Receptionist / administratief ondersteuner (v/m/x) HFML-FELIX

In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, leveranciers en medewerkers. Je ontvangt, registreert en verwijst bezoekers vriendelijk door en zorgt ervoor dat de ontvangstbalie en ontvangstruimte representatief zijn. Je neemt inkomende telefoongesprekken aan, verbindt deze door en verstrekt algemene informatie waar nodig. Daarnaast verwerk je zowel in- als uitgaande post en neem je pakketten in ontvangst. Ook beheer je de reserveringen van vergaderruimtes en de bijbehorende facilitaire voorzieningen. Je verzorgt de toegangscontrole van het instituut en voert de bijbehorende administratieve handelingen uit, waaronder het beheer van toegangspassen en het sleutelbeheer en bent aanspreekpunt m.b.t. beveiliging en optreden bij calamiteiten.

Naast deze receptionele taken verricht je diverse administratieve werkzaamheden waaronder: 

• Bijhouden, bestellen en uitgeven van kantoorartikelen en overige bestellingen zoals catering, supermarkt bestellingen etc.
• Activeren van gastenpassen.
• Klaarleggen van gastenmapjes voorzien van formulieren, gastenpassen en sleutels
• Verzorgen van koffie/thee en lunches bij vergaderingen.
• Helpen bij het organiseren en klaarzetten van events.
• Publicaties verwerken en ophangen op de publicatieborden.
• Administratieve ondersteuning van het secretariaat.

Waar kom je te werken?
Als receptionist / administratief ondersteuner ben je werkzaam op de afdeling general support van HFML-FELIX in Nijmegen. De instituutsmanager is jouw leidinggevende. 

• MBO-3 werk- en denkniveau.
• Je blijft rustig en professioneel in situaties met tijdsdruk, veel bezoekers tegelijk of onverwachte vragen.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail in alle administratieve taken.
• Je bent flexibel, je staat open voor andere werkwijzen en kunt schakelen tussen verschillende soorten werkzaamheden.
• Je beschikt over probleemoplossend vermogen, je signaleert knelpunten en lost deze zelfstandig op.
• Je kan samenwerken, je stemt af, overlegt en verbindt met collega’s.
• Je kan goed communiceren, je bent in staat om een boodschap, idee of mening, begrijpelijk en helder over te brengen en te ontvangen, zowel in het Nederlands als in het Engels.

• Een uitdagende en betekenisvolle functie voor 24 tot 40 uur per week.
• Een collegiaal team waarin we elkaar helpen en bijstaan.
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, bijvoorbeeld via trainingen en opleidingen.
• Een bruto fulltime maandsalaris van minimaal € 2.988 en maximaal € 3.545 (afhankelijk van kennis en ervaring), conform schaal 5 cao-onderzoekinstellingen, te vermeerderen met een vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering.
• Onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zijn hier te raadplegen, zoals ruim 8 weken vakantie per jaar.

HFML-FELIX is een erkend onderzoeksinstituut, gevestigd in Nijmegen, waar baanbrekend onderzoek wordt gedaan naar de eigenschappen en het gedrag van (nieuwe) materialen en moleculen. Dit lukt door ze bloot te stellen aan extreme omstandigheden, waaronder zeer hoge magneetvelden en krachtige vrije elektronen lasers. Het is de enige plek ter wereld waar deze twee technieken ook nog eens met elkaar gecombineerd kunnen worden.

Als NWO-onderzoeksintituut is HFML-FELIX onderdeel van een grote nationale samenwerking, bestaande uit de Radboud Universiteit, NWO (de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek) en zes andere Nederlandse universiteiten. Ons team bestaat uit professoren, wetenschappers, technici, office team medewerkers, postdocs, PhD-studenten en studenten. Dit zorgt voor een diverse en innovatieve werkcultuur. We hebben ons eigen HFML-FELIX Raad en een International Scientific Advisory Committee.