(Project)controller HFML-FELIX, 32-40 uur (v/m/x)

Context
HFML-FELIX is een onderzoeksinstituut in Nijmegen en valt sinds 1 januari 2025 onder de koepel van NWO-I (Stichting Nederlands Wetenschappelijk Onderzoek Instituten). Tot die tijd maakte het instituut deel uit van de Radboud Universiteit. De overgang naar NWO-I heeft belangrijke gevolgen voor de organisatie. Zo verandert per 1 januari 2026 de werkgever voor een groot deel van de medewerkers: zij komen dan officieel in dienst van NWO-I. Dit heeft ook gevolgen voor de bedrijfsvoering van HFML-FELIX.

Wat ga je doen?
Waar veel staf- en ondersteunende diensten eerder centraal door de Radboud Universiteit werden verzorgd, zijn bepaalde taken nu gedecentraliseerd en bij HFML-FELIX zelf belegd. De afdeling financiën is in opbouw. Als Controller ben je onderdeel van de nieuw te vormen afdeling financiën. Je rapporteert aan de Coördinator Bedrijfsvoering.

De afdeling is verantwoordelijk voor het beheren en onderhouden van de volledige en correcte administratie zowel m.b.t. inkoop, facturatie en gebruikersadministratie, als van extern gefinancierde projecten en programma’s. Zij rapporteert aan het management team en de overkoepelende institutenorganisatie NWO-I. Daarnaast legt de afdeling financiële verantwoording af aan subsidie- en opdrachtgevers van deze projecten en programma’s. Deze organisatiestructuur brengt een zekere complexiteit met zich mee, maar dit biedt door de dynamiek ook uitdagingen in projectverband waar je een bijdrage aan kunt leveren.

Als Controller speel je een cruciale rol in het financiële beheer van projecten. Je bent de financiële sparringpartner van de projectleiders. Jij zorgt ervoor dat begrotingen up-to-date zijn, voert financiële analyses uit en signaleert tijdig kansen en risico’s. Je draagt actief bij aan het verbeteren van de financiële processen binnen het instituut.

De Controller die wij zoeken houdt zich voornamelijk bezig met:

• Proactief beschikbaar stellen van informatie, zodat je collega’s op tijd, volledig en correct geïnformeerd worden en benodigde overzichten beschikbaar zijn voor het nemen van actie;

• Ondersteunen bij periodieke rapportages;

• Opstellen van begrotingen voor projectsubsidieaanvragen en offertes voor opdrachtonderzoek;

• Vastleggen en bijwerken in financieel systeem van stamdata van projecten;

• Opstellen en muteren van projectbegrotingen, financiële voortgangsrapportages en financiële eindrapportages;

• Periodiek bepalen van eigen bijdragen, in-kind bijdragen, overhead en resultaten voor de onderhanden projecten, met de verwerking in de financiële administratie;

• Controleren van declaraties, facturen en tijdsverantwoording voor de projecten, aan de hand van generieke en specifieke subsidievereisten;

• Bijdragen aan het opstellen van de jaarlijkse begroting van HFML-FELIX;

• Samenwerken met collega’s binnen en buiten de afdeling, maar ook met projectcontrollers binnen de institutenorganisatie.

Waar kom je te werken?
Als Controller ben je werkzaam op de afdeling general support van HFML-FELIX in Nijmegen. De Coördinator Bedrijfsvoering is jouw leidinggevende.

• Hbo-werk- en denkniveau met een diploma in een financiële studierichting zoals Bedrijfseconomie, Bedrijfskunde of Finance & Control;
• Je hebt enige jaren werkervaring met projectadministratie of projectcontrol, bij voorkeur opgedaan bij non-profitorganisaties met subsidies voor wetenschappelijk onderzoek, waardoor je snel zelfstandig aan de slag kunt;
• Bij voorkeur ervaring met EU-financiering van wetenschapsprojecten (Horizon 2020 en Horizon Europe);
• Je hebt uitstekende adviesvaardigheden, staat stevig in je schoenen en bent analytisch sterk;
• Je werkt graag samen in een hecht team met veel contacten binnen en buiten de afdeling;
• Je bent ervaren met Excel of bereid je daarin verder te ontwikkelen. Ervaring met ERP-systemen is een pre;
• HFML-FELIX is een onderzoeksinstituut waar veel internationale collega’s werken. Daarom spreek jij zowel goed Nederlands als Engels, in woord en geschrift.

• Een uitdagende en betekenisvolle functie voor 32 tot 40 uur per week.
• Een collegiaal team waarin we elkaar helpen en bijstaan.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, bijvoorbeeld via trainingen en opleidingen.
• Je salaris is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. Het bruto salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 3.802 en maximaal € 5.758, gebaseerd op het schaal 9/10 van de cao-onderzoekinstellingen, te vermeerderen met een vakantie-uitkering van 8% en eindejaarsuitkering van 8,33%.
• Onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zijn op de website van NWO-I te raadplegen. Onder andere de mogelijkheid tot hybride werken, een goede pensioenregeling, een NS Business Card om mee naar de werkplek te reizen en ruim 8 weken vakantie per jaar.

HFML-FELIX is een erkend onderzoeksinstituut, gevestigd in Nijmegen, waar baanbrekend onderzoek wordt gedaan naar de eigenschappen en het gedrag van (nieuwe) materialen en moleculen. Dit lukt door ze bloot te stellen aan extreme omstandigheden, waaronder zeer hoge magneetvelden en krachtige vrije elektronen lasers. Het is de enige plek ter wereld waar deze twee technieken ook nog eens met elkaar gecombineerd kunnen worden.

Als NWO-onderzoeksintituut is HFML-FELIX onderdeel van een grote nationale samenwerking, bestaande uit de Radboud Universiteit, NWO (de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek) en zes andere Nederlandse universiteiten. Ons team bestaat uit professoren, wetenschappers, technici, office team medewerkers, postdocs, PhD-studenten en studenten. Dit zorgt voor een diverse en innovatieve werkcultuur. We hebben ons eigen HFML-FELIX Raad en een International Scientific Advisory Committee.