Over de TU/e en dienst:

De TU/e profileert zich als kennisinstelling die haar maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt. In dat kader heeft zij internationale vraagstukken als energy, health, high-tech systems, data science, materials en mobility ingebed in onderwijsprogramma's en onderzoeksprojecten. Vanuit deze kernactiviteiten wil de TU/e bijdragen aan mogelijke oplossingen.

De Technische universiteit Eindhoven heeft in het kader van haar strategische ambities 'de digitale universiteit' als een van haar speerpunten genoemd. Essentieel om de claim 'where innovation starts' waar te kunnen maken. Medebepalend voor de resultaten in het onderwijs en het onderzoek zijn de prestaties op het gebied van de ICT dienstverlening. De TU/e zet ambitieus in op excellent onderzoek en onderwijs. Daar hoort vanzelfsprekend ook een excellente ICT-ondersteuning bij.

Information Management & Services (IMS) is verantwoordelijk voor de beleidsvorming, vernieuwing en beheer van de ICT voorzieningen van de universiteit. Dit omvat het regelen van state of the art infrastructuur en apparatuur, beheren van kernapplicaties en zorgdragen voor vernieuwing van de informatievoorziening door uitvoering van ICT vernieuwingsprojecten. De dienst IMS bevindt zich in een transitie naar een regie organisatie, waarbij steeds meer applicaties en diensten worden uitbesteed en de focus verschuift naar contract- en leveranciersmanagement en het realiseren van specifieke oplossing voor de onderzoekers van de TU/e.

Als secretaresse ben je naast je werkzaamheden in het contractmanagement ook verantwoordelijk voor de secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden binnen het IMS secretariaat.

Wij vragen:

Behandelen, voorbereiden en administratief ondersteunen van contractmanagement, standaardcontractzaken en leveranciersmanagement;

In samenwerking met de contractmanager toezien op naleving van contracten en bijdragen aan een efficiënt gebruik ten aanzien van ingekochte producten;

Ondersteuning bieden bij bedrijfsvoeringstaken binnen IMS o.a. op het gebied van financiën (b.v. procure to pay), bestellingen en voorraadbeheer;

Het verzamelen en verwerken van managementinformatie in rapportages;

Het zelfstandig beheren en prioriteren van de agenda van de directeur en MT leden van de dienst;

Het zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie in Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen;

Het bewaken van procedures en termijnen;

Ondersteuning bieden aan het MT van IMS o.a. de MT-vergaderingen (planning en organisatie);

Het organiseren van representatieve taken voor IMS waaronder bloemen bij jubilea/ verjaardagen/ ziekte, organiseren van recepties of andere dienstbrede activiteiten.

Deze werkzaamheden verricht je in eerste instantie voor de directeur IMS en de MT leden. In gezamenlijkheid draag je met de collega secretaresses zorg voor goede afstemming van alle secretariële werkzaamheden en de bereikbaarheid van de dienst. Onderlinge vervanging bij afwezigheid van een van de secretaresses is regulier onderdeel van de samenwerking in het secretaresseteam.

Je hebt een secretariële opleiding gevolgd op MBO-niveau;

Je beschikt over een ruime ervaring in een secretariële rol;

Je hebt een goede beheersing van MS-office programma's en een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;

Je beschikt over een open, flexibele en proactieve houding en je kunt omgaan met verschillende managementstijlen. Je bent dienstverlenend, in staat te schakelen tussen verschillende complexe werkzaamheden en je bent bovenal een teamplayer.

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van 12 maanden, waarbij zal worden overwogen de aanstelling via Euflex te laten verlopen (de detacheringsorganisatie van de TU/e). Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische/ organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een verlenging van de aanstelling. Het fulltime bruto salaris per maand bedraagt afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal € 2.261,- en maximaal €3.052,- (schaal 7 cao NU). De eindejaarsuitkering bedraagt 8,3% van het jaarsalaris (overeenkomend met een maandsalaris). De vakantie-uitkering bedraagt 8% van het jaarsalaris. De TU/e biedt verder uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. kinderopvang, minimaal 41 verlofdagen bij een 40-urige werkweek en uitstekende sportfaciliteiten).