Binnen de directie Communicatie en Marketing is er een vacature voor een assistent relatiemanagement. In deze functie binnen de directie Communicatie en Marketing bied je management ondersteuning aan het hoofd en 17 medewerkers van het cluster relatiemanagement.

Het cluster relatiemanagement is verantwoordelijk voor alumnibeleid, fondsenwerving en relatiebeheer (inclusief kabinetszaken). De medewerkers van dit cluster werken aan het bereiken en verbinden van zo veel mogelijk alumni met elkaar en met onze universiteit. Daarom organiseren we activiteiten speciaal voor alumni en communiceren we met hen via onder andere alumni-magazine Illuster, website en social media kanalen. Onze fondsenwervers werven onder de vlag van het Utrechts Universiteitsfonds financiële middelen voor onderzoek, onderwijs, academisch erfgoed en voor een levendig studieklimaat. Tot slot zijn je collega’s verantwoordelijk voor het externe relatiebeheer van onze universiteit en organiseren zij onder meer grote universitaire evenementen zoals de Dies Natalis en de opening van het academisch jaar.

Als assistent relatiemanagement ben je het gezicht van onze afdeling en fungeer je als spin-in-het-web. Je hoofdtaken bestaan uit:
• algemene en communicatie-ondersteuning van het hoofd relatiemanagement, tevens directeur Utrechts Universiteitsfonds;
• het in kaart brengen van (werk) processen en opstellen van handboeken;
• het voeren van adequaat relatiebeheer in ons CRM-systeem;
• ondersteuning bieden aan de managers van het cluster relatiemanagement;
• agendabeheer en het voorbereiden van vergaderingen;
• het beantwoorden van de telefoon, het verstrekken van informatie, verwerken van inkomende en uitgaande post en organiseren van dienstreizen;
• het regelen van catering, zaalreserveringen etc.;
• het ondersteunen bij (grote) evenementen;
• achtervang voor ondersteuning andere MT-leden en afdelingen binnen Communicatie en Marketing.

Je hebt een vooropleiding minimaal op hbo-niveau, met goede beheersing van de Nederlands en Engelse taal. Daarnaast ben je/heb je:
• werkervaring als bijvoorbeeld office manager of event coördinator;
• goede beheersing van het gehele Officepakket en bij voorkeur een CRM-systeem;
• affiniteit met ondersteuning in digitale vorm;
• flexibel, initiatiefrijk, accuraat en stressbestendig;
• een netwerker en kunt goed in teamverband, maar ook zelfstandig werken;
• een service- en resultaatgerichte instelling;
• in staat om snel (inhoudelijke) verbanden tussen acties en werkzaamheden te leggen;
• in staat jezelf zowel mondeling als schriftelijk goed uit te drukken;
• werkervaring binnen een complexe, grote organisatie (pré).

Ben je recent afgestudeerd aan de Universiteit Utrecht en voldoe je aan het profiel, maar heb je beperkte werkervaring? Wij nodigen je van harte uit te solliciteren als je tijdens je studie wel relevante ervaring hebt opgedaan, bijvoorbeeld in een bestuur of commissie.

Het betreft een aanstelling van 0,8 fte voor de duur van een jaar Bij goed functioneren hoort verlenging tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband.

Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken collega's uit diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Communicatie & Marketing (C&M) van de Universitaire Bestuursdienst ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten en diensten bij het ontwikkelen en implementeren van beleid rondom communicatie en onderwijsmarketing van de universiteit. Strategie, beleid en uitvoer komen samen bij C&M. De directie voert de regie over het communicatie- en marketingbeleid van de universiteit, stelt dit in nauwe samenwerking met de faculteiten periodiek bij en ontplooit nieuwe initiatieven op universitair en facultair niveau.