsdieren en paarden tot op het hoogste specialistische niveau. Daarnaast volgen studenten in het ziekenhuis klinisch onderwijs en doen wetenschappers onderzoek naar het verbeteren van de gezondheid van dieren en mensen.

Bij het Universitair Dierenziekenhuis werk je niet alleen mee aan het beter maken van dieren, maar word je ook zelf beter! Je werkt in een omgeving met de modernste diergeneeskundige faciliteiten. Je collega’s zijn bevlogen dierenartsen, specialisten en paraveterinairen die graag hun kennis met je delen.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Petra van Dijk (Teamleider Patiëntenadministratie) via P.M.vandijk1@uu.nl of (030) 253 52 36. Gebruik dit mailadres alleen voor inlichtingen.